社区档案社会化服务的问题及对策研究*

王晓春

（西北师范大学知行学院 甘肃兰州 730070）

2008年9月《自然》杂志出版“big data”专刊，使得“大数据”这一名词在学术界得到广泛认可，标志着大数据时代正式拉开序幕。美国率先提出了一系列大数据发展项目，将大数据技术应用于实践，并将其上升到国家战略。随着更多国家大力注资研究大数据技术，并迅速投入到实践领域，我国在2015年提出了“中国制造2025”，也将大数据纳入国家战略，为我国大数据技术的发展提供了平台，同年8月国家印发《促进大数据发展行动纲要》，对大数据概念进行了界定，大数据正在高速发展为对数目复杂、来源疏散、格式多样化的数据进行采集、保存和处理以及挖掘和提纯数据价值的新一代信息技术。

一、大数据时代档案社会化服务现状及作用

大数据对各个领域产生了巨大影响，使人的思维方式、行为模式、管理理念都发生了全方位的变革，引发全球范围内行业调整和组合，大数据掌握着未来行业的制高点，也是国家之间竞争的支点。掌握高水平的大数据技术，可以优化国家资源战略和发展策略，增强国家影响力和竞争力，德国在2013年推出了工业4.0战略，利用物联网和大数据为基础的智能制造革新，从而在国家层面上优化资源配置，提升了国家竞争力。

在大数据时代档案社会化服务需要适应数字化时代的发展，大数据技术应用于档案管理和档案服务是档案事业发展的必然趋势。档案管理的最终目的是为了社会利用和服务于社会发展，大数据最有价值的环节是数据应用，档案管理和大数据技术的发展都是为了用户的应用，大数据对档案社会化服务的作用日渐突显。

大数据有助于提高档案社会化服务的服务水平。大数据的发展使档案管理更加科学化，档案馆开始摆脱重藏轻用的传统管理模式，逐步向重视利用与服务的方向发展。档案部门通过数据采集等方式全面掌握馆藏的档案资源，对档案资源进行充分的数据加工，以丰富档案资源并全面了解档案的馆藏信息，为档案社会化服务提供信息基础。在大数据时代，档案馆和各类档案部门不仅要考虑自身应该如何更好地做好档案社会化服务，还需要思考社会公众需要什么样的服务。因此，为了更好地服务社会、服务公众，档案管理部门需要提升服务水平，并了解用户的个性化需求。档案行业需要利用大数据技术对海量档案数据进行深度挖掘，借助以往的档案客户使用档案信息的数据进行精确分析，找出二者之间的关联性，然后利用相关数据预测社会公众的需求，以充分满足社会用户所需的服务，促进档案社会化服务水平。

大数据有助于社会公众增强档案意识，使查询档案更加便捷。在大数据时代，档案社会化服务不仅要强调档案馆的服务模式和服务水平，还要不断增强社会公众的档案意识。过去档案属于少数人群使用的资源，加上借阅审批手续繁琐等因素，造成档案借阅程序复杂，使用极为不方便，社会公众大多不愿去了解档案馆和借阅档案，对档案信息的利用处于被动状态。大数据时代档案社会意识增强，首先体现在个人档案利用方面，社会公民的个人档案受到格外重视，档案的利用成为个人工作、生活不可或缺的部分，个人档案的利用促进了公众档案意识的增强；其次，体现在档案信息化和数字化后，档案的利用更加便捷，公众可以通过网络快速的查询和利用档案，了解档案的重要性等，这些促使了更多人利用档案；第三，档案馆通过各种方式的宣传，促使社会整体档案意识不断增强。[1-2]

二、大数据时代社区档案社会化服务存在的问题

（一）档案社会化服务理念陈旧

大数据时代档案社会化服务在观念上存在多方面问题。从国家层面来看，档案日益成为国家战略性资源，“十三五”时期要求档案工作者要树立创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念，贯彻“以人为本、服务为先、安全第一”战略[3]。然而，在一些偏远地区的档案部门和社会档案机构仍存在档案利用难，服务观念陈旧等问题。从档案部门来看，大部分档案管理部门已经认识到档案数字化的发展趋势，积极顺应大数据时代的发展，进行数字化档案资源建设，落实国家档案资源开放、共享的服务理念，推进档案社会化服务，达到档案服务公众的目标。但是也有一些档案管理部门和档案工作者未能认识到档案社会化服务的发展趋势，对大数据持否定或观望态度，依然保持原有的档案管理和利用模式，档案服务工作仍然处于被动状态，服务理念的滞后影响了社会公众走近档案，档案走向社会的开放格局。

