档案数字化的探索

潘维艳

所谓档案数字化，是指将传统载体的档案信息通过现代化的信息技术输入计算机系统，使其成为可以识别的数字化档案数据的信息处理方式，是一种信息化技术条件下产生的新兴的档案数据存储和管理手段。尽管档案管理中应用数字化技术的时间还不长，但是有着较大的发展潜力，当然也要看到在未来发展中也有着较多的困难和挑战，需要进一步发展和完善。

一、档案数字化的时代意义

推动档案的数字化管理进程，不仅可以更好保护历史进程中所产生的档案原件，尤其是对于一些非常珍贵的文献档案来说能够起到更好的保护作用。比起传统档案管理中的物质载体方式的档案管理来说，电子数据化后可以实现重复使用，并具有复制的功能，同时实现多方共享同时使用。所以要加大档案的数字化进程，加快传统档案的电子化管理，从而更好的规避档案在频繁使用中所产生的损毁的风险。再如老旧的录音及录像档案资料，由于载体自然的老旧损坏基本都无法读取，所以将这些档案资料进行数字化转化能够更好的起到抢救性保护的作用，使得珍贵的历史资料可以更加长久的被后代所利用。

积极推动档案管理的数字化进程，不仅能够提高档案的利用率，同时还可以更加深刻的挖掘档案的历史价值。再此过程中要构建全国范围内共享的档案数据库，使得有档案使用需求的用户能够通过系统平台更加自由的进行查询、使用，从而实行档案信息资源的快捷利用和有效共享，通过档案信息资源的有效利用率，满足社会需求。

积极推动档案管理的数字化，也是实施政务信息公开的需要，是维护人们群众合法权益的不可缺少的重要内容。在推动政务公开过程中，要加强档案的数字化建设，推动政务公文及相关档案的数字化建设，从而使得社会公众能够便捷的通过网络就可以获知相关的政务信息。

二、档案数字化的现实挑战

目前我国的档案数字化建设有着非常有利的发展条件：从组织领导角度来看，国家及各级党委政府非常重视档案管理公众；从基础保障角度来看，想的法律法规建设逐步得到充实和完善，相关的资金投入也在每年增加中；从技术角度来看，近些年来随着我国信息产业的快速发展，我国在信息设备生产技术方面得到快速发展和提升，在软件开发方面也逐步领先于世界；从市场需求角度来看，随着大数据时代的来临，人们对档案数据的使用价值有了更清晰的认识，开展数字化档案应用需求迫切。这些发展现状都对档案的数字化发展提供了很好的外部环境，当然在档案数字化的发展过程中也存在诸多的不利因素，主要有：

（一）安全性挑战

第一，是在数字化档案的使用操作中，会出现档案数据的丢失，或者是因为硬件设备的老化和人为的破坏出现的原始载体的损坏造成档案资料的损坏，使得档案数据出现不可恢复的风险。第二是，档案内容在使用过程中存在意外泄露的可能。在新的历史发展条件下，外包产业成为一种流行的发展模式，在档案数字化过程中实施工作外包也成为一种新的工作方式，在这种工作方式下档案数据的保密性存在很大的风险。而且由于电子档案数据很容易被复制和修改，所以对于一些有着较高保密性质的文件档案数据会存在较大的安全风险。同时，在数字化建设过程中，还会存在微机系统面临的病毒入侵、黑客攻击等电子化自身所产生的安全风险，所以档案的数字化建设过程中也存在着较大的风险。

（二）信息孤岛现象

这里所说的信息孤岛现象，主要是指由于档案数字化工作由于使用的软硬件设备、载体、格式及平台各不相同，标准不统一，造成各个档案数据库相互之间在功能上不能关联互查、信息不共享、信息与业务流程和应用相互脱节等问题。

（三）人员素质难题

同时，有些档案管理人员对于档案的数字化建设存在认识不足的问题，受到传统档案管理观念的束缚。而且，有些档案管理人员在计算机操作知识等方面存在知识储备不足，在具体的使用和操作过程中有些只会文字录入和编辑，无法熟练使用相应的技术设备，相应的数字化管理功能无法真正的发挥作用。

三、推进档案数字化的若干对策

（一）建立档案数据“安全防护网”

尽管档案数字化存在一定的安全风险，但不能因此而“因噎废食”。一方面要积极的分级推进。对档案要根据保密程度进行等级区分，可以分批实现数字化，对于不涉及保密及已过保密期的档案可以优先进行数字化建设。另一方面要加强技术引入及升级工作。不断提高保密技术水平，更新保密技术相关的软硬件设施，对原有的保密相关的软硬件进行升级改造，加强相应数据库的病毒查杀功能，开展相应的数据备份常态化建设等等。最后，要严格落实保密工作责任制。在实施档案数字化工作外包过程中，要制定科学而周密的工作方案，对外包单位进行严格审核，听准入门槛，落实保密责任，提高安全管理质量。

（二）建设档案数字化的“规范化平台”

在档案数据数字化建设中，要坚持以开发利用为主导，进行科学的设计，建立相应的统一的档案数据标准，建设统一的软硬件平台。落实工作目标责任机制，推动各省、地区图书馆档案数据的标准化建设工作。

（三）打造档案数字化的“复合型队伍”