财务共享服务与流程再造应用研究

王涛

【摘要】  证券公司为了应对经济新常态下日益激烈的竞争，纷纷加快金融科技创新的步伐，在此背景下，财务共享服务作为融合科技創新、实现战略突破的切入点和重要支撑，成为解决财务管理问题、提升企业价值的重要方案。文章以ZY证券公司实施的财务共享服务为案例，从财务流程再造的角度进行解析研究，结合证券行业特征，运用最新云计算技术与RPA技术（机器人流程自动化）整合业务系统、财务系统与技术系统，使其财务共享服务科技含量更高且独具特色，对财务流程的优化与再造效果显著，提高了财务管理的自动化、集成化、集约化水平，实现了管理方式转变和财务竞争力提升。

【关键词】  财务共享服务;财务流程再造;云计算;智能核算

【中图分类号】  F232  【文献标识码】  A  【文章编号】  1002-5812（2019）21-0066-05

一、财务共享服务应用的背景和意义

进入新时代，我国资本市场在发展的过程中面临着日益复杂多变的国内外形势，同时随着云计算、大数据、人工智能、区块链等信息技术浪潮的迭起，证券公司融合科技创新手段实现竞争力提升的需求日益迫切，而财务共享服务作为新技术的集中呈现，其现实应用效果已被众多案例广泛证实，成为改善财务管理模式弊端、提升财务竞争力的重要路径。

财务共享服务是通过在一个区域或组织整合人员、流程和技术等核心要素，将具有规模经济属性的资源集中到共享服务中心进行处理，从而实现降低成本、提高服务质量、改善管理效率、促进核心业务发展、整合资源实现战略支撑等目标（Andersen，1997;Lusk，1999;张瑞君，2010）。财务共享服务是实现企业集团内流程标准化和精益化的一种创新手段，也是企业整合财务运作、再造财务流程的一种崭新的制度安排（Fahy，2005）。财务共享服务的本质是流程的共享（Lusk，1999），其实施必须服从流程再造理论的精髓。

随着信息技术的进步和发展，财务共享服务已经不再局限于集中处理财务中标准化、重复性、共有的业务，对财务流程的分解再造呈现出从简单到复杂、从共性到个性、从风险导向到价值导向的变化特征，在这个过程中不仅企业的管理效率实现巨大飞跃，其创新水平及价值创造能力也明显提升，财务工作的核心角色也随之发生变化，基础会计核算越来越多地交由智能化程序处理，管理职责日益重要，对企业的战略转型及发展具有重要作用。在移动互联网和云计算技术应用日渐成熟的背景下，围绕财务共享服务中心构建的信息生态圈在流程优化方面所展现出的作用更加巨大，可以实现更广泛的数据集成，从而引发财务信息化的创新变革，进一步推动企业集团财务流程的再造进程。企业集团如何顺应发展趋势构建适合自身业务特色的财务共享中心，如何运用新技术打破系统壁垒、完善企业财务流程、达到企业内外部资源和数据信息共享的目的，创新和完善企业财务管理模式，降低运营成本，显得日益重要。

作为资本市场重要组成部分的证券公司在快速发展的同时也面临着经济新常态下的诸多新挑战，证券公司具有分支机构数量多、业务流程复杂、人力成本高等特点，使其传统财务管理模式下各业务单元面临财务管理成本高、运营效率低、财务信息质量参差不齐等诸多财务管理问题，对实施流程再造改善财务管理质量有着迫切需求，通过共享服务应用的诸多成功案例证实其可以成为证券公司解决财务管理问题的创新手段。本文通过对ZY证券公司利用云计算与RPA技术等科技手段改造升级的财务共享服务进行研究，侧重从财务流程再造的角度深入剖析，探索财务共享服务对流程再造的积极意义，分析证券公司如何运用信息化手段提升财务管理集成化、集约化、自动化水平，并促进公司实现资源整合，业财融合。

二、财务共享服务实施前财务流程再造设计步骤

在实施财务共享服务前关键是要对各项管理流程进行分解优化并重新设计改造，使其符合财务共享中心的结构特征和运行要求。根据流程再造理论中提到的相关设计步骤，ZY证券公司在实施财务共享服务前对核心财务流程分阶段进行重新优化设计，按照以下步骤逐步展开工作。

