企业招投标电子商务平台下的档案管理

包轶婧

摘  要：本文以企业招投标档案管理为研究对象，探讨在电子商务平台背景下的招投标档案管理方式，本文首先分析了当前招投标电子化档案的特点和存在的问题，提出了规范企业招投标相关档案管理工作的对策和建议，并在此基础上，探讨了提高电子化数据管理与检索水平的方法，相信对从事相关工作的同行能有所裨益。

关键词：企业  招投标  电子商务  平台  档案管理

中图分类号：F284                                   文献标识码：A                        文章编号：1674-098X（2019）07（b）-0166-02

随着电子商务和项目管理信息化的迅速发展，招标投标行业和社会各界已经广泛和迫切地意识到，运用电子信息技术改造传统纸质招标投标形式，推行电子招标投标，是进一步有效规范招标投标公开、公平、公正和诚信秩序，转变招标投标行业发展方式，促进行业健康、科学发展的必然趋势。

但是，在从事招标的企业的日常管理活动中，无论是《招标投标法》还是《招标投标法实施条例》，对于招投标过程中产生的资料管理规定与标准，特别是依托互联网环境的电子商务平台进行招投标档案管理标准却鲜有规范和要求。实际上，招投标过程中各种资料与档案是招投标活动重要且客观的真实记录，是每个招投标项目是否依法执行的重要依据。因此，在当前阶段，对于企业特别是利用国有资金投资的国有企业来说，研究如何在电子商务平台做好招投标项目档案管理工作具有重要意义。

1  电子招投标活动档案管理工作的特点及现状

1.1 招投标电子化档案的特点

招投标电子化档案的特点如图1所示。

第一，招投标电子档案具有法律效力。招投标项目档案实现全程电子化，将 CA（电子商务认证授权机构）认证应用在电子招标前期文件、电子招标文件、电子投标文件、电子招标后期文件材料等备案中，使这些招投标电子文件材料具备法律效力。

第二，招投标档案电子化提高了档案管理工作效率。电子招投标活动改变了以往招投标活动使用纸质记载各种文件、文字以及数据的管理形式，档案工作人员可以直接在计算机和网络上开展收集、审核、归档等工作，文件材料从产生到处理结案基本做到无纸化，处理完毕后能及时归档，做到全过程招投标项目文件的归档，能保证齐全、完整，同时做到快速便捷地提供利用，大大提高了工作效率。

第三，招投标档案电子化降低了成本、减轻了保存所需的空间压力。按照档案管理相关规定，传统的招标项目纸质文件材料在收集、整理、立卷、归档后，根据档案储存的保管期限要求，要保存30年或永久。采用电子化方式归档，可节约大量的纸张与电脑耗材，大大减少招投标各环节产生的纸质材料，节省大量的库房及档案用具，做到节能环保、降低成本。

1.2 电子招投标活动档案管理工作的现状及存在的问题

一是在电子招标投标中，对于电子招投标档案管理，各界人士未能达成共识，即对于招投标电子文档的地位和作用看法不一。在《电子招投标办法》实施后，电子招投标活动中的电子文档无疑应该在其中扮演重要角色，而现实却并非如此。形成反对、赞成两种观点：持反对观点的人员不习惯、不放心使用电子文档归档，电子招投标的全程仍离不开纸质文档，这类人员多为招标人、投标人和监管部门;持赞成观点的人员则不断呼吁社会扩大电子文档使用范围，加强电子文档的安全保障，制定电子文档使用办法，实行真正的、全流程的电子招投标，持此种观点的人也多为一些招标人、招标代理机构和电子招标投标平台的运营单位。也就是说，在一个行业内形成了观点互相对立的两大派别，电子招投标活动档案归档工作陷入了现实的囧境。

二是在电子招投标活动中，按照《电子招投标办法》相关内容规定，电子数据文档在过程流转中，应该形成具有电子签名、印章等有效合法的确认标识的数据文件，但在实际工作过程中，很多电子数据文档只是可更改的数据格式文件，不具有《电子招投标办法》中规定的电子签章确认，致使招投标电子文件的有效性、合法性打了折扣，使得电子文件在办结归档时，形成很大阻力。

