市级纪检监察机关案件档案管理的现状与思考

■ 李晓英

纪检监察机关案件档案是指纪检监察机关在履行纪检监察职责，查处各种违纪案件工作中形成并处理完毕、具有保存价值、经过整理立卷系统保管的纪检监察案件材料。案件档案作为履行监督执纪问责职能的重要凭据，科学规范地整理保存案件档案责任重大。十八大以来，随着反腐力度的加大，特别是国家监察体制改革后纪检监察和监察调查的范围和力度不断增强，案件档案数量随之不断增加，档案管理日趋规范化，但同时也要看到，纪检监察机关在案件档案管理过程中还存在着一定的问题和差距。如何充分发挥纪检监察档案工作的特殊作用，为党风廉政政策法规建设提供重要依据和参考，促进党风廉政建设和反腐败工作的深入开展，是当前纪检监察机关面临的突出问题。本文以市级纪检监察机关案件档案在管理过程中存在的问题为例，提出初步的对策和建议。

一、发展现状

近年来，随着反腐倡廉的力度不断加大，特别是国家监察体制和机构改革后，地市一级的纪检监察机关均实行了纪律检查委员会与监察委员会合署办公的体制，履行纪检、监察两项职责，监察制度日趋完善，监察范围不断扩大，侦办案件的力度进一步增强。于此同时，纪检监察案件档案管理过程中也出现了档案数量急剧增加、信息化水平不断提升、电子及声像档案比重不断加大等新特点新趋势。

1.档案管理日趋规范

市级纪检监察机关对档案工作特别是案件档案的管理重视程度较高，管理相对规范。一是制度日趋完善。市级纪检监察机关（市纪委监委）基本上成立有档案工作领导小组，明确一名分管领导直接领导档案工作，为档案管理提供了领导保障。同时市级纪检监察机关根据《档案法》《纪检案件档案管理办法》等法律法规并结合本地区本部门实际建立了档案管理制度、规范了案件档案科学有效管理的流程。例如昆明市纪委驻昆明市财政局纪检组将廉政档案相关工作列为监督工作要点，专门印发了《中共昆明市纪委驻市财政局纪律检查组廉政档案管理暂行办法》。二是硬件设施配备显著增强。市级纪检监察机关普遍设立有专门的档案库房、档案阅览室，并配备了保密柜、密集架、扫描仪、复印机、打印机、监控系统等档案设施设备，为案件档案的安全保管提供了硬件支撑。三是人员素质不断提升。市级纪检监察机关的部门档案室安排有专职档案管理人员负责对本机关产生的案件档案进行接收并保管。一些地市纪检监察机关还专门通过公务员招考和人才引进的方式引进档案专业人才，为档案规范化管理提供了人才保障。同时，市级纪检监察机关不断加大对派驻机关档案管理人员的培训指导力度，不断提升基层档案人员规范整理案件档案的能力。例如云南省怒江州纪委、监委2018年专门邀请州档案局对委机关各部门、各派驻纪检组档案员针对档案分类、卷内目录填写、期限设定、档案装订入盒等内容进行现场教学，提高专兼职档案员业务水平。

2.案件档案数量急剧增加

随着人们法治意识的不断增强、纪检监察机关侦办案件力度不断加大、派驻制度的不断完善，纪监察机关形成的案件档案数量急剧增加，国家监察体制改革后，某县监察对象从一千多人增加到一万多人，某些市级纪检监察机关2018年上半年侦办案件过程中形成的档案数量就相当于过去五年形成的档案数量的总和。同时，案件档案数量的大幅增加不仅仅是传统的纸质案卷数量的增加，一些新型载体如电子举报信、录音、录像等档案数量也不断增加。这些新变化都给纪检监察档案工作带来了许多新的挑战。

3.信息化水平不断提升

由于传统的立卷方式的对于检索文件和开发利用十分不便，对档案数字化和信息化水平要求越来越高，相当一部分的市级纪检监察机关每年都会投入一定的经费用于档案全文数字化，通过招标与第三方合作或者自主开发的方式建立信息系统，实现对案件档案的科学管理和便捷利用。例如昆明市纪委驻住建局纪检组自行开发了一套廉政档案管理系统，将涉及驻在单位的问题线索及人员信息有机地整合为电子档案，为纪检组提供了一个高效、便捷的查询、统计信息平台。

4.声像档案比重不断增加

随着侦查手段和技术的不断进步，纪检监察部门及派驻机构在日常纪检监察工作中除了形成传统的纸质文件和材料之外，以照片、录音、录像等形式形成的声像档案数量也在不断增加，比如以U 盘形式报送的举报信、谈话函询的录音、录像等，如何对它们科学有效管理也是急需解决的问题。

