机关事业单位档案管理信息化工作研究

丁元峰

摘   要：我国正处在飞速发展的信息时代。在信息技术支持下，各行各业紧跟时代发展步伐，升级优化数据管理模式。机关事业单位积极转变观念，创新档案管理模式，有效提高了工作效率，提供了更好的服务和帮助，更加适应社会发展。文章从档案信息化的概念出发，研究、分析了信息化技术在档案管理中的优势，提出了创新档案管理的有效措施。

关键词：信息化;事业单位;档案管理

信息时代下，合理地应用信息技术已成为各行各业的主流工作方式。事业单位档案管理的相关工作也应顺应时代发展要求，整合信息技术，做到高效、快捷地获取档案信息，提高档案管理水平和相应的服务质量，充分利用档案管理的优势。

1    档案管理信息化的基本概述

档案管理信息化是利用现代技术对纸质实体档案的数据进行收集、整理，并将其转化为信息化数据的模式。档案种类繁多，复杂多变，分拣时采用人工管理，不仅费时、费力，而且不能保证管理质量。运用现代技术对档案进行有效管理，不仅提高了工作效率，而且减少了人力、物力成本，实现了资源的充分配置和应用。

1.1  事业单位档案管理信息化的特点

信息技术飞速发展，事业单位的文献管理能够充分利用信息资源，提高信息检索和利用效率，实现文献管理的信息化。单位文档管理信息化具有以下3个特点：（1）改变了以往企业文档管理的模式和路径。传统的文档管理以纸质文档为基础，效率低、成本高，文档记录、查询、使用不方便。管理文档的信息化改变了传统的手工采购方式，采集电子信息资源并进行存储、查询和管理，促进了档案信息资源的组合和合理利用。（2）突破时空屏障。传统的文献存储方式一般是将纸质资料存储在单位的文献存储室或密室等固定位置。而信息文件存储在因特网上，在合法、合理的情况下，通过网络查询信息资源，打破时空限制，提高文件资源的利用率。（3）提高信息化管理水平。公文管理是事业单位管理业务的重要组成部分。档案信息化建设是指导事业单位信息化建设的方向。

1.2  信息时代机关档案管理面临的新情况

文件管理系统的新形势：信息技术的应用是基于传统的文档管理业务模式所带来的冲击，主要是文档管理相关人员的物理文档等数字文档资源的显著差异，所以管理方法有待实施。对数据资源的信息处理，意味着数字文档的数量大大增加，这是对文档管理人员文档管理流程的新标准和要求[1]。

2    信息化技术在档案管理工作中的优势

2.1  工作效率提升

档案管理是一项长期而系统的工作。机关事业单位，从单位成立之初就形成了档案。随着时间的推移和单位的发展，档案资料的内容越来越丰富，种类越来越多样化，档案管理工作越来越繁重，档案人员的工作压力越来越大，导致工作效率越来越低。因此，有必要对档案馆进行信息化管理，利用信息技术不仅可以满足档案资料收集的需要，而且可以提供档案的智能检索空间，简化档案管理的操作流程，优化档案存储的工作模式，提高档案管理的工作质量，提高档案管理人员的工作效率，实现管理时间的科学规划。

2.2  提高档案保存的稳定性

纸质文件不利于存储，首先，易受自然环境的影响，造成文件中数据的损坏，无法长期保存。其次，手工绑定的文件容易造成数据的丢失和损坏。电子档案可以长期保存，不受自然环境的影响。同时，电子档案还可以通过办公设备进行备份，使档案能够保持一定的稳定性，为机关事业单位的快速发展提供了有力保障。

2.3  提高档案信息的传递速度，同时保障安全

传统的纸质档案在传递过程中会浪费大量的人力、物力和财力，也存在着亏损的情况，会给机构带来一定的风险，不利于机构的发展。电子档案在传输过程中，可以提高传输速度，保证档案安全，有效降低传输成本，避免档案丢失，尽可能避免风险[2]。

3    事业单位档案管理信息化建设存在的问题

近年来，随着信息技术的飞速发展，事业单位开始进行档案管理信息化建设。但通过文献资料和实地考察，笔者发现各单位之间存在很大的差距，信息化建设的水平不尽相同，信息化建设受到了多方阻力，具体如下：

（1）缺乏对文档信息管理业务的了解。公文单位业务在事业单位业务中占有重要地位，事业单位公文管理业务基本进入常态。文档管理人员对于文档业务的重要水平也在提高。由于缺乏对个人指导和工作人员的了解，文件管理的重要性和價值没有得到重视。

（2）经费不足。事业单位在文件信息管理硬件设施配置不够。在技术支持之外，一些机构无法从文档信息化建设中获得良好的软硬件配合，文档管理业务依然摆脱不了以纸张为媒介的传统管理模式，功能性设施不足。缺少应用软件或人员不使用该软件，将降低档案信息管理的效率，影响档案信息建设的进程。