（二）档案社会化服务经费不足

大数据时代下档案的社会化服务在更新观念的同时，还需要考虑场地、设备、技术、人才培养等问题，而这些都需要以一定的物质条件为保证，需要投入大量物力和财力。“十三五”期间国家持续加强档案馆库建设，但我国目前仍是一个发展中国家，国家启动“标准档案室”建设后，档案信息资源开发与日常维护就需要大量资金，政府对档案工作投入除维持正常运转外，对其他方面的建设难以保障，许多规划仍停留在纸面。当前大多数档案组织不属于盈利性单位，如果没有可利用的专项基金、没有寻找到新的筹资途径，那么档案社会化服务就很难实现。因此，解决资金问题对档案社会化服务至关重要。

（三）档案专业人才缺乏

人才是一切社会组织不断发展的原动力，是档案社会化服务工作中重要的组织者和执行者。人的素质直接决定了档案社会化服务的质量和水平。我国大数据应用起步晚，目前仍处于起步阶段，档案工作中的相关人才尤其缺乏。档案社会化服务的专业性要求档案人才具有专业性，档案人员拥有科学合理的档案专业知识、专业技术和专业素养，才能维护档案社会化服务的专业化程度。目前档案管理及社会化服务人员的专业水平和素质参差不齐，有些能够掌握现代化的先进信息技术和使用方法，拥有档案管理的专业知识和职业敏感性，能够以高度的责任感投入到档案管理和社会化服务工作中去，但有一部分档案服务人员跟不上时代的发展步伐，工作按部就班，缺乏创新意识，不愿意接受和学习新事物、新知识，往往忽视了用户的需求，在一定程度上影响了档案社会化进程，因此急需加强档案专业人才的建设，以解决大数据时代档案事业发展的新问题。

（四）档案利用者信息的安全性

在大数据时代信息数据呈现爆炸式增长，每个人在使用手机、电脑等电子产品时，也在时刻产生着大量实时数据。研究和分析这些数据可以预测未来，通过优化决策和资源配置，给人们带来不可估量的利益。亚马逊利用海量规模数据的分析，构建了“向不同顾客推荐不同商品”的个性化推荐系统；广告行业利用DMP、DSP进行广告精准投放等都体现了大数据优势。但大数据在带来效益的同时，也引发了信息安全问题，2013年的“棱镜门”事件引起全球的广泛关注[4]，此事件的影响几乎牵涉全球公民隐私安全，也引发全球互联网和通信领域的信任危机。大数据的大规模性、高速性和多样性等特征，使其在隐私保护和信息安全方面面临更大的挑战。因此，大数据时代的档案社会化服务，在利用数据满足用户需求的同时，如何有效的保护用户隐私安全是急需解决的关键问题。

三、大数据时代下社区档案社会化服务提升路径

（一）创新服务理念，提升服务水平

大数据时代下档案的社会化服务是历史的必然选择和必然趋势，档案管理者应顺应时代发展需求，切实贯彻国家档案工作的发展理念和基本原则，创新服务理念，把档案社会化服务作为档案工作的重要方面，制定相应的可实施性的规划，为档案社会化服务提供理念支撑，营造一个开放、共享的全民共用档案的新格局。遵守国家档案服务的基本原则，坚持以人为本、服务为先是档案工作的核心。大数据时代为档案服务工作的社会化提供了基础，利用大数据的定量分析，进一步挖掘数据价值，分析用户需求，主动适时推送用户所需的信息，努力满足社会各个层面对档案信息的利用需求。

