新时期事业单位档案管理信息化建设创新探讨

摘要：社会主义新时期已经到来，各事业单位在此形势下均面临改革挑战。档案管理是事业单位管理工作中非常重要的一部分，不仅是人才信息的重要承载和源泉，还是记录工作、项目等各种信息的一种重要途径。信息时代的到来，传统的档案管理中的各种问题也逐渐凸显，如何充分利用信息技术的优势来提高档案管理效率成为我们共同探究的课题。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

一、引言

随着信息技术的不断发展以及人们认知水平的提高，我国在事业单位的档案工作上已经取得了一定程度上的进步，工作效率得到提升。但同西方发达国家相比，我国档案管理信息化建设程度是远远不够的，仍需采取一些对策促进档案管理工作更上一个台阶。

二、实施事业单位档案管理的意义

实施事业单位档案管理的意义主要涉及以下方面具体内容：信息技术的广泛应用为事业单位各项工作带来了新的机遇，档案管理工作同样如此。事业单位中，负责档案管理的人员应顺应时代发展需求，将信息技术充分应用于工作，利用大数据技术推进档案管理工作的形势创新和效率提升。事业单位的档案管理中，人力资源档案管理是其中重要内容。若将现代大数据技术应用于档案管理工作，则单位内部将更好、更快地分析所有在职人员的资历、学历及特点，进而有效汇总事业单位内部人员档案，更好地实现人事任免考核或者晋升，也可以科学解决员工的调动、福利以及工资的调整等问题。因此，事业单位档案管理至关重要，提升档案管理工作效率也具有极强的现实意义。不仅如此，传统档案管理模式下，人力对于纸质档案的管理成为主要形式，而内容繁杂、工作量大使得人工较易出现差错。另外，查找和查询的困难也在极大程度上降低了档案资源利用的有效性。现代化管理模式的实现，一方面可以让使用者在最短时间内精准查找所需文档;另一方面将纸质档案进行数字化处理还可以让档案管理和使用摆脱时间和地域束缚，在减少误差的同时极大提升整体档案利用效率。

三、新时期事业单位档案管理信息化建设创新措施

（一）完善人事档案管理规章制度

在当前事业单位人事制度改革背景下，为了确保人事档案的真实性、完整性、规范性、及时性、保密性，应尽快完善好事业单位的人事档案管理工作相关制度规程。一是建立长期有效的档案管理工作激励机制，有效地调动管理人员的积极性，相互监督，确保档案信息的真实性、完整性;二是建立人事档案的收集、整理、保管、查阅等工作流程规范制度，使档案工作有章可循，确保人事档案的规范性、及时性;三是结合新形势以及我国相关法律法规制订出档案室一系列的制度，比如档案保密制度、档案交接与移交制度、档案统计制度、档案鉴定与销毁制度、档案室设备维修制度、档案室安全与消防制度等，严格按照制度执行，从而提高该工作的法制化程度，保证有法可依，确保人事档案的保密性、安全性。

（二）提高信息化建设的针对性

事业单位在进行档案信息化建设时，必须要将档案管理的实用性考虑进去，为其提供充足的人力、物力、财力，强化档案管理信息化网站的实用性。另外，事业单位的档案信息管理网站为相关人员提供所需档案管理工作，并且以网页的形式建立，实现档案管理的网上查找和信息化的使用，具有很强的现实意义。事业单位档案管理信息化建设需要加强网页式的服务建设，这对于信息资源的传递更加便捷，也更加适应时代发展潮流。与此同时，在檔案信息化建设过程中，还需要顾及档案与软件的兼容性，使其更高效地保存下来。

（三）提升档案管理信息化水平

新的发展形势下，信息网络技术愈发普及，且渗透于各行各业发展过程之中，任何单位、任何个人在社会性大团体中都无法摆脱信息技术独立完成工作，事业单位档案管理仅靠人力已完全无法满足现代化发展需求，错误率高、工作繁重、质量低下、效率不足等问题愈发突出，必须提升自身管理的信息化水平。在档案管理工作中投入充足的财力、物力、人力，建立针对性档案管理系统，由传统的人力收集、归档转变为电子化输入，这样既可提升人员管理档案的效率，又能提升档案搜索的有效性，同时还能避免纸质档案因过多翻页导致的损坏现象。信息化档案管理的实现将极大提升资源利用频率，减少资源浪费，更好地发挥档案管理现实意义。实现档案管理信息化的重要条件就是现代化信息设备的置办，事业单位要以自身发展实际需求为基础进行广泛调研，综合考虑各部门档案管理需求，在预算合理的前提下引进先进且合适的高质量现代化办公设备，为档案管理信息化推进提供基础。

（四）转变管理理念

要想实现事业单位档案管理信息化的发展，管理部门的管理理念是关键和基础。首先，要从事业单位领导层上充分认识信息时代档案管理的职能和重要性，能够从传统的管理理念中脱离出来，加大档案管理部门的设备投入和技术投入，为档案管理信息化建设奠定物质和理念基础。其次，作为档案管理人员要了解《档案法》等相关的法律法规，能够意识到档案管理的重要性，重视档案管理工作，提升自身的专业能力和服务意识。最后，要加强人事档案管理的队伍建设，定期组织职工进行学习和培训，要求工作人员热爱本职工作，肯吃苦、能钻研、有耐心、保密意识强。熟练掌握档案信息的加工、运行、传递、存储及多媒体使用操作，灵活使用各种安全防范软件和技术，从而不断提升其专业知识和管理技术。

四、结语

总而言之，事业单位的档案管理信息化建设有利于事业单位长久健康发展，在信息化建设过程中，社会各界都应该积极响应，不断推进档案管理信息化朝着更加便捷、高效、安全的方向发展。另外，相关部门以及单位领导也要提高认知水平，吸引高素质的专业人才从事此类职位，将信息化建设工作落到实处。

参考文献：

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[2]陈红梅.如何有效提升事业单位人力资源档案管理水平[J].现代营销（下旬刊），2019（6）：92-93.

[3]王金红.如何有效提升事业单位人力资源档案管理水平[J].赤子（上中旬），2018（11）：179-180.

作者简介： 田甜，女，湖南省永州市东安县工伤保险服务中心，助理馆员，研究方向：档案管理。