谈如何加强火电施工企业的档案收集工作

董丽

摘    要：收集是档案工作的基础，电力企业档案的收集工作存在很多困难，本文就电力企业档案特点，从档案意识、档案制度、档案载体及信息化等方面论述了如何加强档案的收集工作。

关键词：电力企业 ;档案管理 ;收集工作

1  引言

档案是企业在各项活动中形成的有保存利用价值的历史记录，是企业的信息资源，是企业生产建设、经营管理的基础，是一个企业的重要组成部分，在企业现代化进程中起着重要的保障作用。企业要创新、要发展都离不开档案。要体现档案价值，充分发挥档案信息资料的作，就要做好档案的收集工作，因为收集是档案工作的基础。重视和做好档案的收集工作对推动电力施工企业的档案管理工作，提高企业的管理水平具有重要的意义。齐全完整的档案材料是档案信息开发利用的先决条件。

火电施工企业因工作性质的不同，档案的收集有着自己。火电施工企业点多、面广、战线长，这就为档案的收集带来了困难。尤其是工程档案的收集工作难度更大，一是施工地点分散，二是技术人员流动性大，往往一个工程刚刚结束就被调往另一个工程项目部。这就决定了如果收集不及时，就会因人员的流动而造成档案资料的流失。而工程档案对于施工企业来说，无疑是一种无形资产和富贵财富，作为档案人员必须付出更多的努力来保证资料的完整性、准确性和系统性。要做好收集工作，首先要做好如下工作。

2  加大档案的宣传管理力度，提高领导的档案意识

我们要从国家发布的有关档案的法律法规入手，加强对这  些规章制度的宣传，自上而下，增强企业的全员档案意识。档案人员应深入一线，指导项目部档案人员平时的档案工作。针对施工企业点多分散的特点，加强组织对企业档案人员的档案业务培训。企业领导人要从人力、物力、财力各方面全力支持企业的档案工作。对档案实行统一领导，分级管理，建立公司的档案网络体系，设立专职档案员和项目部的兼职档案员，持证上岗，由兼职档案员负责平时项目的文件资料收集工作。

3  建立健全档案制度，使档案收集工作规范化、标准化

建立一套完善的企业档案管理制度，施工企业应该根据国家有关档案的法律法规，结合本单位的实际情况，制定适合本单位的有关档案制度，对档案收集工作方面的归档范围、归档时间、归档要求、归档原则等作详细的说明，从而使档案收集工作有章可循，逐步走上规范化、制度化的轨道。将档案的形成、收集、积累写入各部室的管理制度中，纳入工作计划和目标管理，纳入有关人员的职责范围;同时结合具体的岗位制定相应的归档范围，让每个工作人员都清楚哪些资料应收集归档及怎样收集，提高他们对档案的了解，积极配合档案室将生产过程中形成的各类资料收集完整。

施工企业尤其应该在工程建设的归档范围方面制订详细的规章制度。在工程档案方面，一个工程竣工后应及时把竣工的工程档案移交给综合档案室。

4  加强对不同类别档案的收集工作

长期以来，火电施工企业普遍存在着档案收集不全，齐全率、完整率达不到标准，工程档案整理混乱等现象，这种现象的存在直接影响日后的提供利用，因此要做好各类档案的收集工作。

4.1  文书档案的收集

施工企业文书档案的收集，多数只是注重公司的收发文件（即红头文件） ，而没有注重企业在各项施工活动中形成的各类非红头文件。如：某些经济合同、工伤协议 、统计报表、工作总结、会议材料、法律证书等材料，这些材料是文书档案中万万不能缺少的内容， 但实际工作中，有时这材料确实归档不全，影响利用，甚至会为企业造成经济损失。究其原因多数是因形成部门工作人员归档意识不强造成的。因此档案部门要特别做好这些材料形成部门的档案指导工作，做到按时归档。