首先，对既有财务管理流程进行梳理分析。通过分析梳理现有财务流程，筛选出合适的共享财务流程进行优化再造。通常业务量大、标准化程度较高、频繁重复发生的业务适合采用共享服务，ZY公司主要的财务管理流程中涉及到的不同方面（诸如费用报销、资金管理、结算管理、会计核算等）标准化程度较高，易于在实施财务共享服务前期进行流程设计再造。通过对现有财务流程的优化需求进行充分调研论证，优先分析已筛选出的财务流程并预测实施财务共享的成本效益比等，对既有财务流程进行梳理分析是成功实现流程再造的前提条件。

其次，对梳理选定的标准化程度高的财务流程进行优化设计。经过详细分析之后，公司上下各业务单元根据实际需求及财务共享预期目标对梳理确定的财务流程和管理制度进行优化和再造。标准统一的流程制度是这一阶段成功实施的关键因素，严格按照标准统一的制度和管理要求执行财务流程，进一步提高财务管理效率，逐步向集约化、集成化管理目标迈进。

再次，强化对标准财务流程的全面执行。标准财务流程设计完成之后，利用信息管理系统为载体落实到公司各业务部门，落实到具体执行环节遇到的流程执行与设计的冲突矛盾问题，也可以通过不断反馈解决，最终使得流程更加切合实际管理要求。标准财务流程由设计向实施过渡的过程中产生的管理冲突、人员沟通协调不畅以及信息系统技术漏洞等问题值得关注。标准流程测试与落实的过渡环节，需要确保其他业务的正常有序开展。

经过以上三阶段对财务流程的梳理和优化设计，ZY证券公司制定了标准统一规范的财务管理制度，各业务单元强化执行标准财务流程，财务共享理念深入企业组织文化，从而为下一阶段实施财务共享服务并提高业务财务融合水平夯实了基础。

三、财务共享中心的结构特征与实现功能

（一）财务共享中心的结构特征

在财务共享服务实施过程中，搭建适合公司战略目标和组织结构特征的共享平台是至关重要的一步。ZY证券公司通过对财务共享服务中心构建的不断探索和优化，整个系统架构目前已经相对稳定可靠，可将其分为前台、中台和后台三部分（如图1所示）。前台通过对不同业务系统的链接实现数据集成，后台主要是信息技术对整个共享服务平台的基础支撑，中台则更多由财务系统承担并发挥财务管理作用，利用后台技术支持，对前台数据整理核算分析，实现财务共享作业。

目前ZY证券公司主要的企业管理信息系统是金蝶EAS系统，其财务系统涵盖了主要的财务功能模块，包括总账管理、资金管理、应付应收、资产管理、预算管理等等。财务系统已经实现与营销管理系统、证券交易结算系统和OA系统等内部业务系统对接，并逐步接入商旅平台、税务局系统、银行系统等外部系统，系统平台的云端化确保业务流程能够跨系统运行，对各系统之间的信息进行有效整合，充分发挥各个信息系统的协同效用，实现各业务单元之间数据的共享。

随着移动互联网、云计算、人工智能等新技术的运用以及公司战略的不断调整，ZY证券公司财务共享服务也在不断演进，从最初实施财务集中到后来发展到费用共享、多组织业务审核的共享，现阶段ZY证券公司的财务共享服务的主要亮点特征是全面共享、智能共享与精益共享服务的共存：全面共享，即全业务流程共享，云计算技术的应用大大拓展了系统集成范围，实现财务系统模块与商旅系统、税局系统等内外部业务系统对接，发挥资源优势互补的协同效应，各业务流程之间的壁垒不复存在，系统集成化水平显著提高;智能共享主要体现在以RPA技术为代表的新技术手段的运用，嵌入流程自动化程序可以实现一键式智能核算、智能审核、智能合并报表，另外在银行对账、银行回单智能匹配方面都比以往操作更高效，系统自动化水平显著提高;精益共享主要是通过任务管理与运营管理对任务进行有效分配处理，加强质量管控、信用管理，对存在的问题和客户满意度及时有效反馈，并采取必要整改措施，对各项任务的精细化管理使得系统集约化水平显著提高。

（二）财务共享中心的应用技术功能

财务共享平台后台技术主要由应用技术工具与基础信息技术系统两部分构成，应用技術工具实现的技术功能主要体现在以下几方面：

1.影像管理功能。影像管理系统是财务共享中心的关键技术，其对网络报销的实现具有重要支撑作用，满足“不见单”支付的管理要求。未采用影像管理系统前，ZY证券公司需要业务报销人员将纸质单据传递到分支机构和营业网点的财务部门，存在单据传递时间长、效率低、成本高的问题，采用影像管理系统后，会计单据保管在证券营业部，无需传递纸质单据到财务部门，财务人员只需要完成对影像资料的审核即可，上述问题迎刃而解。