提升档案工作者的专业性技能和服务意识。在大数据时代下，更需要定期对档案工作者进行专业培训，建设一支复合型的人才队伍。档案工作者要满足用户的合理需求，坚持以人为本、服务为先的理念，积极树立档案开放观念，档案部门只有走向现代化，才能贴近百姓融入社会，充分服务社会大众和社会发展，方能适应大数据时代档案社会化服务，满足用户的需求。档案管理人员和档案工作者要紧跟时代发展，新时期要树立档案开放、共享的发展理念。随着共享经济的发展，“共享”一词成为时下的热门词汇，在很多领域都出现了共享产品，如共享单车、共享汽车等，这些共享产品满足了人们多样化的生活需要，为公众提供了更多便利。档案来源于人类社会实践，又服务于人类社会发展的需要，档案的社会属性决定了档案信息为人们所共有，大数据时代共享更是档案社会化服务的必然趋势。

（二）预测社会需求，满足社会利用

黄霄羽在《档案社会化服务的特征档案社会化服务的特征、功能和原则》一文中提出档案社会化服务的服务性要求是遵循客户导向原则。客户导向性原则是指尽最大可能满足用户的利用需求，对客户负责，从而使客户满意，达到提高服务质量、树立服务口碑、扩大自身影响力的目的[5]。档案的社会化服务也可采取新公共管理范式中倡导的“顾客导向”的服务理论[6]。从以上理论来看，大数据时代档案社会化服务也必须以社会需求为导向，这是档案社会化服务的目的和标准。以社会需求方向来分析，档案利用者所需要的档案信息各不相同，涉及不同领域、不同方面。在大数据时代人们利用的档案信息更加多样化，因此，档案工作人员要站在社会需求的立场上，去满足公民个人、社会组织对档案信息的需要。为了把握社会各领域的档案信息需求方向，档案管理人员首先应利用大数据技术对现有的利用数据进行定量分析，建立规范的数据信息，对社会公众需求方向进行预测，以满足社会需求。

从社会需求面来分析，随着信息化、数据化的发展，人们对信息的利用更加便利，对档案的需求也呈现出多样化。档案包含过去社会实践的各个方面，可以满足社会各领域的利用，利用者通过档案可以为其提供凭证和参考。档案服务要满足于社会各层面的利用需求，尤其要服务于现阶段的国家建设与经济发展。以社会需求时间分析，社会对档案的利用需求，可以分为短期需求和长远需求，决定利用时间的关键在于档案内在价值。大数据时代为档案价值鉴定提供了技术支持，可以利用需求数据分析结果，确定档案的利用价值，从而对档案进行合理的保存，为档案社会化服务奠定基础，不断提高社会化服务质量，充分满足社会公众的需要。

（三）提高人员素质，培养专业化人才

档案管理和社会化服务人员整体能力的提高，是档案管理事业和社会化服务工作长远发展的坚实保障，在大数据时代，合格的档案管理者和社会化服务工作人员需要具有档案管理的专业性知识，应用新时代信息技术和设备的能力，还应具有职业素养和责任感，是具备多方面知识的复合型人才，培养复合型人才需要采取有针对性的措施，不断提高档案人员素质，对档案管理和社会化服务在职人员的知识素养进行调查，对其不足进行相应的在职培训。一是要具备现代信息技术、设备能力和大数据技术的应用能力，专业性知识欠缺者要对其专业知识进行系统培训，形成更加专业的档案技术人才和管理人才；二是对于长期从事档案工作，但对现代信息技术和大数据技术不会使用的人员，要帮助其树立不断学习的意识，更新工作理念，进行必要的技术培训。通过以上措施培养一批具备档案专业知识和技能的复合型人才，更好地为档案社会化服务。

大数据时代档案的利用率快速增长，利用需求也越来越多样化，档案服务人员服务能力明显与时代发展不匹配，需要积极建设档案服务人才队伍，档案服务人员要继续进行教育，走职业化发展的道路，为档案事业的可持续发展提供人才保障。人才是可持续发展的保障和动力，大数据时代档案社会化服务，不仅要档案实体管理方面的专家，还要有建设数字档案馆的技术类人才，为档案走向社会打好坚实的物质基础，就档案部门目前的现状来说，档案人才不能满足大数据时代档案事业对人才的需求，档案部门可先采取“重点内部培养，酌情外部引进”的方针，吉利集团在人才培养方面，采用自主培养人才的独特模式，从根本上解决了人才短缺问题，也可以在档案部门中予以借鉴。