三是目前对招投标电子档案安全保管及提供利用构成威胁的因素仍然存在。一方面在工作沟通上存在由于协调不当产生的安全问题。投标招标电子化档案最基本的要求是档案数据要绝对公正、安全和保密。同時，整个招投标过程必须通过电子计算机网络系统技术来实现，而该系统是一个有机的整体，需要协调得当。如果协调不当，就会造成信息混乱。另一方面，在实际中存在操作不当的问题。招投标档案电子媒介代替了传统的纸质，电子媒介的使用对技术提出了更高更严格的要求。归档的电子文件必须是有效的、可读取的，并且是相关电子文件的最终版本，而这一过程需要操作者输入准确的数据来完成，如果操作者业务不熟悉或操作不当，就容易造成信息失真。

2  规范企业档案管理工作的对策及建议

2.1 依托电子商务平台规范招投标档案管理

《电子招投标办法》第二条规定本办法所称电子招标投标活动是指以数据电文形式，依托电子招标投标系统完成的全部或者部分招标投标交易、公共服务和行政监督活动。数据电文形式与纸质形式的招标投标活动具有同等法律效力。第六十二条规定电子招标投标某些环节需要同时使用纸质文件的，应当在招标文件中明确约定;当纸质文件与数据电文不一致时，除招标文件特别约定外，以数据电文为准。各企业单位应根据上述规定并结合具体工作实际与现实条件，制定出适合本企业使用的招投标档案管理制度，并将其列入企业整体档案工作部署，有条件的单位也可以根据本企业档案管理要求，由档案部门或业务归口部门牵头制定具体归档范围与归档流程，为各企业招投标部门工作人员日常工作提供档案管理方面的指导与咨询。

2.2 提高招投标档案管理人员业务能力

目前负责招投标档案整理人员大多为兼职或由业务负责人独立负责，因此提高专兼职招投标档案管理人员的业务能力首先要抓好档案管理人员对于档案管理和招投标知识的培训。这样既可以使从事招投标业务的工作人员知晓档案管理知识，也可以使兼职档案人员了解招投标流程与档案整理关键环节，使档案管理人员懂得本单位、本企业需要收集哪些招投标过程中的关键资料，招投标档案管理人员如果懂得招标业务管理流程，也可以改变只被动接受业务人员送来资料，而不了解资料中是否缺少关键资料的弊端，可在很大程度上提高招投标资料归档的效率和可靠性。另外鉴于我国目前大多数企业均采用的是基于电子商务平台的招投标，因此无论对于招投标业务人员还是档案收集人员都需要进行电子招投标平台与电子档案平台应用与利用的培训，普及电子商务相关知识与各电子平台的基本操作方法，这样才能适应大数据背景下各种操作平台与电子招投标平台数据之间的互联互通。

3  提高电子化数据的管理与检索水平

当今时代互联网作为一个整体概念，已经将社会各个行业、各层组织汇集的大量数据进行了汇集与整合，其深层意义是通过网络互联，通过将开放、互动等进行大数据的分析与整合。但是，大数据时代并非意味着不再需要人工的参与和审核，而恰恰相反的是互联网中的数据依然需要上载大量数据作为网络互通的基础。从事招投标的企业大多为利用国有资金的大中型企业，因此这些企业在进行招投标时更加需要上载数据的完整性与准确性。企业在进行招投标档案管理时不仅要对录入数据进行审核与校验，更要对数据所传递的涉及国家政策、制度建设以及敏感问题等信息给予重视。只有保证数据录入的真实准确以及完整可靠，才能为招投标档案未来的利用检索提供可靠支撑。

总之，招投标档案管理工作是一个企业档案管理的重要组成部分，也是企业生产经营管理不可缺少的一环。相关部门要利用各种形式提高企业档案人员与招投标业务人员对于提高招投标档案管理水平的意识，加强各级人员对于招投标档案管理的重视程度。在招投标档案管理与利用的过程中，档案工作人员与档案归口管理人员要不断完善招投标档案管理规定，加强业务培训，增强工作责任心，要及时总结以往经验与工作中积累的教训，不断创新招投标档案管理思路与管理方法，科学系统地管理、利用好招投标档案，使招投标项目档案管理向着规范化管理的轨道健康发展。

参考文献

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