新时代企业档案管理研究*

郝艳珠

（太原供水集团有限公司 太原 030009）

企业档案是企业对于自身的生产和经济情况的详细记录。在企业的发展过程中，企业档案可以使得人们对企业的发展历史进行充分地了解。它不仅可以帮助人们对企业加深认识，同时也可以为企业未来的规划创造有利的条件。在企业工作开展的过程中，档案管理工作是一项基本的内容，它不仅可以提高企业的工作效率，同时也可以为企业经营文化建设提供便捷的条件。科学而规范的档案管理工作，可以有效地加强企业的管理水平和绩效管理。因此，企业必须要根据自身实际发展的情况，来加强档案管理的建设。

一、企业档案管理工作所面临的挑战

（一）当前部分档案管理方式较为单一

“互联网+”时代不仅为档案管理工作带来了机遇，也带来了较多的挑战。其主要挑战是当前部分档案管理方式较为单一。在互联网空前发展的时代，计算机网络系统与人们日常生活紧密联系在一起，成为人们与外界环境交往的主要工具。例如，档案数据作为承载信息的主要载体，对于档案管理工作的要求有了较大的提高。[1]传统的纸质档案管理观念已经不再适合当前井喷式的档案数据增长现状，而且其管理视野也不再符合档案管理信息化的具体要求，对于档案不能够进行系统化的管理，也不能够对较多的档案数据信息进行分析与评估，以促进其在现代化生活中的应用。部分企业对于档案管理工作的态度过于松散，受档案管理人才缺失的限制，对于数字化信息管理方式不能够较好地接收或使用。而且企业之间的档案管理工作进程及理念有较大的差异，不利于档案数据信息的整合与优化。[2-3]需要注意的是，数字化信息管理方式已成为当前档案管理工作的主流，有关部门需要做的是，顺应信息化发展的潮流、培养更多的档案管理与应用人才、充分利用好档案管理信息资源，使计算机网络系统在档案管理工作中得到更深层次的应用[4]。

（二）有关档案管理人才的资源储备不足

“互联网+”时代为档案管理工作所带来的另一个挑战是有关档案管理人才的资源储备不足。云计算技术已成为互联网应用的核心技术之一，其在档案管理工作中也有着较为广阔的发展与应用前景，但互联网技术应用的前提在于有关部门所拥有的档案管理人才资源。只有拥有足够数量的档案数据管理人才资源，云计算技术才可以在档案管理过程中发挥其数字化的巨大优势，为档案管理提供更加充足的管理空间，对档案管理提供科学化以及系统化的管理。但由于部分企业或部门对于档案管理人才的培养重视程度不够，未根据有关部门的要求对档案管理工作进行转型与升级，仍然使用传统的档案管理方式，不能够对档案进行综合性的管理，不能够从企业发展全局的角度对档案数据信息进行重视与分析，因此未能将档案作为企业发展重要参考资料的作用发挥出来。而“互联网+”时代对档案管理工作的质量、效率以及效果等方面提出了新的要求，这也使得企业及有关部门要加强对档案管理人才资源的储备。当前企业所具有的档案管理人才资源远远达不到数字化信息管理的要求，要想进行好数字化档案信息管理工作，不仅需要为当前的档案管理工作提供现代化的技术支持，还需要加强人才资源的应用。这也促使企业在注重经营利益的同时，提高对此项工作的重视程度，调集重要力量，进行档案管理系统的转型与升级，并发挥出档案数据信息所具有的重要价值。

