科研类境外机构档案管理的挑战与对策分析

李淼

摘要：本文以中科院境外机构档案管理为例，结合科研类境外机构管理特点和档案资源特色，提出建立优先遵循的原则、档案管理责任体系、档案资源的集中统一管理、重要档案资源体系构建等对策意见。

关键词：境外科研机构档案管理中科院

随着科技创新日益国际化，为充分发挥科技创新在服务“一带一路”建设中的重要作用，中国科学院（以下简称“中科院”）自2013年开始实施“发展中国家科教拓展工程”，不断推进与发展中国家在科学研究、科技人才培养和创新平台建设方面的战略合作，至今已建设了11个境外机构，部署了100多个科研项目，为“一带一路”沿线国家培养专业技术人才5000余人，在“一带一路”沿线国家产生了较大影响。而随着境外机构的部署和建设，境外机构档案资源大量产生、档案工作的重要性日益凸显，加强对科研类境外机构档案管理的需求也越发迫切。

一、科研类境外机构档案管理制度与研究工作现状

2005年9月，国家档案局印发了《关于加强驻外机构和境外企业档案工作的意见》，该意见从提高认识、完善机制、严格管理方面提出了驻外机构和境外企业档案管理的宏观性、原则性要求。2018年8月，国家档案局印发了《企业境外档案管理办法》，该办法对企业境外档案的管理提出了更为明确的全方位要求。上述制度更侧重于企业境外机构档案管理，但科研类境外机构具有其特有的管理模式和业务内容，其档案资源的管理方式和管理内容具有特殊性，无法完全套用上述制度。从国家科研档案管理制度和标准看，《科学技术研究档案管理暂行规定》《科学技术研究课题档案管理规范》等制度和标准制发于20世纪八九十年代，对境外机构及国际化项目档案管理内容更不会涉及。

截至本文发稿，笔者基于CNKI中国知网期刊数据库，以“档案+境外”做主题检索，共检索到相关文章140篇，经过筛选分析发现，其研究内容主要集中于企业境外档案管理，主要是一些中央企业对境外档案管理模式、体系和方法的探索与经验。而关于科研类境外机构档案管理的文章则为0篇。

二、科研类境外机构档案管理面临的挑战

（一）档案管理受到所在国的法律限制

由于科研类境外机构在别国从事科研和管理活动，其产生档案和相关科研数据的管理必然受到当地法律法规的约束，无法完全按照国内档案法律法规执行。如郭子岩指出，境外机构因其双重身份，既受所在国家法律管辖又受国内法律约束，因而面临着法律冲突带来的风险。在许多情境下，跨境移交档案或传输数据，更要面临所在国档案和数据管理法律的限制，如哈萨克斯坦要求在跨境传输数据前要征得数据主体的同意，阿根廷、巴西等要求在某些条件下限制跨境传输。所以开展境外机构档案管理工作时须考虑所在国的档案或相关层面的法律法规。

（二）档案管理责任主体多

中科院境外机构由国际合作局主管，每个境外机构均为院内非法人研究单位，需依托于不同的院属单位（以下简称“依托单位”）建立。目前，这些境外机构按出资方不同包括院出资建设的院级境外机构、与境外合作伙伴共建的院级境外机构两类，院级境外机构可由相关单位作为参与单位参加管理。所以从档案管理的责任主体看，涉及主管机构、依托单位、境外机构、参与单位、境外合作伙伴等多个主体。各主体在境外档案管理中应该担负不同的责任，建立一套职责清晰、分工明确的管理体系。

（三）档案归属和流向问题突出

中科院境外机构在开展国际科研项目期间，产生了大量境外档案资源，这是中科院及其境外机构的重要知识资产和核心信息资源，应该加强集中统一管理。但针对某个科研项目，其经费来源和管理形式各异，有中科院直接将经费拨往境外法人机构，由境外法人机构单独管理并组织实施的；也有经费由国内依托单位统一管理并组织实施的；有些境外法人机构，有自身的经费来源和管理方式，这些无疑会影响科研项目档案的归属。同时参加科研项目的主体有依托单位、境外机构、国内外相关参与单位等，一些中长期项目中科研人员的流动性大，如果档案归属和流向问题不清晰，也易造成档案资源丢失，从而影响科研项目档案的整体价值。