4.2  科技档案的收集

火电施工企业科技档案收集的难点是基建档案和工程档案，火电施工企业整日忙于施工而忽略了基建档案（基地建设档案）的归档工作，基建项目完成后，除向城建档案馆移交档案之外，剩下什么，就向公司档案室交点什么，材料短缺、整理混乱，为日后的查找利用带来困难，为楼房维修等工作带来了很多麻烦。

工程档案是指在工程建设全过程中直接形成的与建设工程各项活动有关的对国家、对社会和单位有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。工程档案具有如下特点：数量大、种类多、价值高。是施工企业最为重要的一部分档案，档案管理人员应根据工程档案的特点，直接参与整个工程建设全过程的监督、检查和指导工作，确保工程档案的完整、准确、系统、規范，做好工程档案的收集工作要从以下几个方面入手：（1）档案业务指导人员应及时了解工程建设项目的计划、规模、性质、进度等，并且经常与工程资料员保持联系，使得档案的跟踪收集工作从工程立项开始与工程同步进行。（2）做好工程建设阶段的文件材料管理工作工程档案收集工作与工程进度同步进行。档案人员经常深入到施工现场指导检查资料员资料管理工作，确保档案资料整理符合标准。（3）做好工程验收阶段的档案管理工作。档案工作人员深入到施工现场一线，反复调查研究，并结合档案员多年实际工作经验，编制出施工企业工程档案管理标准，并且细化到条目，新工程开工，档案室就针对此项工程将需要归档的范围及要求下发到施工项目部，为项目部资料归档工作指明方向。

针对施工企业的特点，采取多种收集手段。一般设备档案的利用者大多是技术人员，而档案的归档者大多也是技术人员，在平时的收集工作中常遇到的收集与利用的矛盾是，往往设备开箱后，我们要将开箱资料收集归档，而技术人员也要利用这些资料来指导施工工作，对此我们采用的方法是：一方面耐心对技术人员宣传文件资料归档的意义，同时迅速地将收集到的文件资料登记造册，在第一时间通知技术人员到档案室查找利用。对于使用特别频繁的资料，我们提供资料复印件以供利用，这样既保证了文件资料的收集，又满足了技术人员的需要。

5  加强对各种不同载体、介质档案的收集工作

各种不同载体的档案如照片、光盘、音像制品等有着纸质档案无可取代的优点，它们能直观地反映工程的完成情况。因此，我们在收集档案时，对于特殊材质的档案也不能轻视，要一视同仁。在收集此类档案时，要注明这些档案反映的时间，工程、地点。在施工企业中，往往一个工程完工后，把照片等档案一并移交给档案室，因没有说明内容，增加了档案人员的工作难度，这些都是必须杜绝的。随着时代的进步，这些特殊载体的档案越来越发挥着重要的作用，我们应该注意这些种类档案的收集工作。

6  加强网络化管理

建立一套行之有效的档案管理网络，在各相关部门确定兼职档员，这些兼职档案员就如同档案工作人员的左膀右臂，负责收集本部门的归档资料。如一些大型施工设备运到工地后，随机资料便由设备科的兼职档案员收集;公司举办的大型庆典活动、上级领导来公司检查指导等大事、要事的图片、照片，宣传科的兼职档案员负责收集整理：每当工程分部施工结束后，生产部兼职档案员就将这些分部施工技术资料收集上来;正是有这样一个完善的档案管理网络，才能有效保证归档资料的完整率与可利用率。

总之，在档案管理工作中，一定要做好收集工作，因为收集是基础，只有抓好收集工作，才能确保档案的完整性、系统性，才能从根本上保证档案的质量，才发挥档案应有的作用。

参考文献：

[1] 佚名.国有施工企业工程项目档案收集归档问题及对策探讨[J].陕西档案，2018（4）：34～35.

[2] 佚名.关于施工企业工程项目档案收集归档过程中存在的问题与对策研究[J].建材与装饰，2018（34）：182～183.