（三）未根据档案的差别进行档案管理工作

除了当前部分档案管理方式较为单一以及有关档案管理人才的资源储备不足之外，未根据档案的差别进行档案管理工作也是“互联网+”时代为档案管理工作所带来的挑战。在“互联网+”时代快速到来的大背景下，档案数据的井喷式增长为其管理工作带来了难度，利用计算机网络技术所建立的档案信息管理系统需要配套的管理体系。同时，档案管理工作本身所具有的差异性以及不确定性也在逐渐增加。虽然数字化信息管理方式为档案管理工作提供了便利，但仍然遵循了传统的记录、编档、分类以及查阅改善等工作流程，特别是对于处于保密状态的企业机密档案来说，互联网为其管理工作提供了便捷的管理方式，但由于互联网存在着较多的不确定性，因此此类档案的保密性无法得到有效的保证，并且当前档案管理人员的业务操作水平较低，不足以保证档案管理工作的质量。因此，机密档案泄露的概率也在逐渐地增加。除此之外，对于不同类型的档案数据信息，则需要管理人员根据其所属的类型进行档案的整理及分类工作，在此过程中，容易出现由于档案管理人员的操作能力较低而导致档案数据信息分类不够明确的问题，使得其后续的档案查阅及改进工作不能够有效地进行[5]。

（四）档案管理工作执行力不强

在企业部门活动不断开展的过程中，企业的档案管理工作会有一定的辅助作用。加强企业档案的管理，可以保障企业整体工作的顺利开展，而且企业档案管理工作质量开展的好坏，也对企业自身文化的构建以及提升企业人员素质的修养有所助益。然而，在大多数的企业中，虽然建立了企业档案，但是档案的利用率却不高，甚至形同虚设。人们往往将关注的重点放在了档案建设之上，这一点在工程建设工作中尤为突出。[6-7]在工程建设开展的前期阶段，档案室中会出现图纸资料的身影，可是在工程实际施工开展的过程中，一些与施工生产有关的档案资料不能够及时地上交到档案室。如果工程的工期发生了改变，就会导致整个施工过程中的档案资料无法与工程的开展实际情况相匹配，导致档案的参与性不强，而且也无法实现档案管理工作和工程建设工作的同步，导致一些重要的工程资料丢失，从而对档案的准确性产生一定的影响。除此之外，有一些资料是复印件，而复印件的出现也会对档案的质量产生一定的负面影响作用。

（五）档案管理人员专业素质和管理水平有待提高

档案工作质量的好坏，会受到档案管理人员素质水平的影响。档案管理人员不仅要具有专业的理论知识，同时也应该具有强烈的责任心，而且在工作中也应该始终保持着踏实肯干和科学严谨的态度。然而，在我国档案管理工作开展的过程中，档案管理人员没有认识到自身工作的重要意义，而且档案管理人员往往专业性不强，无论是自身的文化水平，还是素质修养，都有待进一步的加强和提高。而且，企业采用的管理方式也过于守旧和传统，无法跟随时代发展的脚步，古老的管理手段无法满足企业发展所提出的需求。因此，要想提高企业的档案管理水平，就必须对档案管理人员的素质进行提升。

（六）档案硬件设施老化

随着科学技术的不断进步和发展，计算机网络技术广泛地应用在企业发展的诸多内容之上，进一步加强了企业的管理水平。然而，只有一小部分企业充分地将计算机技术应用到了档案管理之中，大部分企业采取的仍然是传统的手工整理方式。这种手工整理的方式，不仅在解锁信息上较为困难，而且整体的利用率和工作效率也较低。除此之外，在企业建设档案管理的过程中，档案室的建设和制度都不是十分规范，对企业档案资料的绝密性进行了削弱。保管档案的条件也较为简陋，很容易由于周围环境的不适而导致材料发生霉变和虫蛀的情况，对整个企业档案的完整性带来了一定的损伤。

二、企业档案管理的原则

（一）统一领导，分级管理

在企业档案管理中，首先要遵循的规则就是统一领导。企业内部的档案机构，必须针对企业自身的档案，实行统一的管理和领导，构建出适合企业的完善而规范的管理制度，从而保障对企业的档案展开更加合理和规范的管理工作。

（二）维护企业档案的完整与安全

要想保障企业档案的完整，就必须实现档案管理和内容上的吻合，确保档案的系统和内在的维护之间实现有机的结合，保障档案的管理范围能够覆盖企业所有的生产活动。无论是企业工作活动所产生的门类，还是不同的形式，都应该形成全面的档案文书。从根本上杜绝由于人为而导致的档案零乱堆放或是出现破损的情况。要想保障企业档案得到合理的管理和维护，就必须增强档案工作管理的保密性，从根本上消除企业档案丢失和泄密的情况发生。在档案管理中一定要注意涉密的事项，要加强对知识产权的维护，从而保护企业自身的合法利益。

