大数据背景下人事档案信息化建设策略研究

党冰

摘 要：大数据发展背景下的人事档案管理获得了前所未有的发展机遇，人事档案信息化建设应顺应时代潮流，加强人事档案管理信息化建设，加快现代化人事档案管理体系的进程，对过去的人事档案管理工作进行改革与创新，不断提高人事档案管理的工作效率是人事档案今后发展的必然趋势。本文以大数据背景下的人事档案管理信息化建设为主要对象，对人事档案信息化进行相关的叙述，重点阐述当前人事档案信息化建设过程中存在的不足之处，并针对人事档案信息化建设过程中存在的不足之处提出相应对策，希望能够加速人事档案管理信息化建设，促进我国人事档案管理的整体水平。

关键词：大数据时代；人事档案信息化；建设方案

一、人事档案信息化建设的相关介绍

（一）建设的必要性

在大数据时代的背景下，人事档案信息化的建设工作刻不容缓，企业要绝对契合大数据时代的信息化建设理念，利用大数据时代的新兴科技，全面推进新兴科技与人事档案管理的进程，建设现代化的人事档案管理，对人事档案进行信息化建设逐步提高档案管理效率与管理质量。

首先是有助于转变服务思想。过去的人事档案管理的服务思想大多停留在将人事档案管理当成一项普通业务，并没有把人事档案管理与其他管理工作区分开来，服务模式较为被动，缺乏积极性，消极的服务态度不易提高管理质量与管理水平。随着经济建设不断加快，人们对人事档案管理工作有了更高的需求，信息化建设才是人事档案的必然选择，信息化建设是挣脱传统服务思想的束缚，更是打破了服务被动的僵局的绝佳契机，被动转主动，服务思想转变为“以客户为中心”，针对性的服务模式更能满足客户的需求。

其次是有利于信息服务内容的丰富。大数据时代的发展背景下，数据“大爆炸”的发展趋势让数据总量快速增长，传统的人事档案管理模式难以满足数据快速增长的需求，数据不能及时处理、整合、归类，就很容易造成数据混乱等问题，而人事档案管理信息化建设则可以更好的规避这些问题，还可以利用数据的快速增长为人事档案服务增添了许多丰富的资料、资源，突破了原先人事档案管理的工作局限，大量的档案信息资源让人事档案管理工作更有选择性，这为人事档案管理提供了大量的数据支持。

最后是有利于服务方式的完善与创新。过去的人事档案服务模式倾向于被动，很少有管理人员会主动向客户提供服务，提供的服务模式也较为单一，大多数情况下的服务方式仅限于客户提出查档的要求，相关部门提供相应的资源、资料供给用户参考，传统人事档案管理一般是采用纸质档案，需要很大的占地面积，纸质档案难以保存，搜索工作困难还会在一定程度上降低人事档案的服务效率。构建人事档案信息化，在传统服务方式的基础上开辟新型服务方式，利用现代化技术在提高服务水平与服务质量的同时，提升客户对人事档案服务的满意度。

（二）建设信息化的重要意义

随着科技的不断进步，当前我国国民的生活节奏已经明显加快，经济水平也在不断的提升，传统人事档案已经难以满足当前经济发展的需求，同时伴有的是“信息大爆炸”，日新月异的信息数量让传统认识档案管理已经渐显齿轮，传统人事档案管理工作多是采用纸质档案入档，占地面积大、搜索资料麻烦，还难以保存、易损坏，天气、环境、空气湿度等都会对纸质档案造成严重的损坏，面对种种变化与存在的不足之处，唯有将人事档案信息化，才是最好的解决途径。

当前全世界正处于大数据时代的发展背景下，信息“大爆炸”的发展模式对于人事档案管理而言是机遇也是挑战，挑战是因为前所未有的信息数量让人事档案管理工作并不轻松，机遇则是计算机网络技术为人事档案管理开辟了新型的管理模式。在大数据的发展背景下，人事档案进行信息化建设是当前的主要发展目标，人事档案管理工作应不断更新人事档案管理理念，优化建设手段与建设策略，确保人事档案信息化建设能够满足当前经济发展的需要，搶抓机遇，在大数据发展带来的新形势下，提高我国人事档案管理的整体水准。

