浅谈科研档案管理与科研管理工作

常青

【摘要】在科研成果转化过程中，常常仅有成果荣誉而缺乏殷实的原始材料做佐证做基础，或仅形成了脱离市场的科技成果，从而造成科研成果转化困难，难以实现其自身价值，取得经济效益。因此翔实完整的科研档案对于推动科研管理工作的发展，实现科研成果的成功转化，具有不可忽视的作用。

【关键词】科研档案管理 科研管理工作

1科研档案管理与科研管理工作的发展现状

科研档案是在科学技术研究过程中形成的，是对科学技术研究活动的真实记录，是科学技术储备的一种形式，包括具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的相关文件材料。科研管理是围绕科研项目的整个过程开展的各项管理活动，内容涉及科研项目的立项前、立项、实施、结题、结题后等全过程管理。它的目的是完成研究计划目标并形成文字记载——形成科研档案，以便于实际推广应用，是各科研单位所追求的主要工作目标。现因多数科技人员对科研档案的认识不足，忽略了科技档案对科研管理重要的辅助性作用，仅仅停留在形成科研档案的概念上。在实际工作中存在着为图方便，而忽略了科研档案形成中的必要流程和记录等，大大降低了科研档案质量的同时也阻碍了科研档案利用推广工作的展开。

随着现代科技、经济不断发展，科研管理工作已不能仅仅满足于以完成主管部门的项目计划为目标，而是应在如何使项目更具创新性、现实性上作规划，摆脱滞后的现状。在科研成果转化过程中，常常仅有成果荣誉而缺乏殷实的原始材料做佐证做基础，或仅形成了脱离市场的科技成果，从而造成科研成果转化困难，难以实现其自身价值，取得经济效益。因此翔实完整的科研档案对于推动科研管理工作的发展，实现科研成果的成功转化，具有不可忽视的作用。

科研档案管理中存在的问题：（1）建档意识淡薄，很大一部分科技人员在实际工作中，由于对档案归档意识较差，对档案重视度不高，这就导致在档案收集和归档工作中存在许多不完善的地方，特别是对于相关的科研资料，由于不放心，所以不交给档案管理人员进行整理，不主动配合档案管理人员的工作，对档案管理工作的顺利开展带来了一定的难度。（2）档案形成周期长，缺乏连续性和完整性，无论是哪一个行业的科研档案，由于受制于行业的特点，通常情况下科研工作周期相对都较长，这就导致工作中形成不同的载体的资料持续的时间也较长，再加之科研人员具有较强的流动性，这就导致科研档案资料往往较为分散，连续性和完整性较差。（3）档案管理人员主动服务意识不强，长期以来档案管理工作都不受重视，这也导致当前档案管理人员待遇不高，而且地位低，在工作中缺乏积极性，也不主动进行专业知识的学习，对工作缺乏热情，服务意识较差，不仅影响了档案工作的正常开展，而且不利于档案的开发利用。（4）档案管理方式落后，随着社会的快速发展，档案的数量越来越大，但相对于档案管理方式和手段则仍处于较为落后的状态，档案检索水平较低，部分档案检索工作还采用手工方式来完成，不仅检查速度较慢，而且准确程度不高。档案信息化建设缺乏力度，由于投入不足，从而导致现代化的档案管理技术设备缺乏。（5）编研工作开展不够，档案编研属于创造性的劳动，是档案服务的更高层次形式，直接关系到档案的开发和利用。目前我国多数单位在档案编研上还处于较低的水平，需要进一步对编研工作进行深度开发，以便于促进档案更好的利用。

2科研档案管理与科研管理工作和谐发展是管理效益最大化的客观发展要求

2.1科研档案管理和科研管理的共同工作目标要求两者和谐发展

科研档案管理是按照集中统一管理的原则，完整、准确、系统、安全地管理科研档案，及时准确地提供科研档案，为生产建设和科学技术研究服务，为经济建设服务的一种工作。管理工作并不只局限于将科研材料整理、分类和保管，而主要目标是归档后科研档案的再利用，将科研成果进行推广实施，实现科研成果经济效益和社会效益的最大化。

由此可见，科研管理目标的实现程度依赖于科研档案管理水平的高低。两者的和谐发展，才能相辅相成，从而创造出最大的效益。

2.2科研档案管理和科研管理的相互关系要求两者和谐发展

科研档案工作是对科研项目管理活动的延续，是记录科技人员创造科研成果的载体，也是科技活动的结晶和产物，既来源于科研活动和科研管理工作的实践，又服务于它们。科研档案又是科研与经济结合的重要媒介，一项高新技术的研发与深化，一个新产品的研制，都需要查阅大量的科研档案，一旦开发研制成功，又需要借助科研档案加以推广。

由于科研档案是贯穿于科研管理整个过程的一项工作，它在科研管理工作中得以体现自身的工作价值，也使科研管理工作成效得以很好的显现，对科研管理有极大的促进、挖掘、继承等作用。两者的和谐发展是客观科学发展要求，和谐发展才能够创造出“1+1大于2”的最大管理效益，有助于形成加快科研档案利用，促使科研项目成果转化进程的新局面。