（三）便于企业和社会对企业档案的有效利用

在企业档案利用的过程中，不仅可以保障企业档案工作得到顺利的开展，同时也可以实现企业档案最终管理的目标。在企业经营的过程中，档案的管理要始终贯彻和落实。同时，档案的管理工作也可以对整个管理工作的质量进行检验。

三、新时代加强企业档案管理的对策和建议

（一）加强培训，提高企业档案管理人员的素质

在企业不断发展和进步的过程中，档案管理工作会对工作人员提出更高的要求和标准。随着档案管理种类的不断增多，过去传统的手写档案也已经完成了向电子文档方向的过渡，实现了电子档案共存的一体化方案。创新的保存手段层出不穷。因此，工作人员必须加强自身理论的学习，不断地提高自身的素质修养，这样才可以为档案管理工作顺利的开展提供可靠的基础。作为一名档案管理人员，不仅要拥有扎实的理论知识，同时也应该学习和管理相关的内容。在提升自身专业素质的同时，也应该创新自身的思想观念，以一个创新的思维方式去面对出现的问题，从而提高整个档案管理工作的水平。[8-9]

（二）建立科学的档案管理体系，加强企业档案管理标准化

要想从根本上实现档案管理工作的信息化，就必须对档案管理进行规范化的处理。规范的档案机制以及完善的管理制度，是档案管理工作中的重点内容。随着科学技术的不断进步和发展，档案管理中出现的高科技手段也在不断地增多。因此，必须针对创新型的需求来制定完善的体系，同时也要遵循管理的流程，保障不同部门之间的档案实现统一的管理，确保档案的管理工作和企业的发展同步展开。

（三）加强对电子文件的管理

传统纸质的文件会逐步地实现向电子文档形式的转化，电子数据生成之后就会储存在企业的数据库之中，档案管理人员和技术部门应该实现档案信息在企业内部的共享。其次，同传统的纸质档案相比，电子档案在企业日常经营的活动中，更加地快捷和方便，而且还会大幅度的提升工作的效率。电子绘图往往比手工绘图的准确性更高更强，而且在修改的过程中，也比手工制图更加的准确。[10-12]因此，企业必须要在档案管理工作进行的过程中，对档案的管理进行不断地分类，加强信息化的建设，针对电子文件制定相应的管理模式和制度，如此才可以保障每一份电子文件得到妥善的处理。

（四）增强对档案管理的能力

档案管理工作是涉及信息量较多的复杂工作，对于档案管理人员的工作能力提出了更高的要求，档案管理人员应当具备较高的专业知识素养，如电子文件管理、各类档案的收集与整理以及档案数据信息查询方式等相关知识。管理人员对于先进的档案管理理念以及管理方式要进行细致地了解与学习，确保在档案的编档、存档、归档以及查阅等过程中发挥出自身应有的作用。[13]同时，管理人员要引导公众使用合理的方式登陆网络档案管理平台，并根据关键词检索出其所需要的档案。档案管理人员应当充分认识到自身所肩负的重要责任，增强自身的责任感，认真对待档案管理工作过程中的每一个环节，在为公众提供查询服务的同时确保档案的安全性，特别是对于有关企业战略决策的机密档案，管理人员应按照有关部门的保管要求进行重点关注，从而避免由于人为操作失误而对机密档案造成的损坏或丢失，对企业的发展造成不可弥补的损失。而且要督促自身熟练掌握网络检索等基础知识，了解互联网+时代档案管理工作的具体流程，增强对档案管理的能力。

四、结语

随着信息技术的不断进步和发展，信息化时代的到来给档案管理工作带来了诸多的机遇。因此，我们在实际开展档案管理工作的过程中，应该对管理的理念进行不断地创新，加入创新型的管理方法，如此才可以实现档案管理工作和企业发展同步进行，确保档案的管理能够为企业的发展提供有效的资源，如此才可以为企业日后的可持续发展奠定基础。