农业科研院所年鉴档案编纂探讨

鲍立新 张必桦 乔利利

摘要    以安徽省农业科学院为例，分析了农业科研院所编纂年鉴档案的必要性，指出了年鉴编纂责任心、年鉴编审流程、年鉴档案整理利用等方面存在的问题，并提出了对策。

关键词    年鉴档案;编纂;必要性;问题;对策;农业科研院所;安徽省农业科学院

中图分类号    G272         文献标识码    A

文章编号   1007-5739（2019）20-0242-02                                                                                     开放科学（资源服务）标识码（OSID）

Abstract    Taking Anhui Academy of Agricultural Sciences as an example，the necessity of yearbook archive compilation of agricultural research institutes was analyzed，and some problems existing in the yearbook archive compilation like the responsibility of yearbook archive compilation，editorial process and the use of yearbook archive were pointed out，meanwhile some countermeasures were put forward.

Key words    yearbook archive;compilation;necessity;problem;countermeasure;agricultural research institutes;Anhui Academy of Agricultural Sciences

年鑒是档案的一种重要表现形式，编纂年鉴可进一步拓宽档案利用，出版年鉴可进一步丰富档案馆藏[1]。年鉴档案主要是向人们提供一年内全面、真实、系统的事实资料，便于了解事物现状和研究发展趋势。因此，编纂年鉴对一个单位档案建设和管理具有重要的作用[2]。目前，全国各省、区、市及地方志的编纂出版工作已较为成熟，各大高校及行业年鉴编纂出版工作亦初具规模，但农业科研院所的年鉴编纂出版仍相对薄弱，仅有少数农业科研院所开展了年鉴编纂出版工作，如中国农业科学院出版了《中国农业科学院年鉴》等。

农业科研院所是我国农业科学研究、推广的重要机构，代表了我国农业科学技术的最高水平，为我国农业科技进步、农业增产、农民增收做出了巨大的贡献[3]。农业科研院所作为科技服务于“三农”的国家重要机构，记录其科研、管理、发展的轨迹十分必要。农业科研院所年鉴编纂是农业科研院所历史发展成就的缩影，能够全面系统、客观翔实地介绍农业科研院所基本面貌和发展情况，记载农业科研院所年度科研、管理等重大事件、重大成果、重要统计资料。现以安徽省农业科学院为例，对农业科研院所年鉴档案编纂进行探讨。

1    安徽省农业科学院及档案管理概况

安徽省农业科学院是安徽省政府直属综合性农业科研事业单位，1960年建院，下设14个专业研究所，建有19个国家级科研平台、22个省级科研平台。该院承担国家现代农业产业技术体系7个科学家岗位、21个综合试验站，安徽省现代农业产业技术体系8个首席专家、29个功能实验室岗位工作;获批建设科技部国家级水稻分子育种国际联合研究中心、国家小麦育种分中心、国家棉花改良分中心二期、国家级农作物品种审定（含抗性）区域试验站、国家植物新品种DUS测试阜阳分中心。“十三五”以来，全院共组织实施国家自然基金、国家科技支撑计划等各类科技项目1 088项，共获国家和省部级科技奖（含合作）59项。水稻两系育种、油菜杂交育种、蔬菜育种、石榴基因组、基因指纹技术等研究已达到国内先进水平。安徽省作物基因编辑中心在水稻基因编辑工具开发及其在突破性种质资源创新应用等方面处于国内外领先地位。

