水利档案数字化工作中面临的问题及对策

文·刘晓明 马玉彪 臧志美

随着社会信息化的不断发展，“互联网+”和“大数据”时代已经到来，档案信息化建设对档案事业的发展产生越来越重要的影响，已经成为适应信息时代需要的必然选择。档案信息化建设一方面要求档案工作要积极运用以计算机技术、网络技术为代表的信息技术，提高信息化水平；另一方面对信息化条件下新产生的档案科学管理工作提出了更高的要求，同时也面临着重大挑战。随着信息化进程的加快，水利部门在工程建设、项目管理、防汛抗旱、水政执法等活动中产生了海量的电子文件，在提供便利的同时，一些潜在的风险随之而来。

一、水利档案数字化工作中面临的问题

（一）电子文件保真存在不可控性

档案作为历史资料的真实记录，必须要维护历史资料的原始状态，不能有丝毫可篡改的空间和可能。数字化档案，可以看成是对档案内容的“拷贝”，这种改变信息表达方式的过程极易造成内容的失真。在档案数字化时，不可避免的要对扫描成图像格式的文件进一步处理。档案经数字化扫描后，图像出现倾斜、白边、切字、透字、污点、倒置等现象时，要对扫描后的图像进行纠偏、修边、去污点、消除透字等处理，以便于后期的识别及转换格式。在这个过程中，数字文件会存在不同程度的信息失真。

（二）电子文件载体的不稳定性

电子文件与纸质文件相比，其载体与信息的结合是不稳定的。一是电子文件必须依附在一定形式的载体上，可以反复复制、备份，因此载体相对于信息内容来说，不再具有原始性、一致性和唯一性；二是随着计算机技术的不断进步，存储载体更新频次也在不断加快，从最初的软盘，到CD光盘，再到单块硬盘，电子载体的更新速度日新月异，存储载体的不断更新致使电子文件中的信息不再具有固定的物理位置，也不再对原始记录载体“从一而终”；三是电子档案载体不稳定，且使用寿命较短，对存储环境要求比较苛刻，既要控制温湿度，又要防磁、抗病毒，这无疑与档案保管的长期性、永久性产生矛盾；四是电子文件的识别及存储设备更新率高。随着时代的发展，电子文件的识别及存储设备必将不断被新的载体所取代；五是电子文件存储载体管理集中，数据库的更新、数据安全的维护、存储介质的更换等，都依赖于特定自然人的主动性、积极性和严谨性，如特定自然人岗位变动或职位调动，则极易造成信息管理的脱节。

（三）各类信息系统的不兼容性

信息化管理需要通过专业的管理软件来实现。随着信息化建设不断加快，档案信息量的不断增加，信息管理系统的应用越来越广泛、越来越普遍。水利部门许多业务工作都拥有一套自己的业务信息系统，例如，政务办公系统、财务系统、水政监察人员动态管理系统、行政权力动态管理系统、数字档案室应用系统等。这些业务系统每天都在产生大量的文件，但这些业务系统各自为政，不能同档案管理系统无缝对接，形成一个个信息孤岛，致使大量文件无法统一归档。即使能够从系统中导出，各类业务系统因开发公司不同，文件输出格式千差万别，也使得一些信息无法共享，致使各类业务系统对接、整合困难。

（四）技术更新缺乏有力支持

一是信息化管理早期开发软件，因受技术条件限制，难以达到现在档案管理所需要的技术要求，突出表现在一些应用软件在业务变更、项目调整、人员变动时系统更新不及时，致使信息滞后，程序流转出现脱节；二是受技术条件制约，早期信息化档案时，执行标准较低，一些文件扫描后未经过标准化后期处理，无法达到现行数字化存档标准；三是档案管理硬件、软件升级更新成本高，使得一些新技术，无法应用到档案管理上；四是各类系统的不兼容，阻碍了技术发展，影响了电子文件集中统一归档进程。

（五）纸质载体的重要性被忽视

随着档案信息化时代的到来，人们越来越重视对电子文档的收集整理，档案数字化工作的实施为档案存储空间的节约、档案的开发利用、大数据技术应用提供了有力支撑，因此各基层单位都在大力推进档案数字化进程。但在数字化进程中，一些基层单位往往片面强调档案数字化的便捷性，忽视了纸质载体的重要性。如某些不了解档案工作性质的部门，片面地认为数字档案便捷、高效、查阅方便、存储空间小（仅需要几块硬盘）；而纸质档案费时、费事、费工、费力、费钱，且需要的存储空间大（需要专门的档案库房），因此数字档案室的建立，可以在某种程度上取代纸质档案的存储。这些想法过度地强调了数字档案的节约性、高效性和便捷性，忽视了纸质档案作为信用凭证、历史依据和法律凭证的重要性。

