文书档案电子化管理在新时代档案管理规范化的重要意义

于淼 张克爽

电子信息技术的发展，推动了各个行业领域的变革及发展。对于档案管理工作而言，尽快实现文书档案的电子化管理，有助于大幅度提升工作效率，并为档案信息的安全性提供保障。本文首先对文书档案电子化管理所具有的优势及重要性进行了分析，而后结合当前我国文书档案电子化管理的问题及处理办法，探究电子化的文书档案管理在新时代档案管理规范化当中所具有的重要意义。

一、引言

所谓文书档案，就是指采用书面表达方式的文字资料，是最常见的档案信息内容之一，通常情况下文书档案特指的是以行政名义书写、整理和存档的文书内容。这些档案是历史、政治、经济等诸多领域的发展变革记录，较为客观的反映了不同时期所发生的各类事件，具有较强的参考价值。随着新时代的来临，文书档案的电子化管理已经提上日程，想要实现档案管理的科学化、规范化，应当以电子化为抓手，提升文书档案管理的质量及水平。

二、文书档案电子化管理的优势

（一）档案信息存储方面的优势

传统的文书档案主要以纸质版为主，档案信息的存储、管理及调用都较为麻烦，且容易产生信息遗失问题。在后续的发展当中，档案信息逐步走向电子信息化，通过扫描、拓印等多种方式，将电子化的信息存储到各类磁盘当中，而后逐步走向上传到数据库或云端当中，进一步提升了信息保管方面的稳定性。电子化信息存储方式，不仅更为节约占地空间和纸张，而且信息更不容易遗失，容易进行归档和查找，有助于进行规范化的统一管理。

（二）信息使用方面的优势

电子化文档的存储及使用通常是通过计算机进行，无论是存储在磁盘或云盘当中的信息内容，都可以借助计算机进行整理、检索、调用。这种档案管理方式的信息使用，便捷、高效、准确，比人工查找纸质文书档案要方便的多。为了有助于后续查找及调用，在前期存储阶段，即可根据不同的名称、时间或类别进行电子化文书档案的排序及存储，想要使用时可以通过逐层查找或直接检索名称的方式迅速找到所需的档案。

（三）电子传输方面的优势

在文书档案信息化之前，传统的档案调用过程较为复杂，特别是对于跨地区、跨部门等方面的档案调用而言更是如此。档案管理工作的任务较为繁重，大部分文书内容长期陈列在档案室中，为了减少不必要的档案遗失问题，想要进行档案外借的过程较为繁琐，造成了档案信息资源无法发挥出实际价值。信息化文书档案，不仅在存储、调用等方面具有优势，而且电子传输、互联网为档案信息的共享提供了良好的平台，不仅能够在本单位当中进行调用，还能进行档案信息内容的传递及共享，加速了档案信息内容发挥效用的过程。相比于传统的传递模式，电子信息化的档案管理更为科学有效，且需要的人力较少。可以通过设置权限的方式进行查找和查阅限制，技能保护信息的完整性，也能实现更广范围内的信息共享。

（四）信息传输安全、高效

文书档案在反复的查阅和传递当中，很容易出现字迹、纸质磨损的问题，对于一些较为重要的、经常使用的档案而言，档案信息的安全性存在威胁，信息传输主要通过邮寄的方式进行。电子化信息的传输简化了整体过程，降低了成本浪费的同时，能够更好的保护源文件，大幅度降低了信息的遗失问题，加速了传输过程。

三、文书档案电子化管理的问题及解决办法

当前的文书档案电子化正处在实践探索的过程当中，办公自动化技术的推广及应用，为电子化管理提供了可行性平台，有助于档案管理逐步走向规范化、标准化及科学化。因而在实践方面已经具备了基础性条件，然而，在实际的文书档案管理过程当中，电子化管理仍旧存在一定的问题，下面就针对这些问题进行浅析，查找对应的解决方式。

（一）办公自动化应用程度低

当前的一些组织单位在办公自动化建设方面的投入较少，电子化档案信息管理的意识不强，整体的应用率较低，缺乏组织内部各个部门的支持及配合，从而导致了办公自动化应用程度不高。解决这一问题应从思想的转化做起，重视办公自动化软硬件的配置及普及，积极帮助、配合档案管理部门的各项工作，让电子化管理能够从理论走向实践。

（二）文书档案电子化利用率较低

当前的不少文书档案管理者，仍旧处在传统的管理思维当中，沿用原本的管理办法，档案信息化不彻底，甚至根本没有进行应用。部分文书档案管理人员缺乏实践操作能力，使得电子档案的利用率较低。解决这一问题的关键在人，应当首先硬性提升所有工作人员的相关技术能力，以及电子化信息内容的应用意识，加速文书档案信息的电子化进程，逐步提升电子文书档案的利用率。

（三）文书档案软硬件的通用性问题

当前电子化档案信息存储已经在各个组织单位当中开始实践，但是由于存储方式之间的差异性，档案信息的传递和调用受到软硬件设施的限制，在传输、管理等方面需要投入较多的时间精力。解决这一问题应当从规范化、标准化、统一化的电子信息处理做起，统一文书档案的录入、编辑、整理、传递、使用过程，提升软硬件的兼容性，为后续的管理及使用奠定基础。

四、文书档案电子化管理在新时代档案管理规范化的重要意义

（一）档案规范化管理化对管理人员的重要性

作为档案管理工作的践行者，文书档案电子化，对于档案管理人员具有重要意义。首先，电子化文书档案，大幅度降低了档案管理工作的工作量，减少了很多较为繁琐的工作过程，有助于档案管理人员将更多精力投入到复杂问题的处理当中，提升了档案管理工作的效率及效果。其次，传统的档案管理工作当中，有很多工作过程无法进行规范及统一，不同的组织部门或档案管理工作之间的差异性较大。而电子化文书档案的推广及普及，能够让档案管理工作更具科学性，档案管理工作可以进行程序化及规范化处理，有助于制定更為有效的管理制度，为后续的工作带来了新的曙光。

（二）档案规范化管理对使用者的重要性

文书档案信息对于组织内部的全体工作人员，以及相关信息的使用者而言，都具有重要意义。传统的档案管理工作往往得不到良好的认识，且不少档案信息的传递较为繁琐，信息的利用率不高。而信息化的文书档案为信息的检索和使用提供了较佳的平台，档案信息的使用更为方便，档案管理工作在组织内外部的重要性也能得到肯定。为了能够更好的配合档案管理部门的各项工作，组织内部的其他部门也应设定相应的制度规定，辅助文书档案信息化进程的实现，帮助档案信息管理的同时，也能为自身的工作提供相应的便利。

（三）文书档案电子化管理有助于档案规范化的实现

文书档案电子化管理对于档案管理工作而言，是必要的发展之路。新时代档案信息内容应当发挥出更多的实际功效，而文书档案的电子化管理是实现规范化的档案管理工作的第一步，也是最重要的一步，因此，应当将文书档案电子化管理作为当前最重要的工作之一，着力实现档案管理的规范化。

五、结语

就当前的文书档案的电子化进程看来，还存在一定的有待完善的问题，当然这也是发展过程当中在所难免的，文书档案电子化管理是新时代答案管理规范化的前提之所在，无论是从何种角度看来都具有重要意义，应在正确认识其重要性的同时，不断在实践当中进行研究及探索，加速文书档案电子化管理及档案管理规范化的实现。（作者单位：吉林省有色金属地质勘查局六0二队）