基层人社档案管理工作存在的问题及策略探讨

吴蔓玲

（湖北省黄冈市黄梅县人社局信息中心，湖北 黄冈 435500）

一、前言

基层人社档案管理工作的有效开展会影响到整个社会的方方面面，涉及到整个社会的服务保障体系，可以说人社档案和人的发展有着十分紧密的联系，科学合理的人社档案管理工作开展有助于推动整个社会服务保障体系的更加完善，真正服务于民生，对于整个社会的健康发展有着至关重要的作用。

二、基层人社档案管理工作存在的问题

（一）专业人才匮乏

在很多乡镇人社资源管理部门严重缺乏相关专业人才，尤其是档案管理人员更是大多数都是兼职，而大多数的基层人社档案管理基本上以分包制为主，主要是通过县、村、个人等多个级别，无法做到有专职人员开展档案管理工作。由于此类人群都严重缺乏综合专业素质，造成其在具体的工作开展过程中管理效率极低，无法真正做到服务于人民群众，甚至还会因为管理不当而造成的档案丢失破损等现象发生，严重损坏了人民群众的切身利益。

（二）思想认识不到位

虽然不同基层人社岗位的不同，但都要求以满意的服务来面对用户，特别是针对前台业务办理的服务态度要求更高，但是人们往往会忽视档案管理人员的服务水平，这就造成其在开展档案管理工作的过程中过于懈怠，不能认真对待人社档案数据资源，缺乏必要的职位责任感，不能充分发挥人社档案管理工作的有效性。

（三）硬件设施不完善

完善的基础硬件设施是确保档案管理工作有效开展的必要条件，使得整个档案管理工作开展更加科学有序，但是目前的档案管理现状往往呈现出杂乱无序的现象，不能为人民群众提供快速的服务。而且由于改革机制的进展，目前大多数都采取钢制铁皮柜进行档案储存，即便是这样会受到外界多种因素的影响，尤其是在基层，由于轻视这项工作可能会造成虫鼠灾害过大，使得纸质版的档案管理资料受到损坏，所以说完善的硬件设施也是开展档案管理工作的基本要求。

（四）档案管理较为混乱

目前我国基层人社档案管理仍然缺乏一定的规范性，这严重阻碍了高效工作的顺利开展。因为不规范的档案管理工作使得整体业务工作量增加，所以这就造成除了个人参保信息分村、分盒装订装盒后，放入档案柜中保管外，大部分其他档案资料都以个人保管的方式为主，这就造成档案管理的不稳定因素增加，很容易产生档案资料丢失等现象。在管理过程中过分依赖于人力，缺乏对于现代化信息设备的有效应用，使得整体档案管理工作事倍功半。

三、人社档案管理工作策略

（一）整合资源，建立统一管理的档案室

要想确保人社档案资源的有效管理，就一定要统一化进行工作的开展，确保档案统一分类管理，可以在县级单位设立统一标准化的档案管理室，对整个县的档案专业人员进行有效整合，进而实现对全县档案信息数据的有效管理工作。同时在进行分类时，要保证其科学合理化，根据当地的具体状况细化分类，以便于后期进行查询时更加便捷高效。在工作流程方面，还要使得各项档案管理环节区分开来，各部门之间加强沟通和联系，确保整个档案管理流程的科学严谨性，提高对于人社档案资源的有效利用。

（二）加快档案管理信息化建设，将档案室变成人社系统的信息中心

在开展人社资源档案管理的过程中，还要加大现代信息化手段的有效应用，设置电子档案管理体系。首先要对不同的档案进行定位和分类，针对要求长期保存或易损坏的纸质档案，要优先进行扫描处理，将其转换为电子档案后实施归档处理，在后期查询过程中尽可能使用电子信息查询，降低对纸质版档案的破坏。另外可以根据人力资源社会保障部来设立专人电子档案，将档案室的各种信息进行补全和优化。最终将个人的养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险、再就业、人事管理、劳动监察等多个社会保障服务内容进行有机链接，真正实现动态化有效管理，降低了中间繁琐的步骤和程序。同时还要设置资源共享体系，使得不同部门在进行档案数据调取时能够更加快捷方便，真正实现数据的无缝对接，确保社会保障服务体系各部门之间的资源共享，进而减少了人民群众办事的繁琐性，能够不断提高各个机构部门的办事效率，使得人民群众仅需提供身份证或社保卡即可办理其他业务。

（三）加强培训，提高档案管理人员的专业素质

由于人社档案管理工作相对枯燥无味，也很容易被人忽视，所以造成工作人员在一定程度上存在怠慢情绪，但档案管理工作又涉及到了人民群众的切身合法利益，所以有必要加强对于档案管理人员专业综合素质水平的培养，从而使其充分意识到档案管理的重要性，使其能够更加科学合理的开展档案管理工作。政府部门要着重加大对于综合专业档案管理团队的打造，采取积极的职业生涯规划体系，使得工作人员能够对自身工作引起重视，迎难而上，充分发挥其在工作中的专业性与积极性，不断为人们提供稳定的政府服务平台。另外还可以针对表现优异的工作人员进行选派去省市区培养，加强档案管理工作的相关心得研讨会，采用科学合理的考核机制，充分调动管理人员的积极性，使其能够主动的去提升自身的综合专业素质与服务态度。另外在工作开展的过程中还要明确权责分工制度，使得整个过程做到责任清晰，避免逃避责任现象的产生，使得整体的档案管理工作更加统一化与规范性。加强对于整体工作的监管力度，避免各种由于失职现象而造成的档案数据丢失或破损现象。加大对于先进人才的引入以及先进档案管理技术的应用，使得整个社会档案管理工作更加具有含金量，为整个人社档案管理工作的顺利开展提供源源不断的动力。