2.3规范科研档案工作程序

（1）规范原始档案收集内容。在档案管理工作中，档案材料的收集是做好档案工作的基础和关键。科研档案管理人员应根据科研档案的特点，归纳、总结原始档案收集内容，向科技人员发放“科研档案归档范围表”，要求课题研究人员严格按照要求执行，随时将他们在科研活动中的原始記录、进展情况、总结等材料按计划分阶段积累收集，并按规定及时整理移交档案室，以保证所收集到的原始档案材料统一、规范、标准、科学。（2）规范档案整理方法。档案整理的基础工作包括的范围很广，从档案材料的鉴定、整理、分类、立卷到编目、检索、库房存放、保护等。这些基础工作是否扎实、规范，直接影响到科研档案的利用。档案管理工作者可根据各分支学科的不同特点，以及本单位研究机构的设置情况分门别类进行整理、立卷、登记、归档。这样便于查询者方便地找到所需的材料，也便于档案管理人员编辑加工，进行二次开发利用。（3）规范档案开发利用方式。第一，编制各级各类目录，丰富检索手段，对于归档的材料要及时编制目录和全宗介绍，向本单位和外界报道介绍库藏情况，开展科技信息交流，或为实行科技成果的有偿转让编制成果简介、文摘等，引导人们索取科研档案的信息资源。第二，通过口头或直观方式宣传报导科技成果，宣传方式多种多样，如利用课题申报、成果鉴定等活动作口头宣传;利用科技信息发布会宣传科技成果;举办科研档案展览，

直接地展示科研档案信息或以复印件形式进行交流;出版一些科技成果方面的内部刊物;借助报刊、图书等出版刊物将档案转化成文章或其他形式加以发表，使农业科研成果、先进技术和管理经验传至全国各地。第三，加强安全保密工作，科研档案的安全保密工作尤其重要，它不仅指实体的保存，更重要的是信息的安全。必须建立严格的保密制度，涉及一项科研成果的有关人员必须遵守、签定有关协议;档案应指定专人保管，控制使用权限，追踪档案利用情况等;秘密的科研档案要建立备考档案。

3科研档案管理工作与科研管理工作“四同步”——和谐发展的对策

和谐发展就意味着同步发展，科研档案管理和科研管理工作实行“四同步”管理，有助于实现各自管理目标，创造最大管理效益。

3.1下达项目计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步。科研项目立项阶段，科研管理部门首先要帮助科技人员了解需求，国内外同领域研究的信息，选好题，选对题，增强科技人员项目立项的命中率。在项目计划任务下达后，对科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书、合同等文件及时做好科研档案收集工作。

3.2检查项目计划实施进度与检查科研

文件材料形成情况同步。科研项目实施阶段，在课题计划任务下达后，首先制定实施方案，据合同准备项目实施的相应条件、年度或阶段计划、资金管理使用、年度或阶段总结，并以文字的形式对其它问题进行说明。开展科研档案中有关课题项目的各种载体重要原始记录，实验报告，计算材料，专利申请的有关文件材料，设计文件、图纸，关键工艺文件，重要的来往技术文件等材料收集的实施监督，切实维护科研材料的真实性、连贯性和系统性。

3.3验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步

科研项目完成阶段，要建立验收管理体系，积极引入科技评价机制，对已完成的课题进行全面的绩效评价，对承担单位及研究人员的科研任务完成情况建立信誉档案。科研档案部门对经批准结束的项目，应及时整理各项资料，包括项目工作总结、研究报告、论文专著，有关图片、照片、录像、软盘、标本、原始记录、分析资料等，按照有关科研档案管理要求，办理归档手续，做出课题归档是否符合要求的意见，如不符合要求，必须重新申请移交。未办理归档手续或归档手续不完备者，不予鉴定或申报成果。

3.4科研档案归档与科研成果推广管理同步

科研项目研究课题结束仅仅意味着项目组完成了委托方的某项任务，是项目组整个研究工作的部分内容，取得的成果也仅仅是阶段性成果。科研管理部门对科研成果推广管理，借助于科研档案记录的全面完整性，有效促进科研成果在现实生产中转化，为现实生产力创造更大的效益。

科研档案管理的目标是具有系统性、完整性、规范性、安全性、時效性和真实性。而文档的系统、完整、规范则要建立在长期积累的基础上。由于科研档案管理的效益难以在当年显示出来，短期内效益也不明显，因而把科研管理作为短期行为，不重视科研档案管理的现象仍在科研管理工作中存在。因此，要把科研档案的管理工作列入科研管理工作的一部分，并作为考核科研工作的指标之一;还要建立科研档案管理人员、科研管理人员和科研人员相互沟通配合的机制。每一个科研档案管理人员都应该从思想上高度重视，工作中认真执行，积极做好科研档案的管理工作，以获得更好的社会效益。