提升事业单位档案管理信息化建设的对策

■张絮（靖宇县移民服务中心）

随着信息时代的到来，计算机已经成为当今社会发展的中流砥柱，因此建设事业单位档案管理信息化是事业单位发现的必然趋势，其发挥的作用自是不然而喻的。但就我国现阶段事业单位档案管理信息化建设的现状来看，仍然存在一定的不足，并在建设过程中暴露出了一些问题，为了更好的促进我国事业单位档案管理的信息化建设，必须的针对现阶段的不足和问题进行有效的解决，才能不断的推动我国事业单位档案管理的信息化建设进程。

一、事业单位档案管理信息化建设的意义

（一）永久性的保存事业单位档案信息

在事业单位档案管理工作中，传统的档案管理都是对纸质版档案进行保存，但是纸质版的信息在保存过程中会受到环境中温度、湿度等因素的影响，导致纸张出现发霉或者损坏的问题，特别是长期保存的文件还可能出现丢失问题，当出现突发事件时开会对档案造成无法挽救的破坏，例如：水灾，火灾等。因此，纸质版的档案很难完好无损的进行长期保存。但是在事业单位档案管理信息化建设中，将使用数字化档案取代传统的纸质版档案，将所有档案信息存放到计算机磁盘中，不仅节约了档案存储的空间，还能做到永久性的保存，同时减少了破坏档案管理的影响因素。

（二）提升档案管理的有效性

传统的纸质档案在进行管理时比较烦琐，所涉及的程序也较多，使得档案管理工作人员工作量较大，并且工作的效率也不高。大量的纸质档案也加大了工作人员查询和整理档案和难度。对其进行信息化建设之后，通过专门的系统可以对档案进行有效的查询，简化了档案管理工作人员查询工作的同时提高了查询效率。事业单位档案管理信息化建设的使用使档案管理工作变得简单，最大化的提高了档案管理的工作质量与工作效率。

（三）转变管理方式

在事业单位中，传统档案管理都是以纸张作用媒介，采用人工录入的方法对档案进行管理的。而信息化档案管理与传统档案管理方法相比有着很大的不同，信息化档案管理是以网络平台作为媒介，采用电子录入的方法对档案进行管理。因此说档案管理信息化建设改变了档案和管理方式，使传统档案的存储和运用转换为对信息化档案的管理、存储、采集等。这样可以实现在提升档案管理有效性的基础上推动事业单位档案管理工作的持续发展。

二、事业单位档案管理存在的不足与问题

（一）对事业单位档案管理工作和重视程度不够

档案管理工作作为事业单位的基础工作，很多领导没有认识到档案管理工作的重要性，导致管理工作不受重视。在事业单位的发展过程中，往往高度重视如何引进先进人才和提高工作效率上，认为档案管理工作只是对个人档案的保存，殊不知不当的档案管理和保存会使单位措施优秀的员工，造成员工价值和员工潜力的浪费。

现阶段，很多事业单位对档案管理工作上要求只要是停留在妥善保管档案信息，使其不发生丢失、破坏、遗漏等问题，并保障档案能够正常进行调度即可。由于事业单位对档案管理工作的要求较低，也在一定程度上影响了档案管理人员工作的积极性和热情，无法保障档案管理工作和连续性和完整性。

（二）事业单位档案管理人员知识相对匮乏

很多事业单位档案管理工作都不是专人负责的，很多单位以兼职的形式进行工作，还有很多档案管理工作人员根本没有相关工作经验，属于零基础人员。这样在档案管理工作过程中，无法按照标准规范的对档案进行收集、保存、归档以及立卷等工作。再加上很多单位不重视档案管理工作，也缺乏对现有人员进行培训，导致很多档案管理人员在工作都是处于摸索的状态。

三、提升事业单位档案管理信息化建设的对策

（一）提高事业单位对档案管理工作以及档案管理信息化建设的重视程度

首先，事业单位的领导深刻的认识到事业单位档案管理工作的重要性，明确其在单位发展和领导决策中的作用，并把档案管理信息化建设列入到事业单位重点工作中，为事业单位档案管理信息化建设的顺利开展奠定良好的基础。

其次，事业单位要为档案管理工作提供专门的办公地点，提高档案管理设备的配置水平，并设立专人专岗，增加事业单位档案管理的保密性。在对档案进行管理时，严格执行相应的标准和要求，使事业单位的档案管理工作更具严密性。

最后，事业单位要定期开展档案管理知识的培训，提高工作人员的业务水平和专业性，调动档案管理人员的积极性，使其在工作岗位上提供良好的服务。

（二）建立完善的、健全的事业单位档案管理信息化建设和管理制度

首先，事业单位要根据国家档案管理标准和规定以及单位的实际情况指定出符合自身发展的事业单位档案管理信息化建设和管理的制度，只有事业单位档案管理制度是健全的、完善的才能更好的推动事业单位的长远发展。此外，事业单位还要针对档案管理岗位指定考核制度，利用奖惩制度激发员工的进取心，提高工作的积极性，加快档案管理人员熟悉和掌握信息化档案管理的工作技能，提高自身的业务水平。

其次，事业单位的领导要要求档案管理人员认真学习国家出台的所有与档案管理有关的法律和政策，例如：《档案法》，这样不仅能对现行的档案管理制度进行优化和完善，还能够使事业单位的档案管理工作做到有法可依，更具规范性。

（三）加强事业单位档案管理信息化建设中先进技术的应用

事业单位档案管理信息化建设离不开优秀的人才，但也同样离不开先进的技术，例如：计算机技术、数字化技术。这就需要保障档案管理人员能够熟练的掌握与档案管理相关的软件、硬件设施，并且具备统计、分析档案信息的能力。现阶段，事业单位的档案管理工作主要是挖掘和管理档案资料知识，随着事业单位的快速发展，需要不断加大档案资料潜在价值的挖掘力度，保障档案管理的完整性的基础上，运用先进的技术和科学手段加大对知识的挖掘力度，以便使事业单位的档案管理工作更好的满足各个部门的需求。

四、结束语

综上所述，在社会快速进步的今天，事业单位档案管理的工作方式也发生了巨大的变化。特别是在信息化时代中，推进事业单位档案管理信息化建设，不仅使档案管理的工作效率得到了大幅度的提升，还能够使档案管理工作更具规范性、时效性。这样看来，事业单位档案管理信息化建设是信息时代中的必然发展趋势，因此事业单位要给予高度的重视，使信息化建设得已顺利开展，使其进一步带动事业单位的整体发展水平。