二、建设人事档案信息化过程中存在的不足之处

（一）管理人员的专业素养有待提高

管理人员是人事档案的重要组成部分，管理人员驱动着人事档案信息化建设工作。人事档案信息化的建设工作要求管理人员要掌握档案管理的基本内容与管理手段，还要求管理人员务必要有相关的计算机网络技术，但现实生活中普遍存在档案管理人员并没有熟练应用计算机网络技术的能力，虽然具备一定的操作技能，但计算机网络技术的应用还是处于基础层次，有时会发生不能精准、快速的完成信息筛选、录入的情况，这都是管理人员的计算机网络技术水平不高导致的，计算机网络技术的操作水平不高，将阻碍人事档案信息化的建设。

（二）建设过程中存在安全风险

管理的过程中或多或少都存在着安全风险，人事档案管理中的安全风险是难以避免的，与安全风险相应的风险损失也是需要人事档案管理承担的。人事档案管理过程中会发生许多安全风险，安全风险的概率与波及程度是难以预测的，较为常见的安全风险就是信息泄露，泄露的信息如果被不法分子掌握并加以利用，则会为客户带来难以预计的损失，例如利用诈骗、贷款等方式，增加客户经济损失的几率。目前，人事档案管理人员普遍存在对安全风险认知不够的情况，很难完全规避安全风险，这让不法分子更加肆无忌惮，有机可乘。

（三）缺乏完善的管理规范

《档案法》与《全国档案系统信息化建设实施纲要》等制度是当前我国主要的人事档案管理制度，虽然这些档案管理实施准则已经颁布了有一段时间，但还是很多准则并没有落实到位，有“徒有其表”的嫌疑，准则落实过程中存在着许多问题，也缺乏相关的管理规范可供给参考、更正，多数的企业内部并没有一套完整的管理体系，管理规范不够完善，具体的实施细则并没有明确到位，导致信息化建设工作停滞不前。

三、针对不足之处提出的有效建议

（一）提高管理人员的专业素质

管理人员是人事档案信息化建設的主要能动力，管理人员对数据整体分析能力直接影响人事档案信息化建设的成果，因此要提高管理人员综合素质。针对现下发展情况而言，有部分管理人员缺乏专业的计算机网络技术能力，利用计算机网络技术进行人事档案信息化建设还仅仅是停留在表面阶段，针对这种情况，相关部门要做好培训工作，加强对管理人员的培训力度，提高管理人员的计算机网络技术的整体操作水平，强化管理人员业务水平。

（二）做好安全风险预防工作

人事档案管理过程中的安全风险几乎是无可避免的，不法分子利用“木马病毒”等侵害管理系统，稍不留神就会导致信息泄露，最终造成难以预估的后果。虽然这种安全风险难以避免，但管理人员还是可以运用一定的手段加以控制，首要任务就是做好预防工作，人事档案使用的网络最好是不面向群众开放的独立网络，要对独立网络进行加密工作，做好防火窗，避免“木马病毒”的入侵，系统升级一定要勤快，增强人事档案信息化的安全管理工作，严格控制访问权限，还要重视对人事档案管理系统的定期维护，定期核实数据的可靠性，培养管理人员定期更新的意识，最大程度上趋避安全风险，确保信息的安全与完整。

（三）对相关的管理规范进行完善

人事档案管理工作务必严格按照国家制度标准执行，管理制度可以从企业的实际情况出发，结合企业当前的发展方向进行更改、制定，摸索出最适合建设人事档案信息化的管理体系。相关管理部门要确保管理体系的完整度，利用管理体系规范管理人员的行为举止，还要核实管理体系的相关准则是否落到实处，检查人员要应对人事档案信息化建设工作实施定期抽查，从多方面着手，保证管理体系的完善性与可实施性，确保管理准则符合企业人事档案信息化建设的要求，给予有效意见，全面促进人事档案信息化的建设进程。

四、小结与展望

大数据时代的发展背景下，各行各业都在密切关注着信息化建设的进程，可以说在大数据时代的发展背景下进行信息化建设，是各行各业未来的主要发展目标，也是推动经济与社会发展的必然趋势。人事档案管理要重点着眼于当前的发展现状，并对当前的发展现状进行深入的解剖工作，全面分析人事档案管理在发展过程中的优势与不足之处，优化具体思路，建设优质的人事档案信息化成果，改革策略并将策略落实到位，争取早日完成大数据背景下的人事档案管理信息化建设工作。

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