安徽省农业科学院档案管理工作经历了机构从无到有、管理人员由兼职到专职、资料由捆扎堆放到入柜入库再到数字化的过程。在文革期间，档案工作遭受极大破坏，资料损失严重。1978—1982年，档案工作逐步恢复，院办公室、科研管理部门配备了兼职档案工作人员;1983年，院办公室设立了档案科，配备了专职档案管理人员;1992年，基建档案移交档案科集中管理;1999年，院计划财务档案、院机关会计档案、院基建会计档案移交档案科集中管理;2008年，成立了以院长为组长、分管副院长为副组长，院机关职能部门负责人和档案科工作人员为成员的“院档案安全管理工作领导组”，加强档案安全管理工作。目前，安徽省农业科学院档案工作由一名分管院办公室工作的副院长分管，院办公室一名副主任负责。档案科负责全院文书档案和科技档案的收集、整理、立卷、归档、保存与利用工作，并对院属各单位档案工作进行业务指导。院属各研究所明确一名负责人分管档案工作，配备专、兼职档案员1～2名，管理本所档案。截至2018年底，安徽省农业科学院档案科共整理收藏文书档案1 622卷17 143件、会计档案2 983卷、科研档案241卷、基建档案519卷、设备仪器档案60卷、人事档案1 268卷。

2    安徽省农业科学院年鉴档案编纂情况

安徽省农业科学院高度重视档案史料工作，1983年院办公室设立了档案科，负责存放文书档案、基建档案、会计档案、声像档案等，并先后编制了《案卷目录》《案卷文件目录》《案卷文号目录》《案卷机读目录》等检索工具。然而，安徽省农业科学院年鉴编纂工作启动较晚，于2017年底才正式启动。2017年以前的院史材料主要有2010年50年院庆时编纂出版的《安徽省农业科学院院志1960—2009》，2009年以后，尤其是经过“十二五”“十三五”发展，安徽省农业科学院收获了大量科研成果，却缺乏系统的史料记载。2017年，根据院党政主要领导指示精神，以“十三五”为契机，组建了由院长和书记任主任的年鉴编委会，于2018年初正式启动了《安徽省农业科学院年鉴2017》的编纂工作，对院2017年各项工作进行客观、全面、系统的记载，并由安徽省农业科学院与中国农业科学技术出版社共同搭建的出版平台——中国农业科学技术出版社安徽省工作站于2018年底编校出版。《安徽省农业科学院年鉴2018》目前已完成稿件编纂并移交工作站编校排版，预计2019年底出版。同时，对2010—2016年安徽省农业科学院发展史料决定以院志的形式进行出版，争取于2020年60年院庆之际面世。

《安徽省农业科学院年鉴2017》分为4篇：第一篇为概况，包括院简介、院机构设置、院领导及分工、院领导重要讲话共4章;第二篇为管理，包括科研管理、成果转化与科技服务、财务与国有资产管理、组织人事管理、行政管理、生活条件建设与后勤管理、党建工作管理共7章;第三篇為研究所，包括作物研究所、水稻研究所、植物保护与农产品质量安全研究所、农业经济与信息研究所、畜牧兽医研究所、水产研究所、土壤肥料研究所、园艺研究所、蚕桑研究所、烟草研究所、农产品加工研究所、农业工程研究所、茶叶研究所、棉花研究所共14个研究所，各所内容包括概述、科学研究、科技成果、成果转化与技术服务、管理及荣誉、党建工作;第四篇为附录，主要包括大事记、新颁布的规章制度、获奖成果、通过审（鉴、认）定农作物品种、获植物新品种权、获专利和计算机软件著作权、制定和修订标准、发表重要论文、党组织和党员情况等。年鉴彩页部分放在扉页前，主要包括上级领导关怀、重要科技成果展示、党政建设、科技服务“三农”等内容。整部年鉴框架清晰、内容翔实、图文并茂，全面、客观地记载了安徽省农业科学院的建设与发展情况，既有史料文献价值，又对安徽省农业科学院今后的工作起到指导作用。

3    农业科研院所年鉴档案编纂存在的问题及对策

对安徽省农业科学院2009年后史料以院志和年鉴的形式进行编纂出版，既是对安徽省农业科学院“十二五”“十三五”蓬勃发展的一个全面客观的记载，又弥补了安徽省农业科学院2009年之后的史料空白，既具有史料文献价值，又对现实工作起到指导作用，具有“存史”和“资治”双重价值与功效。因此，必须把年鉴档案的编纂出版作为一项长期的编研任务，认真执行。

由于安徽省农业科学院年鉴编纂工作起步晚，长期以来没有形成各项档案及时归档的良好习惯，仍存在档案归档意识不强、收集整理不及时等问题，给年鉴档案编纂工作带来不少困难。年鉴编纂过程中存在的问题主要表现在以下方面。

