加强港口工程项目档案管理的措施

王建华

(辽宁省交通运输事务服务中心 沈阳市 110003)

港口是辽宁发展的重要战略性资源，临港产业是辽宁经济发展的驱动力，城市是港口和产业发展的重要依托。推进港城联动发展，有利于从战略层面推进港口、产业、城市三者的融合互动，充分发挥各自在区域经济发展中的关键性作用，促进区域资源整合和港产城一体化发展，为辽宁老工业基地全面振兴提供支撑。

为满足港口适应船舶大型化及港口吞吐量持续发展的需要，缓解港口通用散杂泊位通过能力不足的矛盾，实现港区泊位功能调整，建设港区泊位工程十分必要，而贯穿于工程项目建设全过程的一项基础性工作就是档案管理工作，下面结合多年的档案管理经验，谈谈我们的体会和具体做法。

1 加强对工程档案管理工作的领导

(1)部门负责人要高度重视档案管理工作，定期召开档案管理工作会议，协调解决档案收集整理工作中遇到的问题，并形成会议纪要归档立卷。

(2)集团公司与工程档案管理负责人要签署问责责任状，纳入领导年终考核评分体系中，项目部门要明确规定工程档案管理责任。

(3)项目档案管理要设专职档案人员，建设单位、施工单位、监理单位要配有专人负责档案收集、整理工作，形成档案人员管理网络，促进档案管理体系日趋完善。

(4)档案管理软硬件设施要不断完善。软件系统要求运行稳定、硬件设备配备要求齐全，数字化档案要保证其安全性。

2 项目文件材料收集整理所依据的标准

案卷式样及内容按国家档案局《科学技术档案构成一般要求》《国家重大建设项目文件归档管理办法》、交通运输部《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》等文件规定执行。同时，为将项目档案归档立卷工作做得更加完善，我们根据港口工程项目建设的具体情况，按上述标准制定出《本港口基本建设类档案归档范围及保管期限表》《港口工程竣工资料组卷顺序及保管期限表》，要求项目文件资料收集整理按要求规范操作，按要求科学管理。

3 文件材料的形成、收集、整理、编目、归档

3.1 文件材料的形成与收集

按照“谁形成，谁负责”的原则，由文件材料的形成单位负责具体工程文件材料的收集，收集范围及归档单位按交通运输部《水运建设项目文件材料收集归档范围》执行。建立健全文件材料及时收集归档制度，编制《港口文件材料收集归档办法》。以收集的工程文件材料为原件，收集归档的文件材料要能够全面、准确地反映工程建设的实际过程，文件材料要求书写工整，字迹、线条清晰，修改规范，格式统一。

3.2 文件材料的整理

(1)建设单位除认真保管好上级下达的审查、批复等重要文件外，对自身形成的项目文件材料也要做好收集和保管工作。立项审批阶段的文件材料根据审批事项的内在联系进行整理，勘察设计阶段的文件材料按照设计的不同阶段和专业整理组卷，工程准备阶段文件材料按照审批事项及相关手续办理过程分别整理组卷；招投标阶段按招投标工作程序与内容分别整理组卷；工程管理文件按时间顺序进行整理组卷。

(2)施工阶段文件材料由施工单位负责组卷。对工程管理、施工管理文件材料以合同为单位，按照工作程序并结合问题分别组卷，施工原始文件一般要求按单位工程分部、分项划分分别组卷。

(3)监理档案由监理单位以监理合同为单位，按照监理工作依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、计划进度控制文件、费用控制文件、安全管理文件、监理日志等分别整理组卷。

(4)竣工验收文件按照各项验收和竣工验收工作内容分别整理组卷。

3.3 档案整理情况汇总

港口项目档案要求完整齐全，其中可研、安评、环评等前期文件、初步设计、招投标文件、地基处理工程、码头工程及码头配套工程、道路堆场工程、疏浚及挖泥工程、供电、通信等公共设施工程、监理档案、设备档案、试运行文件、验收文件缺一不可。

为提高施工单位对档案管理工作的重视程度，在与施工单位签订的合同内，要明确“竣工前承包方向发包方提供贰套竣工图和竣工资料”，要制定清晰的档案验收程序，工程档案验收不合格的，不得进行整体综合验收。

4 加强档案管理的措施

(1)事前控制措施

项目工程开工前要积极做好档案管理组织工作，并开展档案管理标准的宣传贯彻和业务培训工作，要求施工单位建立项目文件材料归档制度，完善工程档案形成、收集、整理归档等档案管理体系。

(2)事中控制措施

重点建设项目工程规模较大，建设周期长，为了实现重点工程建设项目档案资料的有序管理，档案管理部门在工程建设过程中要及时了解工程建设的进展情况，检查工程项目档案资料的形成、整理情况。

(3)事后控制措施

在工程竣工后，施工单位将整理完毕的档案交由本单位项目负责人对工程档案进行自检、自查，合格后再送交监理单位和工程建设单位对档案的真实性、完整性、系统性进行审核，最后由集团公司档案馆对档案的编制情况进行审核，审核合格后由集团公司档案馆开具档案移交签证单并归档入库。

5 结束语

工程项目档案记录工程建设全过程，是调查事故的第一手资料，当事故发生时，我们往往从查档案入手，档案可以真实、准确、完整、翔实地记录整个工程施工管理的全过程，可以起到溯本追源的作用。

档案管理工作贯穿于工程进展的全过程，港口工程建设周期相对较长，档案资料形成的年度跨度比较大，涉及的管理部门较多，为了保证工程档案能够完整、准确、及时归档，需要明确各部门职责，各方协调配合，提高档案管理工作的质量。