档案安全管理的强化措施分析

张悦

摘 要：加强档案的安全管理是管理工作中至关重要的一项工作，尤其是随着互联网的普及，当前社会已完全迎来了信息化时代。档案电子化管理在给人们日常生活和工作提供便利的同时，也为档案安全管理工作带来了巨大挑战。为了进一步提升档案管理的安全性，本文通过三个方面进行阐述，即管理工作者、管理制度以及管理技术，通过这三个方面加强档案安全管理措施。

关键词：档案管理;档案安全;管理措施

档案管理是指档案馆或立档单位对馆藏档案的信息内容进行保护，保证信息的安全性，避免重要信息受到外界的各方面侵害，是一项具有现实意义的工作项目，能有效延长档案的寿命，保证档案的安全。随着时代的飞速发展，科学技术也在不断进步，当前我国已逐步进入信息化时代。在当今档案管理工作中，想要有效保证档案的安全，要利用现代化科学技术，采用电子档案管理措施。但是，当前网络安全具有一定的威胁性，为了避免信息泄露、丢失等问题，加强电子档案管理措施是亟需解决的问题。另外，档案管理相关工作人员要充分意识到档案管理的重要性，保证档案的信息安全不仅关系到个人的利益，对企业甚至国家也有着重要意义，因此提高档案管理的安全性，是档案管理工作中面临的巨大挑战。

一、档案安全管理现状

（一）相关管理人员未充分意识到档案管理的重要性

档案管理相关部门对档案进行具有安全性的保护措施是其应尽的职责和义务。当前，各单位、企业等也对档案管理工作制定了明确的规章制度，但是由于相关管理人员没有充分意识到档案管理的重要性，导致在实际工作中，没有落实相关规章制度。在管理工作中还存在诸多问题，由于相关管理人员的责任意识薄弱，导致档案信息出现丢失、外泄、损坏等现象，严重会导致有心之人钻空子，对信息的安全造成了严重威胁[1]。由于管理人员的安全意识不足，导致档案管理工作出现极大的纰漏，因此，加强档案管理人员的管理意识，培养管理人员责任心是档案安全管理工作中的当务之急。

（二）档案安全管理制度不完善

档案安全管理工作应严格按照我国出台的各项法律法规执行，找到适合企业发展的档案安全管理方式，通过制定健全的档案安全管理制度对档案进行保管，并根据相关规章制度及时对档案进行调取和利用[2]。但是，当前部分企业或单位，对档案管理工作没有高度重视，相关管理制度尚不完善，对于电子档案的异地备份和制度没有相关规范内容，对于同企业不同公司和部门之间没有建立相关的信息联网，不能及时对档案进行利用和调取，在管理工作中具有较高的风险。

（三）档案安全管理手段落后

在信息化时代的全新形势下，针对档案安全方面的管理工作不仅要依靠管理人员，还要利用先进的管理技术。针对纸质档案，可利用先进的科学技术在档案室的中设立自动门禁管理，自动门禁具有防火、防盗等优势。但是当前这种自动门禁管理技术还没有在企业中得到普及，而对于电子档案的安全管理工作，电子档案依赖于互联网，想要有效保证电子档案的安全性，要建立大规模的拦截系统和风险检测系统[3]。然而，当前大部分企业在发展过程中只利用电子技术对档案进行管理，没有重视电子档案管理的安全性，因此，加剧了档案安全管理工作中的隐患问题。

二、加强档案安全管理措施

有效提升档案管理的安全性，严格按照相关规章制度管理，加强安全防范意识，提升档案安全管理效率。针对档案安全管理工作中存在的问题，要采取相关管理措施进行有效控制，具体可从以下几个方面进行。

（一）培养管理人员档案安全管理责任意识

为了有效提升档案安全管理效率，保证档案具有安全性，需要企业充分意识到档案安全管理的重要性，在单位开展“档案安全管理培训”等内容的教育，组织全体管理人员参与其中，通过培训大力宣传和教育档案安全管理对企业发展的重要性，从而提高管理人员的安全意识和责任意识。另外，要建立完整的档案安全管理责任制度，通过奖罚方式使档案安全管理工作与绩效相融合，提高管理人员的工作积极性。在档案管理工作出现任何纰漏时，能做到有据可依[4]。与此同时，还要对管理人员普及《档案法》和《保密法》等相关法律法规，强化管理人员的安全意识和责任意识，规范档案安全管理工作，在企业内部制定档案安全管理相关规章制度时，要结合企业的发展模式和实际情况，让管理人员参与其中，以提高管理人员对档案安全管理工作的积极性。