2.条码功能。共享中心引入条码功能作为线上与线下的接口，通过条形码关联并查询所有原始单据信息，成为实物流与电子流的桥梁，融合线上线下业务，解决实物单据与电子单据无法有效关联的问题。

3.智能识别功能。根据ZY公司要求，业务人员需对发票的真实性负责，报销前会对发票进行真伪验证和合规检查，在该功能上线之前，需要先在税务局发票查询系统对增值税发票进行真伪验证，效率较低。智能识别功能开发成功后，通过利用发票云系统“扫码+拍照”功能，接入税务局发票查询系统，实时获取发票信息，高效解决了发票的合规问题。另外，影像管理系统对接发票云系统，又可以实现对增值税发票统一集中管理。

4.网络签批功能。ZY证券公司利用电子签批功能作为网络报销支付功能的内部控制措施，可以有效弥补线下单据审批流程节点无法掌控、处理不及时等问题。通过上线网络签批功能，ZY证券公司业务流程不断优化，操作步骤得以精简，审批环境限制性减弱，审批程序前移，支付效率提升。网络签批功能的安全性已经被研究论证，具有可追溯、强认证、防篡改的特性，能固化审批机制，完善内部控制流程。

5.银企直连功能。公司通过协议与银行实现直连，与企业财务系统紧密集成，支撑了资金业务迅捷处理。证券交易资金可以实现在客户、证券公司、证券交易所、证券登记结算公司、银行之间的高效流通，日常费用报销在网报流程结束即可实现实时划款，审单功能前置，省去了资金出纳岗划款前的账户核对工作流程。

6.云计算技术。财务共享中心运用云计算技术、网络加速技术、内存缓存技术等，极大提升了系统性能，保障操作的可靠性。财务共享系统可以承载多组织节点同时在线顺利流畅操作，各业务系统协同性提高，电子档案传递及调阅速度快，效率高，并突破了存储空间局限性的问题，使得各系统集成更加广泛。

7.RPA技术（机器人流程自动化技术）。RPA技术是通过基于计算机程序设计以及编码规则的软件来将手工活动进行自动化处理的一种技术，具有处理高度可重复性任务、规则明确、模拟人工操作等特征。通过内置流程自动化程序，共享服务基本实现智能审单、智能付款、智能核算以及自动付款的功能。

ZY证券公司通过流程调整、功能优化和系统整合，在原有系统和功能基础上，加强对相关新技术工具的运用，构建了集财务业务技术为一体的财务共享信息系统平台。

四、财务共享服务对财务流程再造的典型应用

财务共享中心基本架构与各项功能有效协同组合，为财务流程的优化再造提供了重要支撑，ZY证券公司结合本行业与自身经营特征对财务流程各个方面都进行了整合优化。

（一）网络报销

网络报销是财务共享服务为财务流程再造实现的的重要成果之一，是财务流程的重新设计与优化，员工网络费用报销可以避免因为纸质单据传递带来的弊端而影响业务开展积极性，财务人员审核单据、凭证整理等基础工作量大大减轻，财务效率得以提高，财务核查风险得以降低。

ZY证券公司财务共享服务通过端口集成发票云系统、影像系统、网络报销系统、银企互联与会计核算系统，实现报销流程的升级再造，具体网络报销流程：员工首先在网络报销系统中提交事前费用申请，业务领导审批通过后开展具体业务，业务完成取得相应发票等原始单据;然后通过发票云系统完成发票扫描或拍照上传，发票云查验通过的发票会同步到网络报销系统，发票真实性得以保证;员工上传完成其他单据之后，业务领导进行审批，财务人员对影像资料完成审核，审核通过后利用系统与银行之间的端口完成实时或定时付款;付款完成系统推送记账凭证到会计核算系统，实现智能会计核算，同时银行电子回单会智能匹配到每一笔付款凭证（如图2所示）。

以上是关于无纸化网络报销的主要流程，同时在现行会计制度下纸质单据还是应当妥善保管的必要证据，条形码作为唯一关键识别标记成为电子单据与纸质单据间关联关系的纽带。员工提交网报后生成唯一关键识别条形码，通过打印含条形码的封面，与实物单据一起存放在营业部，以便备查，无需交由财务保管。电子单据如需补充，可通过扫描实物单据上传影像系统，系统自动识别条形码，对扫描影像自动分组匹配到相应的网报单据。