（四）推进档案法制建设，为档案社会化服务保驾护航

档案法制建设是档案事业和档案社会化服务的必然要求和重要保证。有政协委员提出“由于缺少对大数据的合法管理手段和使用的法律保障，导致无法形成一个健康的信息资源市场，不能真正发挥出市场在信息资源方面的合理配置。”并建议应加快大数据安全立法，推动数字资源的共享利用[7]。随着大数据的发展，数据安全等一系列问题也随之出现，加强立法变得刻不容缓。大数据时代档案社会化服务需要不断健全档案法律法规，还要根据各档案部门的具体问题制定相应的法律法规，保障大数据时代档案社会化服务有法可依、有法可行，推进档案事业的法制化建设。

加强档案法制建设需要科学规划和完善档案法制体系，确保档案社会化服务有法可依。加强重点领域的档案立法，将制定档案法规与国家各项事业发展相结合，促进档案事业的法制化进程。大数据时代，档案数据安全和社会化服务是档案事业发展的重点，要不断健全以《中国人民共和国档案法》为核心的档案法规体系，制定档案数据安全和保障档案社会化服务等方面的立法，推进立法创新，提高立法质量，科学及时地对档案法规进行修改和完善。健全档案行政执法体系，增强档案执法责任和监督。落实档案行政执法是档案法制推行的关键环节，是保障档案社会化服务更好的服务社会公众的必然要求。档案行政管理部门要加强严格执法，保障法律的权威，设立执法监督机构，保证行政执法质量，防止权力的滥用。推进档案法规的严格执行，从而使档案社会化服务更好的服务人民、服务法制化社会建设。进行档案法制化宣传教育，增强社会公众档案法治意识。大数据时代为档案法制宣传和教育提供了更便利的平台，利用电视、网络做好社会舆论宣传，引导全社会增强档案法治意识，合法的利用档案，谨慎保护自己的信息安全。做好档案法制教育，引导规范全社会依法利用档案资源，为大数据时代档案社会化服务奠定良好的社会基础。

（五）加强合作交流，实现资源共享

大数据时代档案数字化的发展，可以促进档案社会化服务质量的提高。网络解决了地域阻隔的问题，各级档案管理部门应加强互助协作，减少不同档案馆（室）档案资源重复加工，相同档案信息重复保存等问题，节约档案保管的成本。加强档案系统内部的交流与合作，档案管理部门与业务技术部门之间，社会中不同种类档案部门要形成密切合作，对于重复建档案采用“一家转换，多家共享”的数字化加工模式，一家档案部门进行数字化加工，档案成果在各个档案利用中心交换和共享。

加强与信息资源管理部门之间的合作交流，档案部门、图书馆、情报机构等部门在信息资源管理方面有交叉重合，我国的图书馆事业在大数据技术和社会化服务等方面发展较成熟，档案部门应积极向其管理部门学习数字化、社会化服务的工作经验，在相互学习和借鉴中提高档案的服务水平。只有通过合作才能达到资源的共享，档案管理部门之间通过互派档案工作者进行业务考察、学习、座谈等形式，促进档案社会化服务发展，满足社会对档案资源的需求。积极参与国际档案理事会组织的活动，学习和借鉴国外档案管理的先进技术，也可通过建立国家间双边合作关系，系统学习和研究其先进技术，促进我国档案事业的发展。

四、结语

档案人才是档案事业管理的基础保障，培养复合型人才，提高专业水平，既可以解决技术问题也可以解决人才短缺问题。大数据时代档案社会化服务需要档案工作者不断更新理念，还需要提高社会公众的档案意识，通过建立合理的档案法制体系，为数据信息安全提供保障，运用大数据技术分析用户需求，不断满足利用者需求。加强档案部门之间的合作交流，以促进档案资源的深度融合和共享，还需要多渠道筹资支持档案事业的社会化服务。档案管理部门应利用大数据发展的契机，在社区档案管理中最大化的发挥大数据优势，促进档案社会化服务更好地为社会和公众服务。