（二）制定健全的档案安全管理制度

第一，通过宣传、推广等方式，积极推动档案安全管理相关法律法规的出台，通过制定健全的档案安全管理制度，对档案的调取和利用进行良好管理，从而保证档案具有安全性。第二，对纸质档案进行严格的管理，按照相关规章制度严格执行，在对纸质档案进行利用和借阅的过程中，要对审批制度进行审查，借档和归档时，要对纸质档案中的所有内容进行审核，确保无漏页、缺页等现象，对借阅人的相关信息也要进行全面掌握。例如：各项借阅手续、公章等，全部核实完毕才可将档案进行交接。另外，针对电子档案易出现泄露、丢失等现象，要建立网络安全保护系统，充分利用电子计算机的优势，对电子档案进行加密管理，通过制定安全的防范系统对电子档案进行网络监管。第三，对于档案管理在借阅过程中出现泄露的问题，要制定健全的管理制度，加强防火墙设计，强化安全管理系统的设计，对内部加密电脑加强管理，有效降低档案外泄事故的发生概率。

（三）规范用档环境，加强档案保密措施

档案安全管理相关部门的责任和义务是将档案进行有效的管理，保证其安全性和真实性，为了提高档案安全管理效率，要制定相关的档案管理规章制度，并在管理工作中严格落实。想要档案管理具有安全性，不能只从管理人员和规章制度两个方向入手，还要充分考虑用档环境是否具有安全性。在企业内部要形成良好的用檔环境，根据明确的规章制度对用档环境进行约束，即在特定时间内可进行档案调取，或在特定时间内可对纸质档案或电子档案进行借阅。通过明确的规章制度，规范档案的调取环境，从而有效降低档案泄露等现象的发生。随着科学技术的发展，许多高科技保密手段可运用到档案管理工作中，对于电子档案的管理具有重要意义。此外，还需要培养专业的技术人员，从而进一步确保档案管理的安全性[5]。

（四）加强电子档案异质备份

电子档案的安全管理工作与其他档案管理工作不同，应对电子档案进行异质备份，将电子档案的具体内容转换为其他方式进行保存，避免电子档案在发生意外情况时没有备份。为了确保电子档案的原件具有安全性，在管理工作中，要对电子档案的原件进行复制，在企业单位等需要调取电子档案时，可选择提供复印件，确保原件具有安全性，同时能延长电子档案原件的使用寿命[6]。

（五）提高档案馆设备安全

档案馆在内部构造中普遍具有线路较多、设施复杂等特点，并且档案馆在使用过程中时间过于集中，会对电量负荷造成一定的压力。所以，在建立档案馆时，要充分考虑这些因素，将管内的设备摆放和线路布局进行合理规划。档案馆在运营过程中，要定期对管内的设施和线路进行排查，需要在管内安装自动报警系统和喷淋系统等，避免由于管内线路老化引起的火灾。另外，要根据相关规章制度严格落实档案安全管理工作中的每一个流程，要科学合理的使用管内设备，切忌不能违章用电，造成电路短路现象，加强管内设备的维护检修工作，及时发现设备存在的异常情况和故障情况，及时采取相关措施进行控制，保证设备正常运行，提高档案安全管理效率。与此同时，要注意档案馆内悬挂的各种物件，要时刻检查是否出现松动情况，以免物件掉落损坏档案。

三、结语

综上所述，档案安全管理工作是档案管理工作中至关重要的一项内容，需要充分意识到档案安全管理工作的重要性，通过制定完善的管理制度，优化管理模式，培养管理人员责任意识和工作积极性，规范用档环境，加强档案保密措施，提高电子档案异质备份和档案馆设备安全等方式，严格落实档案安全管理工作中的每一项工作内容，确保档案在管理工作中具有安全性和真实性[7]。

参考文献：

[1]王静.加强档案的安全管理[J].神州，2017（10）：260.

[2]文顺玉.加强档案管理保证档案安全[J].水利天地，2017（2）：8-9.

[3]解文紅.加强高校档案管理的措施研究[J].黑龙江档案，2018（3）：93.

[4]陈艳茹.加强人事档案管理的措施研究[J].中国管理信息化，2016（12）：204.

[5]罗芳，谢钰荣.电子档案安全管理措施的研究[J].兰台世界，2017（14）：78-79.

[6]吴学敏.加强城建档案管理的措施研究[J].青年时代，2016（9）：245.

[7]宋岗.论加强档案的安全管理[J].纳税，2018，12（27）：255.