3.1    年鉴档案编纂出版意识不强，责任心有待进一步提高

年鉴档案编纂出版是一项庞大繁琐且耗费财力的工作，农业科研院所属于科学研究机构，大部分人更加注重科学研究，认为把精力和财力放在一些史料的整理出版上没有必要，甚至部分撰稿人出现抵触情绪，从而导致年鉴材料撰稿进度缓慢、内容不够严谨、组稿单位和部门撰稿人之间沟通不畅等问题出现。这也是目前我国大部分农业科研院所年鉴档案编纂工作得不到重视或者起步较晚的重要原因。针对上述情况，作为一个档案工作者，要耐心做好沟通工作，不断提高大家的年鉴档案编纂出版意识和责任心，将组稿单位和部门撰稿人的思想尽快地统一到年鉴编纂工作的大局上来。

3.2    年鉴档案编纂出版流程繁琐，有待进一步优化

年鉴编纂工作是一个复杂的系统工程，组稿单位既要协调与众多撰稿部门之间的工作，又要协调与编辑人员之间的工作;既要督促做好组稿工作，又要协调做好编校印刷工作。因此，设计一套合理高效的年鉴档案编纂出版流程十分必要。建议从以下几个方面入手：一是编纂出版机构精简化和固定化。首先，要选定一批年鉴档案编纂出版意识和责任心强的人员从事该项工作，并保证机构成员相对稳定。其次，各级、各人分工要明确，避免出现工作交叉、重复、越级供稿。再次，组稿人、供稿人和编校人员之间都要多沟通，增强团队成员之间的默契。二是合理安排年鉴编纂流程。首先，组稿既要看好时间也要抓好时机，要让组稿单位和部门不难办到且有足够的时间去办。例如，安徽省农业科学院年鉴组稿工作选在院年度工作会议后、春节到来前开展，这是因为这段时间院属单位和部门刚完成年度总结，各项材料齐备，只要对总结材料进行补充、归纳、整理即可达到组稿要求，缩短了组稿时间。组稿材料要求必须经单位和部门一把手审核签字认可，避免编纂过程中随意调整材料内容，影响编纂进程和质量。其次，加强编审工作。编辑人员要根据总体分工按时按质完成编校流程，形成初稿后要转发组稿单位反复征求意见，要不断完善、经得起考验，总体采用“五审五校”流程，必要时可按需增加校次。再次，监督印制流程。例如，印制材料的选择应考虑便于长期保存，选用高质量的纸张和锁线装订;选择大型的印刷厂印制，保证印刷质量和速度。

3.3    年鉴档案的整理要常态化、制度化、形式多样化

年鉴编纂只是一个过程，保存并利用档案才是最终目的[4]。将年鉴编纂工作常态化、制度化，会缩短档案资料从单位部门转到档案科的时间，从而使上一年的重要档案能够迅速公布利用，显著提高档案的利用效率，充分发挥档案的参考借鉴作用[2]。另外，档案科编研档案工作多停留在制度汇编、纪要汇编、大事记等方面，在一定程度上限制了档案作用的发挥，建议进一步挖掘年鉴档案的利用形式。例如，可从年鉴档案中抽取精华图片和内容，制作画册、音像等，通过互联网等渠道进行宣传，或者在院重大活动如院庆、农交会上赠送派发，进一步提高院所的知名度。

4    参考文献

[1] 陆志华.浅谈地方年鉴与档案工作的关系[J].黑龙江史志，1994（5）：50-51.

[2] 陈刚，方艳玲，邓元宝，等.编纂年鉴档案的责任与思考：以中国热带农业科学院年鉴编纂为例[J].办公室业务，2014（3）：223-224.

[3] 韩千红，陆明珊.农业科研院所应加强学术档案的开发利用[J].科技档案，2013（2）：15-17.

[4] 梁选霞.地方综合年鉴档案工作入鉴浅议[J].广西地方志，2002（4）：28-29.