文·鹿志君 王承国 李高平
农村档案通过文字、图表、声像、电子文件等不同形式和载体,真实记录了农村的工作方针、生产发展、风土人情以及农民的日常生活等,在社会主义新农村建设过程中,农村档案管理工作正在逐渐被重视。2010年,《社会主义新农村建设档案工作示范县实施办法》的出台,指出“做好农村档案管理工作是新农村改革中必不可少的一个环节”,表明农村档案工作既是促进城乡规划、推进城乡一体化建设的现实需要,也是促进农村经济发展、提高当地公共服务水平、整合优质资源的客观需要。
农村档案涵盖了政治、经济、文化、地理等方面,具有很高的研究价值。政治上,农村档案记载了党风党建、纪检监察、民主管理、村规民约、社保民生、承包合同、医疗卫生、婚姻登记等;经济上,记载了招商引资、交易物流、农业物资、财务收支、旅游业等经济服务的信息;文化上,记载了乡土习俗、民风民情,民间艺术等气息;地理上,记载了农村土地、水文、气候、矿产、林业、渔业等资源。多样化的内容信息,显现了农村档案的多样性,技术性强,对档案管理人员提出了更高的能力要求。
农村就是一个基层的社会,社会各界产生的档案,在农村档案中基本都包括。在档案载体上也是纸质档案、照片档案、声像档案、实物档案等一应俱全。这就给档案分类带来很大的难度,既要避免分类不清晰或缺类少项,又要避免档案分类“千村一貌”,不能体现各村的特色历史、文化、人情、风貌。
在农村基层建设中,从项目规划、实施、完成需要很长时间,从而导致了形成档案的时间跨度较大,而在一些时间节点或者服务项目上,又环环相扣,体现出时间紧的特点。而一些项目建成过程中,会涉及人员、户籍等变动情况或村官更替现象,容易出现档案存档断层,衔接不足。这就使得档案定时归纳整理,做好时间节点处的清晰标记等工作显得尤为重要。
当前,农村主要的建档范围集中于乡镇机关单位,基层档案的管理工作落实不到位,无法积极整合档案资源,档案分级管理方式未得到有效开展。部分行政村出现“轻落实、轻管理”的现象,没有出台切实有效的档案管理方案。档案多以会计、文书为主,不能满足农民需求;没有实质性的档案工作长效管理机制,缺少制度保障,对于档案管理工作的考核标准不完备。由于重视力度不够,又缺乏监督指导,乡镇不能按照发展需求及时调整并完善档案门类,缺少存档意识,材料零散、分布不均,导致重要的农村档案没有保存下来。
目前在新农村建设逐步推进过程中,档案管理员的人才队伍没有及时跟进培养,管理档案的多属于兼职人员或转岗人员,少有专职档案管理人员,缺少正规系统的培训,对于档案管理工作不熟悉、业务水平低、没有创新性,思想观念和管理能力都达不到新农村档案管理工作的发展要求,极易造成档案管理工作的疏漏,给档案的安全性带来风险。优秀档案管理人员的缺乏,成为新农村档案工作推进的瓶颈。
建立档案信息化管理平台,完善信息查询机制,保护档案的完整与安全,可有效提高档案管理能力。目前,部分行政村已经建立信息化统一管理平台,但还处于发展初期阶段,信息网络维护不足、数字化不够、效率低下,导致农村档案联网性差,甚至出现安全隐患。一些网络覆盖不够的行政村,农民则根本无法获取档案信息,这与新农村建设发展的需求不能同步。
行政村档案管理部门应当因地制宜,结合《中华人民共和国档案法》,制定适合的农村档案管理办法和相关细则,完善档案工作制度,建立完整的档案管理体系,使档案管理工作规范、科学、标准。要建立健全农村的档案管理工作组织机构,明确各档案管理人员的岗位职责,完善档案归档、安全保密、交接更替等制度。要加强基础设施的投入,建立专业的工作领导小组,进行定期定量的监管考核,对于档案管理工作优秀的人员提出奖励,对于工作落实不到位的提出批评和整改意见。要加大档案宣传力度,采用多种媒体宣传并行的方式让农村基层群众了解档案管理工作,提高档案意识,支持档案工作。要激发档案管理部门的工作热情,并加强各涉农部门的相互联系,提高各机构共建共管档案工作的氛围,促进新农村档案工作的发展。
要加大人才支持力度,加强人才队伍建设,提高档案人员的专业素质。要改进档案管理员的编制,通过民主推荐、层层考核的方式,选拔出有能力、负责任的档案管理员对档案进行统一管理。各级政府和档案业务部门要定期开展档案培训工作,使管理员熟悉掌握档案管理办法,科学有效地进行档案管理,并提供优质的档案咨询服务,实现档案管理工作的知识化、科学化、专业化。吸引高学历人才进入档案管理队伍。例如,尧塘镇下的行政村多采用大学生作为档案管理的兼职人员,充分发挥了大学生专业知识强的优势,有利于提高档案管理工作的创新性,同时大学生可以帮助建立和维护档案馆藏的信息化平台。
为减少纸质档案易损毁、缺失的弊病,有效实现信息资源的整合共享,应完善档案信息数据库,逐步推进档案管理信息化、数字化、网络化、一体化建设。各行政村应根据自身情况,建立纸质版保存为主、电子版档案保存为辅的管理方式,建立办公、查询为一体的档案管理平台。实现“线上线下”信息资源共享,并以“线上”为主,“线下”配合。对于网络覆盖较弱的行政村,更需要“线下”工作的配合,比如开展各种档案展览活动等,满足农民查询档案的需求。
农村档案管理取得了一定的成就,却还存在着一些不足,缺乏定性定量的研究,理论性和精确性不够,要围绕新农村建设的中心,重视档案管理工作,将其与其他工作建设同步展开,多措并举、深入挖掘,形成工作的长效机制,真正让农村档案信息发挥作用,服务于民。