二、存在的问题

1.派驻机关的案件档案管理不严

目前，地市一级的纪委监委对市直机关的派驻纪检组监察制度已基本部署完成，派驻监督作为党和国家监督体系的重要内容和深化监察体制改革的重要举措，案件档案在其工作过程中发挥着极其重要的作用。目前，对于派驻机构的档案管理主要通过两种方式实行，一是年度档案目录的移交，二是档案实体的移交。但是对于派驻机构的档案规范化管理没有统一的规范和规定，而派驻机构的案件档案管理人员多为兼职，归档意识不足，经常会出现归档不规范的现象。

2.声像档案长效管理缺乏可行性措施

声像档案在案件档案中的数量不断增加，一方面给办案人员带来了便捷，但同时在具体的管理过程中也存在着一些问题。例如目前的录音、录像、电子举报信、谈话记录等多存储在光盘上，但是日常工作中使用的光盘只是普通的光盘达不到档案级光盘的要求，并且存储用的光盘与其他案卷集中在一起存放，没有专门的设备和保管措施去保管光盘，同时没有专门的技术措施去实时监测光盘内的内容是否丢失，制度的不完善和技术保障的缺失给声像档案的保管带来了极大的隐患。

3.档案人员专业素养参差不齐

市级纪检监察机关越来越重视档案工作，不同程度地配备了专职或兼职档案人员，其中市级纪委监委机关的档案管理部门档案人员为专职人员，岗位稳定性强、人员素质较高，部分地市还专门配备了档案学专业毕业的大学生充实到队伍之中。而派驻机关（纪检组）由于人员较少，档案工作主要为兼职管理，人员的归档意识和档案素养相对较差，案件归档质量也不甚规范。

4.档案库库房无法满足档案安全保管需求

尽管市级纪检监察机关专门设立了档案室，配套设置了专门的档案库房和档案阅览室，但是还是无法满足档案数量急剧增加的要求，一是档案库房库容量不足，二是部分档案库房没有设置在一层，无法满足承重要求，三是对于光盘、录像带、磁带等声像档案没有专门的保管场所和措施，档案安全还是无法保证。

三、对策建议

1.制定统一的案件档案管理办法

针对目前市级纪检派驻机关档案管理水平较低、人员素养较差、归档不规范、移交不及时等问题，特别是最高人民法院二审审理的陕西榆林凯奇莱能源投资有限公司诉西安地质矿产勘查开发院合作勘查合同纠纷案卷宗丢失案（千亿矿权案案卷丢失）给各级纪检监察机关就做好档案规范化管理有着极其重要的警示作用。各地市纪检监察机关作为主管部门要结合当地实际制定出一套科学合理适用性强的派驻机关案件档案管理办法，从制度上去规范派驻机关案件档案的保管和整理。同时要对声像档案资料如何进行科学规范管理，制定一个统一的技术标准和管理制度，确保声像档案资料进行科学保管和规范化管理。

2.立足实际建设专业档案馆

针对目前各地纪检监察机关档案库房面积不能满足案件档案数量快速增长的需求，一是在市级纪委机关档案室的基础上，专门建立本行业或系统的专业档案馆，作为统一保管市级纪检监察案件档案的集中保管的基地，满足日益增长的档案保管需求，在安装基本的档案装具的基础上配置专门用于保管电子档案、声像档案的管理系统和设施设备，确保档案安全保管和有效利用；二是与地方综合档案馆合作，充分利用各地筹备建设新档案馆的契机，在综合档案馆库房中专门开辟出一个专门的纪检监察案件档案库区，纪检监察机关负责投入一定的经费和设施设备，日常的管理由档案馆负责，在法定的移交期限之前所有权归纪检机关所有，法定移交期限到了之后直接移交档案馆，既确保了档案的安全，也减少了纪委机关日常人力投入，同时丰富了档案馆的馆藏结构。

3.提高信息化水平

解决馆库容量不足、对派驻机关档案保管情况监察不到位的措施之一就是不断提高档案信息化建设水平，充分利用信息技术解决档案管理过程中的瓶颈。由市级纪检监察机关的档案部门负责建设一套简便易用的纪检监察案件档案管理系统（数字档案室系统），作为后台负责统一管理，各派驻机关被赋予一定的权限进行使用，进行网络实时移交和归档，通过网络实时监测，从技术上规范对各派驻机关案件档案的科学管理。同时，在开发档案管理系统时要充分考虑纪检监察案件档案的专业性和保密性，在充分调研的基础上，结合纪检监察系统工作的特点，开发出一套操作简便、安全易用的档案管理系统。

4.加强培训指导

针对派驻机关档案管理人员档案素养不足，稳定性较差的问题，市级纪检监察机关的档案部门要担负起档案培训的职责，加强与档案局的联系，增强对各业务部门、巡察办、派驻机构档案管理人员的业务指导、监督和培训力度，将档案工作纳入到目标考核中，不断提升档案人员规范整理的能力。

结语

档案管理是一项基础工作，纪检监察案件档案的管理水平影响着纪检监察工作的质量，纪检监察机关的档案部门和人员要在制度保障、技术支持、人才保障的基础上做好新形势下的档案管理工作，不断提升管理水平，有力服务、促进纪检事业的快速发展。