信息化背景下高校科研档案管理规范化建设的再思考*

应蕙蕙

（浙江水利水电学院 浙江杭州 30018）

近些年来，随着高校科学研究项目立项、推进与结题的增多，高校开展科研活动中产生的档案材料也逐渐增多，呈现出其重要的价值。但是关于档案应该怎么使用、应该怎么保存、需要从哪些方面掌握项目研究的过程性档案，并保存相关档案材料、如何保证其查询效率和有效性等等，成了高校科研档案管理信息化规范化建设亟需解决的问题。

一、信息化背景下高校科研档案新内涵

在高校发展过程中，高校科研档案具有十分重要的作用，是高校开展科研活动的历史记录，充分地反映高校的科研水平。高校科研档案都是客观实际的科研档案，主要包含以下内容：前期准备阶段的科研课题申报书、立项通知书等文件；中期阶段档案包括调研数据、报告、设计文件、图纸等；后期阶段的论文、科研报告等材料。[1]科研档案主要具有以下几方面的价值：

（一）科研档案能够提升高校教学、管理工作质量。科研档案是一种信息资源，是科研评价的客观依据，通过科研档案可以深入了解课题的前期研究状况，是绩效考核奖励的重要凭证。它体现和代表了一所高校的发展进程和辉煌历史，是研究人员、教师专业发展的重要凭证，是高校整体工作的重中之重，能够为高校教学和管理工作提供有力保障，是最为可靠和真实的情报信息资源，能够为全校教职工和科研工作人员组织科研各种活动提供最有原始价值的凭证和记录，如：科研立项申报、研究过程、科研解题。

（二）科研档案是科研管理的重要凭证。科研档案具有自身的客观性，在学校管理发展过程中，科研档案是问题研究的解决参考，是学校实践探索、科研管理的理论支撑和重要凭证。高校管理离不开对历史、现实情况的科学把握和分析，在高校进行课题研究的过程中，高校科研档案是整个过程形成的全部档案，并且课题有关研究的配套档案也是每所高校科研档案的主体部分，如：文字资料、财务账目、经费运用情况等，是高校科研管理的重要凭证。

（三）科研档案管理工作能够为高校的健康发展保驾护航。高校档案是科研成果的最终形式，是学校管理的重要决策依据，能够为高校的健康发展保驾护航，是高校知识积累的重要源泉，是高校学术交流、科研合作的主要内容与基础，是教学管理业务工作的经验积累。而高校能够为国家和社会培养优秀人才的重要载体，为了进一步促进教学质量水平的提升，作为高校的教师，不但要不断地更新教育教学方法，还要熟练掌握所学专业的前沿性知识，利用科研档案提炼出与之相关的理论研究成果，并且在课堂的教学过程中，向学生进行传授，从而为高校的健康发展保驾护航。

二、信息化对高校科研档案管理规范化建设的要求

（一）科研档案内容规范化建设要求。针对科研档案内容来说，信息化背景下，需要规范科研内容的分类才能促进科研档案进一步开展有效的分类编码和储存。科研档案内容应包括科研文件、科研成果、科研人员、科研项目以及科研活动材料的基本信息。科研档案内容规范化建设包括两方面的内容，即：科研档案信息化建设、科研档案信息建设。档案建档和归档的目的还是要为档案的查询和使用服务，为了对课题研究的过程性档案进行项目的规范化归档，我们需要需要根据时间与类属，对单个、独立的档案进行编码归档。[2]如：对某一课题各个方面的档案进行成套归档，其中不但包括课题获奖证书、中期检查与结题报告、成果转换与应用证明等，还包括课题的立项申报书、开题报告、立项通知书、阶段性成果等。

（二）科研档案管理形式的规范化要求。为了方便科研档案的格式转化，在科研档案管理形式规范化建设中，要保证科研档案格式形式上的清晰。同时，因为内容也有相应的形式要求，有些科研档案也需要进行格式上的清晰，如：一般情况下，科研文件都是可以自由转化为图片的，都是PDF格式；为了有效体现科研成果的公开发表情况，科研论文也可以为PDF格式；科研成果可以是PDF格式，可以用PDF记录多页多项建议。并且考虑到有的优秀科研成果的再转化、再使用、再编辑等，科研成果也可以是加密后的WORD格式，并且也可以是JPG格式，如科研活动和科研会议等。

（三）科研档案的时间、平台规范、机制规范要求。在不同时期中，任何事物的价值都是不同的，具有一定的时间属性。一般来说，科研档案超过了五年的时间，其检索率就会下降很多，只要科研档案信息全、保存得好、更新得快、编码科学的科研档案才具有更高的价值。对于科研人员来说，在这段时间中，科研人员申请高一级职称、职称评审的过程中，科研成果最有价值，尤其是当年对科研成果考核和奖励最有价值。建立科研管理的系统平台是科研档案管理技术支撑的范畴，能够提升科研档案管理效率和用途，是科研档案信息化管理的最基本条件。在平台规范化建设上面，我们要加强平台的规范化建设，增强科研档案各个方面的信息化管理，促进高校科研档案的信息化管理。另外，科研档案的整体管理和整个档案建设机制的健全性，都会受到建档机制中的任何一个环节出现或多或少问题的影响。因此，信息化背景下，建档机制要融合科研档案的管理理念、意识、制度以及管理人员等，提高科研档案的管理效率，我们需要有一个把个人档案管理转换成学校的科研档案管理，要建立一整套行之有效的管理办法，有一个把科研管理与个人知识管理结合的机制。目前，在科研管理的信息化平台建设中，很多高校都建立了“科研管理的系统化平台”，主要包括了科研成果、科研人员的基本信息和科研文件的电子化存储等，并把科研管理都纳入了这种机制建设。

