现阶段学校档案管理工作面临的问题与对策

陈宝锋

摘 要：近几年来，我国教育事业在不断的改革和发展，各个方面都取得了很大的成功，教育质量也在逐步上升。教育领域的发展离不开每一所学校的有效管理，对于学校来说，档案管理工作非常重要。因为一个学校的档案包含着非常多有价值的信息，与学生的学习、学校的发展等息息相关，科学合理的档案管理工作可以提高学校各个工作进行的效率质量，同时还可以提高学校的科学教研质量，帮助学校进行招生工作等。但是一旦学校档案管理工作存在问题，就会严重影响到学校工作的进行，使得大量有价值的资料不能及时被找到，影响学校发展的进程。因此我们要增加对学校档案管理工作的关注度，尽可能的将存在的问题进行解决。本文通过对现阶段学校档案管理工作中存在的问题进行详细解析，探讨出科学合理的档案管理工作措施。

关键词：学校;档案管理;解决措施

中图分类号：G472.4 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2019）20-0255-02

1 学校档案管理工作的主要意义和作用

1.1 档案管理工作的意义

学校的方案管理工作设计范围较为广泛，里面涵盖着有关学校所有的具有一定价值的信息，例如学校的招生信息、教学方面的信息、科研水平、学生学籍信息以及学生成绩等。这些信息的内容对于学校正常运行非常重要，是保障学校不断发展的基础条件。因此需要对这些档案进行科学有效的管理，这样在对档案进行提取时，可以很好地节省时间，提高档案提取的效率，还能很好的避免重要文件的丢失。档案管理工作需要将档案进行分类整理，对档案进行分层，对于重要的档案要格外注重安全问题，避免重要档案的丢失或是泄露。档案管理工作可以为学校提供一定的信息资源基础，保障在活动开展的时候，学校可以第一时间提取有效信息。但是现在很多学校的档案管理工作还存在着较多的问题，这就使得管理工作停止不前。甚至有的学校很多档案都是混乱的，这就会很容易的造成丢失或者泄露的现象[1]。

1.2 档案管理工作的主要作用

档案管理工作的作用主要分为两个方面[2]。

（1）学校档案管理工作质量直接影响着学校的整体形象，好的档案管理工作能够为学校创造一个较为良好的形象，从而帮助学校更好的进行招生工作。档案来自于学校的日常活动，同时学校又是使用档案的主体，可以使得档案发挥更加重要的作用。一个档案的生成开始于一所学校的形成，档案的数量伴随着学校的办学年限不断增加。因此一个学校的档案非常详细的记录了这所学校从开始到现在的完整的历程，是学校重要信息的来源，可以通过翻阅档案来对这所学校有一个整体的认识，了解这所学校的发展轨迹。因此良好的学校档案管理能够带给人一个美好的印象，从而促进学校的进一步发展。对于一所学校来说，良好的生源条件是非常重要的，档案管理工作有利于树立好的学校形象，在一定程度上也解决了学校的招生问题。

（2）学校档案管理工作过是学校的信息来源，能够更好的储存教职工以及学生的教学经验以及学习成果。对于老师来说，一个老师的教学经历，包括他在教师生涯中获得的奖项、教学内容、教学方法都被记录到档案当中。对于一个学生来说，其获得的奖项、学习成绩也都被记录在档案里，可以随时被提出来，如果学生在就业时需要这份档案，就可以很快的找到档案，帮助学生解决问题。

2 现阶段我国学校档案管理工作中存在的问题

2.1 档案管理工作制度不全面，使得档案管理工作行为不规范

目前为止，很多学校档案管理工作没有取得很好的效果的原因就是因为没有健全的制度提供支持，使得管理工作得不到保障。档案管理工作制度不健全包括没有详细的奖惩制度，这就会使得部分工作人员出现不按规章制进行工作的现象，使得工作行为不规范。同时在对档案进行整理的过程中，没有详细的将档案进行分类，造成档案的丢失或是泄露，并且如果没有奖励制度还会大大降低工作人员的工作积极性，使其降低工作质量。因此要想保障档案管理工作的质量和效率，就需要不斷的完善档案管理工作相关制度，保障档案管理工作的行为规范性[3]。

2.2 监督力度不强，导致档案管理工作的疏忽

学校的任何工作都应该进行良好的监督，只有监督工作做到位，对档案管理工作进行严格的审核，才能够保障档案管理工作的质量。但是现阶段很多的学校没有对档案管理工作赋予高度的重视，仅仅只是将档案管理工作做做表面功夫，档案实则混乱的堆放在一起，监督力度也不够强。这就使得档案管理工作不能够很好的发挥其作用。档案管理工作监督力度不强还会导致管理人员没有责任意识，工作也只是草草了事，没有真正深入的去对档案进行分类处理，工作人员的积极性也不高。因此需要对档案管理工作进行合理的监督，不断的提高监督力度，保障档案管理能够深层次的进行，而不只是停留在表面。

2.3 学校工作人员的档案意识不够强，造成了档案的混乱

现阶段，很多的学校并没有意识到档案管理工作的重要性，所以对于档案这方面的工作没有具体的要求。这就导致很多的教职工在对档案进行提取翻阅之后，没有放置在原处的行为习惯，形成了档案乱拿乱放的现象。同时还有教职工在提取档案的时候，不能够按照规章制度进行登记，这就会使得档案的使用时间以及放置时间不能很好的统计，容易造成档案的丢失。因此学校应该重视档案管理工作，尽可能的培养教职工的档案意识，使得每一个人都有一个正确的对待档案管理的态度。