员工通过网报系统上传影像单据代替纸质单据，有关领导通过查看影像单据审批费用报销，财务通过查看影像完成审核，从而实现整个报销流程的高效处理，减少纸质票据打印、整理、邮寄等繁杂工作。财务共享服务的实施对费用报销流程的技术改造具有质的变革，彻底改变了传统实物报销流程，解决了传统报销方式下在单据传递和档案整理过程中的风险和合规问题，实现了电子流、数据流、实物流的融合。

（二）智能核算

智能核算，利用后台任务调度，定义单据审核通过后，自动生成凭证，定时记账、结账。对单据审核后的任务，实现了智能化的“打包处理”，大幅提高凭证自动化程度。证券公司经纪业务交易具有数据量大、流程标准化程度高的特点，技术和结算人员通过配合协作对结算交易数据包进行智能化处理，按记账规则自动生成记账凭证，该业务基本实现会计核算无人化，只需要少量技术人员对交易数据包的操作维护，就可以准确实现数百家营业部海量交易数据的会计核算，大大节省了人工进行账务处理核算的时间和成本。通过共享平台实现财务系统与证券交易系统的集成实现交易数据集中处理，依赖于业务系统的安全性，其经纪业务会计核算信息也具有高度可靠性的特征。

对于非经纪业务的日常会计核算，支持记账憑证的“一键操作”处理，财务共享系统通过端口与内外部业务系统相关联，无论是工资发放、纳税申报还是费用计提等标准化业务流程都可以通过预置程序和不同个性化核算方案实现自动会计核算的操作，避免人为操作失误造成的错漏行为，提高记账处理效率和质量。

（三）资金管理

ZY证券公司总部对资金进行集中统一管理，各营业部对资金的使用根据不同的业务类型按照不同标准规范流程设计。对经纪业务中的客户资金与自营业务中的自有资金两类不同性质的资金严格分离，确保客户资金的安全性，防止损害客户利益的行为发生。之前在一级法人清算模式的证券交易结算制度下，交易资金在客户、证券公司总部、证券公司营业部、证券交易所、证券登记结算公司、受托银行等六个参与主体间流动，随着财务共享服务水平的提高，其证券交易结算流程发生变化，资金集中到总部统一管理，各营业部网点不再涉及交易资金的流动，甚至规模比较小的营业网点可以不再设置自有资金账户，只保留小额零星备用资金，利用网报系统负责日常的费用报销。通过资金管理系统优化和流程再造，ZY证券公司资金使用效率有很大提升，资金流动的安全性得以保障，营业网点违规使用资金的风险降到最小化。

（四）电子回单管理

网上银行虽然在一定程度上满足了客户打印银行回单的需求，却存在以下弊端：一方面，电子回单信息与业务系统、总账系统无关联，需要人工核对匹配进行归档，耗时耗力且容易出现错漏。另一方面，网上银行的数据只能反映某一家银行的一个银行账户数据，无法跨银行、多账号进行下载与打印。

ZY证券公司财务共享系统电子回单模块通过端口与银行关联，实现自动下载、自动存储、自动清分匹配。利用查询功能可以查询总部以及各营业部在不同银行的各类资金收支明细，并可实现电子回单与相应核算凭证的自动匹配，通过加盖银行电子印鉴章，电子回单真实性及可认证性得以保证。整理回单这项人工操作环节直接取消，从而节约了财务人员大量时间和成本，也避免了人工匹配回单造成的差错和遗漏。

（五）电子档案管理

传统的纸质会计档案管理模式具有诸多弊端，保管时间长、占用空间大，而且打印整理粘贴会计原始凭证的效率被普遍诟病。财务共享服务模式下的会计档案管理采用的是纸质和电子会计档案的双重载体形式，并在条件成熟时逐步向单纯电子会计档案管理形式过渡。通过影像管理系统，公司总部及各营业部将各类数据信息上传存储至云端，减少了纸质会计档案的数量和人工整理时间。另外，影像管理系统可以对电子档案自动分类管理，各营业部将原始单据扫描上传后，系统会根据每份原始单据对应的条形码自动与记账凭证进行匹配，大大提高后期会计档案的管理效率。