三、信息化背景下高校科研档案管理现状分析

目前，很多高校为了实现科研档案管理的全员参与，在信息化建设方面，都建立了独立的科研档子档案管理平台。但是，还有不少学校缺乏统一化的科研电子档案建设标准，缺乏相应的制度与机制保障，纸质档案建设不够规范、齐备，电子档案的内容、形式、使用与转化不足等情况。[3]

（一）归档意识较为薄弱。职称材料的档案具有较高较全的要求，但是，很多做项目研究的教师缺乏足够的建档意识，在申报优秀成果奖、申报职称时会超多项索取，阻碍了科研管理日常工作的进度。并且由于急急忙忙地向科研处索取档案证明，会为工作人员增加很大的压力。

（二）归档及时性不高。科研档案的归档是一种持续性很强的工作，在归档工作的行动、机制上，需要科研管理人员面面俱到。目前，很多高校的科研管理人员，在实际工作中，忽视了对新的科研文件、项目档案的及时归档工作，忽视了课题研究中间试验阶段的归档工作，在意识上缺乏足够深刻的认识，往往把重心放在课题申请立项与鉴定结题阶段中，最终导致归档可能出现档案不齐全或缺失的问题。

（三）平台机制不完善。档案科研需要有专职的科研档案管理人员，只有这样才能做好档案科研工作，并且科研档案管理属于“做好是应该，不做好也看不出”的事，是科研项目管理的一个“收尾”工作，档案科研更需要领导的重视。但目前科研档案缺乏科研管理的可存储性平台，平台机制还不够完善，在日常工作中，很多高校科研管理人员负责科研档案的建设、查询与完善等工作，加大了科研管理人的工作量。并且由于领导不重视、管理人员业务多等因素的影响，导致把档案建设落实到科研参与者的方方面面，增加其压力。

四、促进高校科研档案管理规范化建设的有效措施

（一）增强档案管理信息化网络化建设，构建可持续发展的制度保障。为了适应信息化时代发展的趋势，高校科研档案管理规范化建设首先要增强科研部门对信息技术人才的引进力度，只有得到信息技术人才的支撑，才能提升科研档案的信息化管理水平，才能依靠技术中心的技术力量，使科研获得更好的成绩。其次，科研档案管理是教师个人知识管理的行为，是一种管理行为。因此，为了更好地进行管理，需要搭建科研档案管理的信息化网络平台，使科研人员共同的参与支持。而这个科研档案的信息化网络平台是学校的科研成果知识库与客养成果数据分析，是发起、支撑这种活动的信息化场所。另外，为了推动与完善科研档案管理的信息化管理，还需要促进科研电子档案的规范化建设，建立健全各种制度和机制，配套相应的专项奖励经费如：全科研成果奖励制度、科研成果转化管理机制等，提升科研人员与科研档案管理人员的积极性。

（二）提升科研人员归档意识，健全科研档案管理制度。科研档案是高校科研活动的核心成果，是科研成果保存、转换、认证的重要凭证，而科研档案的重要性体现了科研档案管理制度的重要，科研档案管理不但能够保证科研档案建设的保密性、成套性，具有组织知识管理的重要价值，还能够保证科研档案建设的及时性。因此，高校要结合学校的科研成果奖励和职称评审等，通过学习《中华人民共和国档案法》等，采取讲座、座谈等形式，提升科研人员档案的归档意识，增强科研人员对档案建档归档重要性的认识，建立健全全科研档案管理制度，促进科研档案管理工作的规范化建设，提高科研档案建设的实践价值。[4]

（三）将科研档案管理纳入信息化建设中，增强管理人员素质。信息化背景下，在科研信息化过程中，科研档案管理是科研管理信息化建设的一个服务方向，做好科研档案的规范化是一个系统性工程，是科研管理的一个重要内容。因此，为了做好科研档案的规范化建设，高校要提升科研人员信息管理、科研业务指导、资源分享等管理效能，将科研档案管理纳入科研管理信息化建设中，加强管理工作人员的队伍建设。同时，信息化背景下，为了适应时代发展的变化，科研档案管理人员需要重视自身职业道德修养，使科研档案呈现出多元化的特征，创新科研档案管理人员服务模式，增强科研档案管理的日常业务流程、科研档案成果、科研经费管理等整体水平，熟悉相关法律法规和管理制度，具备专业的档案理论知识和先进的信息网络技术。因此，高校需要不断提升自身业务素质、专业技能，提高科研档案管理人员的档案管理业务水平和计算机管理技术，积极组织他们参加各种业务培训和继续教育，主动利用各种现代化知识武装自己，从而更好地为科研档案管理信息化建设服务。