二、解决水利档案数字化问题的对策

（一）建立电子档案管理责任制

鉴于电子档案保真程度不可控和删改无痕的特性，电子档案的管理与监督应贯穿于整个形成周期，在这个过程中应确保电子档案存储流程严谨科学。一是建立电子信息归档检查制度，对电子档案存储全程进行安全检查和评估；二是建立电子文件流转审阅制度，确保电子文件在业务信息系统中生成、流转和保存阶段的真实性、完整性、可靠性；三是建立严密的保管、保密和利用制度，确保电子档案从收集到归档、从储存到保护、从开发到利用整个环节，严格按照档案管理程序有序推进；四是建立电子档案管理责任制，将电子档案管理层层分解、责任到人，有效避免档案管理过程中的丢失和损坏。

（二）建立“双套”归档管理体系

一是将需要保存的电子档案，拷贝并输出纸质档案作为常规保存，以纸质档案为凭证，保证电子档案的原始性、证据性和凭证性；二是积极利用电子档案便捷、高效的特性，将纸质档案数字化处理，提高纸质档案的利用率；三是针对水利工作特点，执行“双套”归档制度，加强对各类纸质文档及电子文档的搜集、整理，逐步形成管理规范、条目清晰、运转有序的档案管理模式；四是根据纸质档案和电子档案的特点制定相应的管理制度，使两者相辅相成。

（三）整合优化信息资源平台

由于电子档案在收集过程、存储方式、立卷归档等方面不同于传统的纸质档案，构建完备的电子档案管理体系，建立合理的组织结构，对电子档案后期的管理利用尤为重要。应结合水利工作实际，以《电子文件归档与管理范围》（GB/T18894-2002）为依据，制定行之有效的管理方式。一是发挥相关机构权威性，整合优化信息资源平台，对各个相对独立的业务系统中的数据内容、功能结构及其互动关系进行聚合和重组，形成高效、流畅、便捷、互利的新型数据平台；二是确立层级关系，严格划分系统管理员和管理员权限，合理划分组织机构，完善多元化存储途径，实现各类信息资源的无缝对接；三是建立统一的归档路径，将一个个“信息孤岛”，构建成畅通、便捷、安全的综合大数据平台；四是保障信息安全，实时监测网络，保护电子文件的信息安全。

（四）加强软硬件建设

对档案的防护，应当贯穿于整个档案生命的周期，加强档案软、硬件建设，对档案的长期保存起着至关重要的作用。

加强软件建设。一是加强业务技能培训力度。定期、不定期地组织档案从业人员开展业务考核、座谈交流等活动，确保档案从业人员知业务、懂业务、精业务；二是加强档案从业人员电子信息技术培训。随着信息技术的飞速发展，档案数字化工作在档案工作中的比重越来越大，档案从业人员现有计算机水平难以跟上日新月异的信息技术发展，加强档案从业人员计算机水平迫在眉睫。因此，应建立有效的教育培训模式，将信息技术培训系统化、制度化，以确保档案人员能够尽快适应飞速发展的信息时代；三是加强档案从业人员安全知识教育，将档案安全管理意识深入到日常工作中，让档案从业人员从思想上高度重视、从业务上谨慎小心，切实做到“上网内容不涉密、涉密内容不上网”，确保网络安全、信息安全。

加强硬件建设。一是建立定期巡查制度，对硬件设备进行不定期的巡查，确保硬件安全运行；二是加强数据备份，及时更新相关设备，确保数据安全；三是大力建设电子档案网络安全防护系统，使网络安全得到最大化提升；四是加强库房建设，针对纸质档案及电子档案特点，购置相应存储设备，保证档案存储安全。

（五）夯实档案工作基础

当前档案管理日趋数字化，加之电子档案使用便捷、存储方便、利用高效，使得档案管理者和利用者都比较青睐于电子档案存储，对纸质档案的保存与保管有所忽略。然而，纸质档案材料的稳定性、凭证的有效性、地位的法定性是电子档案一时所不能取代的。因此，在目前普遍提倡档案数字化管理的背景下，应进一步重视纸质档案的保护与管理，在档案工作开展的同时，将普及“档案意识”纳入业务工作流程中，把“只字片言，亦所珍惜；古为今用，功同史册”这一理念深植到各个部门的日常工作中，加强对纸质档案的收集、管理和保护，积极构建多元化、多介质、多载体、多渠道的新型档案存储模式，夯实档案工作基础。