大数据背景下事业单位电子档案信息化管理探讨

李娟

（德州市园林绿化服务中心，山东 德州 253000）

引言：档案管理工作是一项非常繁琐和复杂的工作，是事业单位各项原始资料、档案材料等等的收集和整理，在我国电子信息技术越来越发达的社会背景下，电子自动化技术已经被应用到档案管理工作当中，电子档案信息化管理在事业单位中的应用，不但可以减轻大量的人工操作，而且更加快捷和方便。

一、事业单位电子档案信息化管理过程中存在的问题

（一）缺乏对电子档案信息化管理的重视度

在大数据背景下，事业单位的管理工作得到了全面的提升，各项现代化建设也在不断的进行中，事业单位的基础设施也得到了加强，但从其档案管理工作的现状来看，仍旧存在着很多的问题，虽然事业单位的档案管理工作形式和内容也在不断的创新，也已经向着电子档案的方向迈进。但是，受传统思维理念的束缚，管理层对电子档案管理的不重视，这也是制约着档案管理工作发展的主要因素。因为在事业单位领导者看来，事业单位的生存和发展与档案管理工作没有任何的关系，更认识不到档案管理的重要性，虽然大多数事业单位也对档案工作室进行了投资和建设，但因为思想观念的制约和传统工作习惯的影响，电子化档案管理并没有形成规范性和标准化，再加上事业单位管理者并没有提高对档案工作人员的培养与教育力度，这就使档案信息化管理工作变成了一个资料储存的过程，起不到档案管理的真正作用。

（二）缺乏专业的管理人员

在大数人眼中，档案管理工作是一份非常简单的差事，所以在事业单位档案管理中，在对于工作人员的安排上有着很大的弊端，一些事业单位根本没有专门的档案管理工作人员，进行档案管理的只是兼职人员，而有的事业单位即使安排了专职的工作人员，从现状来看，也是一些素质较差，或者在别的岗位上调过来的“关系户”，这些工作人员缺乏专业的档案管理知识，也没有电子档案管理工作经验，有的甚至不熟悉计算机操作，他们只是把档案信息化管理工作当作简单资料存放，这就给大数据背景下事业单位档案信息化管理的创新带来了很大的困难。

二、大数据背景下事业单位电子档案信息化管理的办法和措施

（一）重视人才管理

推进档案信息化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被社会广泛关注。档案信息化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响档案信息化水平。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划有组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。在管理上，还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力，例如引入竞争机制，对某些项目实行项目管理，在保证完成档案建设的前提下，开展对社会有偿服务等等。

（二）信息化建设要着眼于提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求，档案信息化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

三、建立健全信息化档案管理制度

（一）建立完善的档案数字化管理制度。档案的数字化管理应由国家档案局进行统一组织与规划，建立自上而下的电子档案管理办法和电子档案管理制度，使得各个事业单位的档案部门在进行管理时能够做到有法可依。还要完善信息化从业资格制度。要通过岗前培训和上岗考试，将档案信息化基础知识和基本技能作为信息化整体水平提高的必要条件。

（二）构建信息化研讨和交流平台。档案管理工作的技能方面，包括网络基础和文字处理、数据处理等，为进一步提高档案职业队伍的信息化素养，需要加强构建信息化研讨和交流的平台，加大专题会议、现场观摩、网络讨论、联合进行课题研究等，并通过继续教育等多种手段提高从业人员的工作技能。

（三）建立完善的档案信息数据库。事业单位的档案信息化建设，都是着眼于硬件环境、网络环境和应用系统建设，主要是为了满足基本的档案信息存储、网络通讯、安全管理、数字加工和数字认证。要建立一个完善的高效的信息数据库，应符合以下几个标准：第一，数据的内容和项目必须完整；第二，数据信息必须准确；第三，所提供的信息必须稳定；第四，所提供的数据应该规范；第五，提高电子档案信息化管理的安全意识。

四、结束语

总而言之，文件电子化管理对档案部门、对电子文件形成部门都具有现实意义。事业单位档案部门在积极参与电子化管理的同时，应和技术部门、法律界和文件形成部门等各行各业人士密切配合，增强档案法制意识，共同推进电子文件归档的社会化、标准化、自动化、网络化管理，以确保电子文件档案化管理工作顺利开展，为档案信息化建设做出应有的贡献。