会计档案存储形式电子化，档案资料易调取、易分类归档、不易损坏疏漏，财务管理规范化水平得以提高，从而能进一步丰富审计稽核手段并节约审计成本。

（六）税务管理

通过构建税务管理平台，接入税控系统、发票查询系统、税务局纳税申报系统等，融合内外部税务系统，实现准确自动算税、纳税申报及税金扣缴，提升涉税事务处理效率，充分利用税务处理系统的数据，降低错漏频率，基于税务法规要求，监控对比纳税情况，建立税务风险监控体系业务事前、事中和事后监控，配合公司目标降低税务风险（如下页图3所示）。

（七）智能财务分析与预算管理

通过预置各类分析模型，根据企业个性化需求进行配置，将财务系统、业务系统、证券市场数据整合，生成不同维度的管理报表，利用大数据分析技术对不同报表进行数据挖掘和智能分析，为不同层级使用者提供更加及时、实用、可视化的报表数据，快速洞察市场变化与公司经营状况，支持高效决策，避免财务数据“过去时”的尴尬。

ZY证券公司基于全面预算理念，强化全员全过程的预算管理，利用预算管理模块，实现公司预算管理与营销管理系统的全面协同，通过与业务数据的集成管理，使得公司能够实现事前、事中、事后全流程预算管控，形成“预算制定-预算执行-预算监督-业绩考核”的管理闭环。

综上分析，ZY证券公司的财务共享服务一方面实现自动化的应用，自动识别审核、智能核算、智能分析，并引入电子发票、电子回单、电子档案等电子化手段使财务系统逐步向自动化、智能化的阶段过渡;另一方面系统集成化水平提高，业务系统之间的壁垒逐步打通，对公司内外部的业务和财务数据进行整合和集成处理;再一方面财务流程中间环节不断精简，将企业管理制度与流程内置于系统，减少不必要的人工干预，缩减人工处理时间，财务工作更加高效。

五、财务共享服务模式下财务流程再造的应用成效

（一）有效降低财务管理风险，加强集团管控力

ZY证券公司利用共享服务加强对各项业务规范管理，制定各项符合信息化条件下的内部控制管理制度，对各项财务数据和财务管理活动进行实时全流程监控，从内控设计与运行两方面对公司财务管理流程的安全可靠性加以保障，有效防范各类风险的发生，集团总部的管控力不断强化。

（二）有效降低财务管理成本，提高财务管理效率

ZY证券公司共享服务模式下，依靠系统自动化程序对标准化流程化基础会计核算业务进行批量处理，传统基础会计工作逐步被替代，财务人员编制不断被压缩，有效降低人力资源成本，提高业务的整体处理效率。另外，总部的资金管理权实现集中，对各分支机构和营业部门的资金实行统一运营、集中管理，提高资金的使用效率和市场议价能力。

（三）有效保障财务数据真实性，提高财务信息质量

將统一规范的财务规则嵌入财务共享系统中，实时监控系统业务处理，减少人为操作失误带来的风险，信息数据的可实时获取，解决了传统会计信息系统模式下数据获取时效性差的问题，数据的自动归集保证了财务信息的真实性和可靠性，从而提高公司整体财务信息质量，为决策者决策提供可靠的保障。

（四）有效整合数据资源，提高公司业财融合水平

云计算技术的运用拓展了数据集成的外延，各业务系统之间可以架起高效运行的桥梁，业务数据整合效率提升，为大数据分析奠定基础，特别是各分支机构基础会计核算集中统一处理后，部分财务管理人员角色职能开始转型，积极参与到数据分析工作上来，深度参与业务的运营管理，充分发挥财务业务的协同效应，使财务与业务联系更加密切，对市场变化的反应更敏捷。

六、总结与展望

ZY证券公司实施的财务共享服务，经历了从最初的财务集中到费用共享、多组织业务审核的共享，再到现在全面共享、智能共享与精益共享的发展阶段，财务管理流程的优化再造效果显著，财务竞争力不断提高，对于证券公司创新发展方式，提高核心竞争力产生重要影响。

在数字化智能化发展的趋势下，财务共享服务已经不仅仅局限于对财务简单、重复、标准化的流程进行处理，逐步向支持灵活性、可扩展性的高价值财务流程工作进阶，促使财务管理由“核算型”向“管控型”“服务型”“价值创造型”转变，对证券公司实现线上线下资源整合、业财融合具有越来越强的支撑作用。

与此同时，财务共享服务智能化水平的提高，对普通财会人员的职业发展会带来重大影响，传统财务工作开始逐渐被财务机器人所替代，在这种形势下财会人员需要不断提升业务能力，提高业财融合和价值创造水平，实现财务管理转型升级。J

【主要参考文献】

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