医院干部人事档案规范化管理和开发利用工作探讨

文·郭丽

干部人事档案的规范化管理是公立医院工作的重要部分，不仅反映医院档案管理的整体水平，更直接关系着干部提拔任用和人才队伍建设工作。干部的选拔任用遵循“凡提必审、凡转必审、凡进必审”的档案审核基本原则。干部人事档案记录了干部的“三龄两历一身份”和任免奖惩等情况，人事档案的审核成为选拔任用干部的重要依据。审核主要包括干部人事档案的任前审核、专项审核和日常审核工作。随着干部人事制度改革的不断深化，干部人事档案管理工作面临新挑战。医院应不断创新干部人事档案的管理方法，加强规范化管理和开发利用，从源头上高标准、严要求，规范化管理干部人事档案，不断提高档案审核的效率和质量，充分发挥干部人事档案的作用，从而更好为医院发展提供重要保证和不竭动力。

一、医院干部人事档案管理的重要性

医院人事档案是反映医院医护人员思想品德、专业能力、工作业绩和科研水平等方面情况的材料，是每个医务工作者本来面貌的真实写照，是医院人才开发的重要信息资源[1]。干部人事档案作为人事档案的重要一部分，是干部工作、人才工作的基础性工作和重要环节，记录干部思想品德、工作状况及业务能力，干部档案正本包含了自传、履历表、鉴定及政治历史问题等审核资料、参加中国共产党或共青团的材料、奖惩、任免等，从整体上体现一名干部历史和现在的所有材料，是作为干部调资、晋级、调动的重要依据，能够为医院领导提供人才信息以及相关的用人数据，是医院了解人才的重要途径。干部“三龄两历”（出生年龄、参加工作的时间、入党时间、学历、工作经历）作为提拔任用干部的关键审核要素，为医院选拔人才提供了良好的依据。

二、医院干部人事档案管理存在的问题

（一）对干部人事档案管理工作的重视程度不够。因为人事档案自身不能够为医院带来直接的利益，因此一些医院不重视人事档案管理工作，管理人员以及管理制度等存在诸多问题。干部人事档案由非专业的兼职人员负责。日常工作事务耗费了大量精力，有的材料不能及时收集、归档，不能全面、客观的反映干部，对档案的开发利用研究较少，并且接受档案管理的培训少，虽然工作尽职尽责，但工作难免不专业、不规范[2]。另外，干部个人对档案的重要性认识不足，一些档案材料比如在职学习、荣誉奖励等资料留存在自己手里甚至丢失，没有及时送至人事档案管理部门。

（二）干部人事档案归档及查询借阅效率不高。很多公立医院干部人事档案由上级主管部门统一集中保管，由于时间限制及空间距离的原因，很多档案材料不能第一时间归档，往往先在单位存留待积攒较多时统一送去归档。另外，干部人事档案的查询和借阅也存在地域上的不方便。

（三）干部人事档案管理考核制度不完善。医院虽然建立了绩效考核制度，但人事档案管理只占其中很少的分值，达不到激励的效果，并且没有建立系统的人事档案管理制度，导致档案管理考核指标的科学性还有待验证。另外，由于人员不足，兼职人员管理人事档案，绩效考核指标不科学反而会影响其工作积极性。

三、加强医院干部人事档案规范化管理的对策

（一）加强组织领导，提高意识。配备业务能力强、综合素质高的工作人员，加强人事档案管理有关业务培训，及时做好干部人事档案信息收集、开发和提供利用工作。医院把人事档案的管理纳入医院发展的重要内容，使人事档案的管理与医院业务建设同步发展和规划，加强对员工宣传医院人事档案管理的意义，使干部职工认识到档案的重要性，从而更好地支持干部人事档案的管理工作。

（二）强化干部人事档案管理的信息化建设。除提拔重用干部的信息录入干部信息管理系统，医院还可引进人力资源管理软件（HR）软件，将干部有关出生时间、入党时间、参加工作时间、学历、工作经历、身份、职称职务信息和奖惩信息全部录入，并对变动的信息及时更新维护，确保干部信息的准确性，极大地提高了干部信息提供利用工作的效率和质量，查询方便，效率提高。在一定权限范围下，一些信息对某些科室和人员进行开放，透明[3]，各科室及每个人都有账号和密码，科室和员工可以快速查找信息。

（三）加强制度建设和绩效考核。借助医院三甲评审及复审的时机，制定和健全干部人事档案管理制度和流程，如干部任前档案审核制度、干部档案专项审核和日常管理等有关制度。同时，严格执行制度、有效落实，加强绩效考核力度，对档案管理严格落实问责制。

四、促进医院干部人事档案开发利用的建议

（一）积极主动收集，为档案开发利用提供全面准确信息

提高档案管理人员服务意识，运用现代化人力资源管理软件，及时、全面、准确收集有关干部的德、廉、能、绩、勤等方面档案资料及信息，纸质档案及时归档，电子信息同步录入HR软件。两者相结合，将干部信息最大限度充分使用，达到一方收集，多方共享。在职称晋升、专业技术竞聘、中层竞聘上岗等工作中，医务、科教、人事部门可方便快速查阅，共享干部档案信息资源，对干部队伍进行分析预测，大大提高工作效率。

（二）严格档案审核，为干部选拔任用提供依据

近年来，主管部门越来越重视档案审核，每两三年组织各医院开展档案专项审核，针对干部人事档案质量、干部人事档案材料不齐全、制作不规范、手续不完备等问题集中培训和整改。对不符合政策规定的“三龄两历一份”等依照有关规定给予重新认定，对个别记载失误的问题给予改正，保障人事档案的真实性和完整性，使人事档案真正发挥作用，为干部人事工作提供可靠的依据。

（三）强化绩效管理，加快人事档案开发利用创新

不断完善医院人事档案管理制度，科学合理设置对档案管理人员的绩效考核指标，每月进行监管，不断反馈和改进，督促档案管理人员认真贯彻落实《档案法》《干部档案工作条例》，严格按照规章制度执行，在主动服务和开发利用上下功夫，建立不同层次的人才专家库资源，充分利用干部人事档案资源为医院选拔任用人才提供决策依据。

（四）加强专业培训，提升人事档案开发利用的能力

人事档案管理人员要不断学习培训，强化思想政治学习教育和专业素质能力提升。要接受专业的档案教育培训，掌握基本的档案管理原则、方法，努力学习的新知识、掌握档案管理工作新技术，熟悉并掌握医院档案管理现代化的具体内容，还要不断学习计算机、法律等现代管理知识，积极参加各种培训、学术交流，了解和掌握人事档案最新管理规范，不断充实知识面，深入挖掘人事档案的价值，实现人事档案和干部队伍的双重价值。

总之，医院竞争的核心力归根结底是人才的竞争，而人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息来源[4]，准确完整的人事档案是选拔干部的重要工具。只有选用职业素质好、专业知识精的人事档案管理人员，提高主动服务意识，运用现代化信息管理系统，坚持与时俱进、开拓创新，才能管好用好档案，为医院选人用人提供决策依据，加快医院人才队伍发展。