（3）工作单位管理的工作人员缺乏专业知识和职能。笔者通过6年多在事业单位的访谈调查和公文专业教育发现，负责专职公文管理信息业务的工作人员缺乏专业培训，缺乏计算机技术培训，仍使用以往文档管理的方式，虽然涉及一些专业和文献管理，但根据信息技术的发展和社会的需要，还不能满足当前事业单位文献管理信息化建设的需要，也不能满足相关人员对信息技术的需求[3]。

4    信息化时代机关事业单位档案管理的创新措施

4.1  转变管理模式

信息发展时代下，人们对信息的需求与日俱增。在信息技术的大力支持下，事业单位的工作媒体、工作思路和工作身份发生了变化，从纸质档案向电子档案转变，从传统的工作方式向办公自动化转变，从循序渐进的工人向更加务实的管理者转变。根据档案工作需要，加强基础设施建设，制定规范的档案管理流程，利用信息技术对档案进行收集、整理、分类，减轻档案管理人员的工作压力，提高工作效率，丰富档案管理工作内涵。

4.2  建立信息数据库

在档案管理模式转变过程中，机关事业单位建立信息数据库，将数据库划分为不同模块的子数据库，合理划分档案数据资源的使用权限，加强档案的分级管理，提高数据的安全性。档案管理者应科学管理档案，对不同类型的档案进行分类，并分发到相应的子数据库中。工作人员根据实际需要进行检索，有效缩短了资料检索时间，为档案信息的应用提供了便利条件。

4.3  完善机关事业单位档案管理的制度

目前，大多数事业单位的档案管理制度缺乏规范，存在被动性、数据不完整、安全性低等问题。现代事业单位应建立档案范围、分类标准、归档要求、移交手续及保管、借阅、记录、统计等相关制度，形成一套相对完善的档案管理制度，明确信息报送机制，扩大档案收集覆盖面，形成完善的档案资源系统，并使档案管理工作的每个环节都有章节[4]。

4.4  适度增加对事业单位文献信息化建设的资金投入，加大软硬件建设力度

“工欲善其事，必先利其器”，事业单位文档管理信息化建设也是如此。硬件设施的到位和合理使用，可以促进事业单位公文管理业务的持续开展，提高事业单位公文信息化建设水平。目前，一些企业对文档管理信息化建设不够重视，导致文档管理信息化建设资金不足。输入、推广先进的文档管理信息基础设施，确保计算机和应用软件的分发，根据实际需要，采购所需的硬件设施。此外，根据业务条件、业务单元的实际情况，开发了相应的应用软件，加强了档案资源数据库的建设，有助于后期文档的查询和利用。

4.5  加强工作单位文件管理员的技术培训

工作单位文件管理员职业教育和培训相对较少，学习和经验积累一般。文献管理人员虽然接受了专业教育，但随着信息技术的不断发展和工作实际需要的变化，知识也需要及时改变，否则，在文档管理信息化的进程中，业务将受到阻碍。在这种情况下，事业单位应加强对相关人员的业务职能和综合素质培训，特别是要确保计算机的应用、信息技术知识的普及和培训，文件管理人员的综合素质和业务职能能够满足岗位的实质性需求，为事业单位文件管理信息化建设提供重要人才。

5    结语

综上所述，传统的纸质档案不适应当前的发展，电子档案得到了大力推广。机关事业单位要适应时代的变化，优化和创新传统的档案管理方式。采用信息化管理模式，既提高了档案管理效率，延长了档案资料的存储周期，又保证了档案资料的安全，使档案馆更好地为单位提供帮助和服务，为事业单位的长远发展作出有益贡献。

[参考文献]

[1]冯华.新形势下机关档案管理工作存在的问题和建议[J].现代妇女，2013（10）：166.

[2]梁玉莲.信息化时代机关档案管理困境的突破与抉择[J].办公室业务，2012（5）：82-83.

[3]苏侠.对机关档案管理工作如何科学化发展的思考[J].辦公室业务，2016（11）：130.

[4]张晓霞.浅议新时期机关档案管理存在的问题与改进措施[J].山东人大工作，2016（9）：48.

Abstract：China is in the era of rapid development of information. With the support of information technology， all kinds of industries keep up with the development of the times and optimize and upgrade the data management model. Organs and institutions have actively changed their concepts， innovated the model of archives management， effectively improved work efficiency， provided better service and help， and more adapted to social development. Based on the concept of archival informatization， this paper studies and analyzes the advantages of information technology in archival management， and puts forward some effective measures for innovating archival management.

Key words：information; public institutions; file management