2.4 档案管理工作人员的工作素质不高

（1）档案管理工作人员缺乏档案意识，没有充分认识到档案管理的重要性。这就导致档案管理工作做仅仅停留在表面，没有深层次的进行有意义的工作。（2）档案管理人员的工作素质不高，工作素质并不高表现在两个方面：一是没有较强的管理能力，缺乏一些基础的知识技能。这就会导致档案管理工作不能及时有效的进行，同时还会大大降低档案管理工作的质量以及作用。二是档案管理人员缺少工作责任心，这就使得档案管理工作不能够按照规定时间内完成，或是完成较为草率质量不高，同时还会出现擅离职守的现象出现。档案管理工作人员的态度直接决定着档案管理工作的质量，因此要想保障档案管理工作的顺利进行，需要不断的提高档案管理工作人员的工作素质。

3 有关提高档案管理工作质量的具体措施

3.1 完善档案管理工作相关制度

近年来，我国对教育事业的发展给予了高度的重视，很多有关教育的制度也都进行了相应的完善。但是教育在发展的同时，也将伴随着一些问题的产生，这些问题对于学校来说是一个巨大的挑战。现阶段我国有关学校档案管理工作的制度还不够全面，涉及的范围不够广泛，这使得档案管理工作的效率不高，因此需要不断的完善档案管理工作制度，为档案管理工作的顺利进行提供制度支持。首先应该增添奖惩制度以及责任制度。奖惩制度可以很好地督促档案管理工作人员的工作积极性，保障管理人员对待工作始终保持一种负责人的态度，将管理工作更深层次的进行。责任制度可以将责任落实到个人，对管理工作人员来说有一个监督的作用。能够很好地提高档案管理工作的监督力度，保障每一位工作人员都可以在自己的职位上尽心工作。其次应该增添规范管理人员工作行为的制度，对管理人员的工作行为进行严格把关，保障档案管理工作可以严格按照规章制度进行，提高管理工作的质量与效率[4]。

3.2 提高对学校档案管理工作的监督力度

当地有关部门需要对每一所学校进行严格的监督工作，保障每一所学校都在良好的完成档案管理工作。同时还要对学校的档案管理工作进行定期的抽查，这样可以提高学校对于档案管理工作的重视程度，还可以很好的起到一个促进的作用。对于一些只做表面功夫或是没有进行档案管理工作的学校，要给予一定的惩罚措施，这样可以起到一定的警示作用，也能够进一步的促进学校档案管理工作的进行。良好的监督工作对于学校档案管理工作来说十分重要，因此需要相关部门的配合与支持，与学校共同提高档案管理工作的重要作用。

3.3 提高學校工作人员的档案意识

现阶段很多学校对于档案管理工作是一种忽视的态度，这种态度直接影响着学校教职工对于档案的态度。很多的教职工由于没有档案意识，对于档案的放置以及提取没有规范的操作，因此就会有乱拿乱放的现象产生，造成档案的丢失等问题。针对这一问题，学校需要提高教职工的档案意识，规范教职工的行为。例如教职工在对档案进行查看翻阅时，需要在档案室进行登记，将详细的提档时间以及存档时间进行记录，这样可以方便下一次的查找，并且减少查找的时间，提高查找的效率。同时需要工作人员对档案进行一定的分类处理，针对重要文件要进行严格的保管，避免出现文件丢失或是泄露的现象产生。因此需要不断的提高学校工作人员的档案意识，规范工作行为[5]。

3.4 提高档案管理工作人员的工作素养

档案管理工作人员的工作素养直接影响着档案管理工作的质量，因此提高档案管理工作人员的工作素养非常必要。首先学校应该对管理人员进行定期的培训，保障档案管理工作人员能够具备充足的知识素养以及一些基本技能。为档案管理工作人员树立正确的档案意识，保障其可以灵活运用档案管理知识。档案管理人员需要具有较强的责任心，对于档案管理工作认真负责，针对一些细节问题需要认真的对待，同时还要提高自身行为规范性，保障工作可以高质量的完成。

4 结语

现阶段学校档案管理工作对于学校的发展来说十分重要，良好的档案管理工作可以帮助学校进行招生工作，为学校树立一个良好的形象。但是目前为止我国学校档案管理工作还存在着一定的问题，例如档案管理工作制度不全面，使得档案管理工作行为不规范、监督力度不强，导致档案管理工作的疏忽、学校工作人员的档案意识不够强，造成了档案的混乱、档案管理工作人员的工作素质不高等，需要学校对这些问题进行有效的解决，进一步的推动档案管理工作的进行。

参考文献

[1] 赵思.浅谈高校干部人事档案管理工作存在的问题及对策[J].杨凌职业技术学院学报，2015（1）：87-88.

[2] 孙军颖.探讨新时期学校档案管理如何创新[J].才智，2016（13）：275.

[3] 续姗.新时期高校档案管理工作问题及发展对策[J].长春教育学院学报，2013（18）：149-150.

[4] 钟华.高校人事档案管理面临的新问题及对策[J].办公室业务，2016（14）：146.

[5] 贺伟.中职学校档案管理工作面临的问题及对策[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2015（4）：49.