数字化档案在档案管理工作中的作用及展望

张玲

（天津市第二煤气有限责任公司，天津 300000）

随着时代的发展，人们生活和工作节奏不断加快，档案管理工作也不例外，数字化档案管理可以使工作更加高效。此外，公众对社会各领域的透明度也提出了更高的要求，为了适应这个社会的发展趋势，满足公众对信息共享的迫切需求，数字化档案管理势在必行。档案管理也需要数字化档案为公众提供更方便、更高效的信息服务。以往纸质档案保存时间短、保存难度大、检索工作量大。如果想在纸质档案室找到所需的信息，在应用数字化档案管理模式之后，即使在家里，公众也可以很容易地获得所需的档案信息。

一、数字化档案管理

档案数字化管理系统是信息技术、高新技术与档案管理相结合的现代技术。数字化档案管理是通过扫描、压缩、转换等手段，将各种原始档案转换成图像、声音、视频等档案。通过字符识别等技术，可以对每幅图像进行科学匹配。应用先进的仓储管理技术，可以实现图片和索引。字段存储在各种大容量存储介质中，如光盘库、磁带库等，可以通过各种方便的查询方式快速检索所需的档案，并可以分发到局域网和互联网上。最后，实现了数字化档案管理网络的新型档案管理技术。

二、档案管理数字化的现实意义

（一）高效便捷，易于管理

档案管理数字化是档案管理与现代电子技术相结合，将纸质档案转化为数字化档案并存储在计算机中的过程。由于数字化档案存储在计算机中，以电子数据信息的形式存在，所以数字化档案只占用虚拟空间而不占用物理空间，有效地减少了工作人员在档案查询和排序过程中的困难，减轻了工作人员的工作量。由于计算机系统在查询、检索等方面具有一定的优势，所以在档案检索和编辑过程中，可以有效地减少档案管理人员的工作时间，提高档案管理的效率。

（二）系统严密，安全性高

由于传统纸质档案和广域网的数量很大，在档案管理过程中，档案信息的泄漏或档案的丢失和破坏可能是由于管理过程中的遗漏而造成的，从而减少了档案管理的质量，影响了机构工作人员的个人隐私。档案管理数字化后，通过计算机技术的应用，建立有效的电子档案管理系统，并根据档案的重要性在不同层次建立安全防护措施。

（三）网络管理，便于调取

我国大部分事业单位都建立了适合企业内部工作的局域网，利用局域网可以加强部门间的联系，实现各部门之间的资源共享。档案管理人员将档案和信息输入计算机系统，企业各部门可以通过单位内部局域网，通过密码认证的方式访问数据库中的档案，供档案参考获取，这样不仅可以减少档案在获取过程中的时间，而且可以减轻员工的工作负担，使员工档案可以在企业内部快速流通，提高企业各部门间办公效率。

三、数字化档案在档案管理工作中的作用

（一）提高档案管理工作效率

众所周知，计算机可以存储大量的信息。数字化档案管理以数字形式存储档案信息。与传统的纸质档案相比，数字化档案管理将档案扫描并存储在计算机中，节省了空间，使档案得以完整保存。相应地，计算机操作的高效率可以简化档案管理的工作步骤，节省归档、记录和归档的时间。不仅如此，数字化档案的存储往往不出现，在管理中丢失了一些档案，给单位造成很大损失，大大提高了工作的准确性和安全性。

（二）降低档案管理成本

数字化档案管理不仅可以提高工作效率，而且在节约资源方面发挥着非常重要的作用，可以为企业和事业单位节省经济成本。与以往的纸质档案相比，数字化档案只需存储在计算机的硬盘中，减少了大量纸张的消耗。如果在过去的纸张储存中使用，其消耗是显而易见和巨大的。此外，移动硬盘的可移植性和机械硬盘的不可侵犯性有其独特的优势，可用于处理各种类型的档案存储工作，从而使档案的存储管理能够更顺利、更有效地进行。

（三）推进档案管理信息共享

共享是信息的基本特征之一，信息社会是社会成员充分共享信息的社会。只有通过共享，才能最大限度地开发和利用信息的战略资源，为社会的发展发挥应有的作用。利用数字化手段快速高效地交换信息，实现档案信息资源的共享已成为一种新的趋势。数字化档案管理可以为档案信息的共享带来便利，使单位内部各部门之间有效地整合档案信息资源，并且随着大数据和云计算技术的发展，不同单位之间的档案信息资源也可以相互沟通，数字化档案管理系统能够为社会各界提供一个良好的档案资源平台，节省大量不必要的时间，大大提高档案信息资源的利用率。

四、数字化档案的发展展望

未来数字档案的发展必然向市场化、信息化、网络化、综合化方向发展。因此，只有把握数字档案不断变化的形式，数字档案才能更好地实现技术创新和发展，从而发挥更大的作用。并且，从未来网络信息技术的发展趋势来看，数字档案将逐步向网络服务和开发共享的方式发展，这主要是因为只有不断开发新技术，才能扩大数字档案服务的应用范围，使其发挥真正的作用和价值。

结语：

总之，档案数字化管理是为了适应现代电子信息技术的引进和应用而实际发展的需要。同时，保证了相关档案信息的准确性和安全性。可以说，相关档案信息的数字化是基于相关群体在社会高速发展中的需求定位和优化，以满足发展过程和相关效率。不断提高相关信息管理人员的工作技能和专业素质，确保其在不断的学习和培训中具有高度的法律意识和责任感，只有在相关信息管理人员自身专业素质的不断提高下，才能保证相关信息管理的安全和稳定，从而真正保证相关档案信息数字化管理的稳定。