“互联网+”背景下高校档案馆数字资源共享模式研究*

杨天昊 田佳妤 孙 勇

沈阳建筑大学，辽宁 沈阳 110168

档案事业以档案信息资源为中心，建设档案信息资源共享平台与数字档案馆，是一项需要引起重视并长期坚持的基础性工作。就高校档案馆而言，随着数字化、信息化技术的发展，大部分档案资源已经具备了实现数字化的条件，因此数字资源共享模式建设成为现实的必然要求。高校档案馆实现数字资源共享是未来发展的必然趋势，既可以满足内部利用者(高校师生、毕业生)和社会公众等广大利用者的信息需求，又能一定程度上缓解馆藏空间不足的问题，有效利用档案馆经费，助力服务地方经济发展。

一、高校档案馆数字资源共享建设现状

根据《高等学校档案实体分类法》，结合高校档案产生的领域范畴和档案记述的内容性质，高校档案分为十个一级类目。大部分馆藏档案是纸质档案，其中教学、科研档案处于中心地位，利用率高；声像档案和实物档案等特殊载体档案的数量和内容根据学校的不同而有所不同。在档案收集方面，上一年度各职能部门形成的文件，一般在第二年上半年移交给档案馆，在校友捐赠、领导来访等活动中形成的实物档案，可由相关部门随时移交，数量一般不多。“在高校中，实物档案的种类有以下几种，有公章、奖状、奖牌、另外还有领导题词、纪念品。另外有高校特色的实物还有，例如：学生证、毕业证、校徽等也都被列入实物档案中。在收集这些实物时，应多挖掘具有学校特色的实物档案。”[1]

高校综合档案中利用频率最高的是教学、科研档案，重视程度较高，纸质档案扫描、数字化处理技术成熟，因此档案信息数字化的程度也较高，配合档案管理系统使用，这部分档案资源在一定范围内可以实现传播与共享。而声像与实物档案由于载体形式多种多样，数字化处理有较大难度，各种制成材料所要求的保存环境和保管方式也不尽相同，因此资源共享的进程相对来说比较缓慢。

二、高校档案馆数字资源共享存在的问题

(一)现行管理体制的制约

由于高校管理体制的制约，社会公众与档案馆之间缺乏沟通和联系，档案馆一般仅对本校各部门和师生提供档案利用服务，不对社会公众开放，服务范围较为封闭，服务对象较为单一。高校综合档案大部分实行封闭式管理，仅针对特定部门与本校师生需求开放查询，社会公众无法接触。虽然近年来各高校档案馆的数字化、信息化建设取得了明显的成效，但是主要面向校内使用，不对外开放共享，社会公众也无法通过互联网获取档案馆的数字资源。

(二)档案数字资源共享基础建设薄弱

一是馆藏档案特色不足，类别不丰富。高校档案馆对经常查考利用的文书档案(党群、行政、教学、科研等)重视程度高，档案收集完整，归档工作完成较好；而对声像、实物档案等特殊载体档案重视不足，这部分档案总量较小，利用率较低，因此各部门归档的积极性不高。以沈阳建筑大学为例，作为一所建筑类高校，建筑学相关专业师生制做的建筑模型、校园景观建设过程中形成的照片、实物等，都具有特色与归档价值。

二是不同载体档案保管技术与条件落后，利用不便。与纸质档案相比，不同载体的档案对技术条件要求更高。有些声像档案的背景说明不全，有些因库房温湿度条件不适宜造成损坏；有些实物档案占用库房空间较大，利用不便。举例来说，借出大型实物档案，难度较大，过程也比较复杂，要考虑怕碰、易碎等特殊实物档案(玻璃、宣纸等)在搬运过程中的安全，利用部门在借用时需要派人、派车，无疑增加了利用档案资源的难度。

三是数字化建设水平滞后，开发利用方式简单。大部分纸质档案仅经过扫描这一个环节，对实物档案如奖杯、牌匾等拍照后就挂接到档案管理系统上了，没有系统的进行数字化采集与处理。“将所有采集好的文本、图片、语音，做出数字化处理，方便机器接受。并且在完成处理之后，还需要对这些采集的信息做出编码标记，编码也要根据关键字词来进行处理。”[2]因此高校档案馆数字资源建设不仅仅是扫描与拍照这么简单，还需要对数据进行处理以实现共享的目的。

三、大数据时代高校档案馆数字资源共享模式建设

(一)与校内各部门的资源共享

高校现有管理体制下，各职能部门各自为政，使用的管理系统互不连通，给数据归档与信息资源利用共享造成了很大困难，缺乏统一的组织与协调。在可行的范围内，高校档案馆应将档案管理系统与办公自动化系统、教务管理系统、科研信息管理系统等系统实现资源互联互通，通过档案管理系统使远程用户实现对数字化成果的即时性在线检索、下载与利用。

(二)与社会公众的资源共享

高校档案馆对社会公众实现资源共享的主要目的是发挥各个高校独特的资源优势，既满足社会公众自身需求为其提供档案利用服务，又可以为其精神文化生活提供优质服务，进而助力地方经济发展，扩大高校社会知名度与影响力，为高校的发展营造更为良好的社会环境。但目前，不能严格确定某些档案是否涉密，能否面向公众开放缺乏统一的规范和权威的政策。因此，大部分高校对此持谨慎态度，心存顾虑，能不公开的档案尽量不公开，现在仅有少数高校在进行局部的探索和实践，距离全面推行资源共享还有很长的道路要走。

(三)“互联网+”背景下的资源共享

新时代的发展带动网络技术发展日新月异，档案数字资源共享的发展空间仍然十分广阔，“互联网+”背景为高校档案馆提供了新的发展思路，在传统方式的基础上探索新的资源共享模式。高校档案馆与图书馆一样，蕴藏着丰富的信息资源，因此彼此之间都有可以学习与借鉴之处。如胥文彬提出，“在‘互联网+’环境下，如雨后春笋般出现的Web2.0、大数据、云计算等新型信息技术的广泛应用，有效弥补了过去高校图书馆资源共享在检索精度、主动性服务和个性化服务等方面的不足，极大地简化了操作流程，提升了服务效率，跨越性地缩短了从用户需求到问题解决之间的操作过程和时间周期”。[3]在“互联网+”背景下，对高校档案馆的数字资源进行有效的整合，构建高校资源数据库，可以突破过去的资源利用瓶颈。通过强大的网络系统和技术手段，可以很容易地将各个高校丰富的资源汇集起来，建立起海量资源库加以综合利用，突破信息壁垒。

“互联网+”仍在飞速发展，今后档案数字资源共享已经成为一个必然的趋势。在“互联网+”背景下，积极探索与实践高校档案馆数字资源共享，正在成为一个越来越重要的课题。