（四）所在国档案管理环境和基础设施情况普遍较差

中科院11个境外机构主要集中在东南亚、南亚、中亚、非洲、拉美等发展中国家和地区，这些国家经济相对落后、信息化发展水平不高、档案基础设施情况较差，有些国家政局不稳定、时有战乱，境外档案面临更多的风险和事故。某些境外机构虽计划在所在国建立档案数据库，却苦于当地信息化基础设施条件落后，无法实现档案资源网络传输与共享利用。

三、科研類境外机构档案管理对策分析

（一）坚持优先遵循所在国家或地区法律法规的原则

《企业境外档案管理办法》规定：“境外档案工作应当遵循所在国家或地区法律法规的基础上，本着有利于维护国家利益和企业合法权益、有利于工作、有利于保密、有利于应对突发事件的原则。”这一原则对科研类境外机构同样适用。依据该规定，境外机构要深入了解所在国家或地区档案及相关法律法规的内容，当双方档案及相关法律法规内容冲突时，应优先遵守所在国家或地区的法律法规；当不存在内容冲突及所在国家或地区缺少档案管理相关规定或规范时，境外档案管理应遵守国内有关规定。

基于这一原则，要求境外机构及其依托单位的法务部门或法律顾问认真梳理所在国家或地区的档案及相关法律法规、规章制度，明确双方对档案管理的不同之处，并将其作为重要内容放入境外机构管理制度和规范，以减少或规避境外机构档案管理的违法违规风险。

（二）建立职责明确的境外机构档案管理责任体系

针对科研类境外机构管理的多主体性，其档案管理应建立一套职责明确的责任体系，以从上至下的管理机制管控境外档案资源的产生、保管和利用等全流程工作。为充分发挥各主体在境外档案管理中的作用，要重点从以下三方面加强管控，明确主体职责。

第一，制度层面管控。境外机构主管部门要制定境外机构管理制度，并明确提出境外机构档案管理的原则性要求。档案工作主管部门要制定境外机构档案管理制度，对管理职责、业务规范等做出明确要求。依托单位要针对本单位境外机构档案管理的实际情况制定实施细则，明确档案工作组织网络、归档范围与要求、归属与流向、考核与奖惩等操作层面的规定，从而建立从上至下的管理制度，保障境外机构档案管理有章可循，档案工作科学、规范。

第二，档案工作组织体系层面管控。境外机构依托单位要根据本单位境外机构的实际情况建立一套各层面人员分工负责的档案工作网络体系。这一体系如下所述：依托单位档案工作分管领导—档案归口管理部门—档案部门和档案人员—境外机构档案部门和档案专兼职人员—项目档案兼职人员。其中，依托单位要将境外机构档案管理工作纳入相关部门和人员的职责范畴，并加强监督和指导；境外法人机构要设置档案部门或者配备档案专职人员，不具备独立法人资格的境外机构须配备兼职档案人员，境外机构的档案人员须由中方人员担任，并尽量保证人员的专业性和稳定性。

第三，项目层面管控。科研类境外机构的科学研究活动主要以项目形式进行部署和组织，因而需要加强项目层面对档案资源的管控。一方面可通过合同或协议进行管控，即由中方投资部署的项目，需在项目任务书或合同协议中明确规定档案材料原则上归属中方牵头单位；共建各方共同投资的项目，要通过共建协议、项目任务书或协议约定档案归属和利用问题。另一方面每个项目必须设置兼职档案人员，由兼职档案人员监管文件的形成和归档。

（三）加强境外机构档案资源的集中统一管理

从中科院境外机构管理的实际情况看，依托单位在境外机构业务活动的开展和管理中负有主体责任，且其具备集中统一管理档案资源所需的人财物等条件，因而由依托单位集中统一管理是必要且可行的。对于不具备独立法人资格的境外机构来说，其没有独立的法律地位，依托单位对其业务行为直接负责，所以其档案资源应直接被移交到依托单位保管。对于一些境外法人机构，由于所在国家和地区档案管理环境较差，其档案资源也应在法律法规允许的情况下，被移交到依托单位保管。

所谓的“集中统一管理”并不是所有档案和数据无条件地集中，而是要根据境外机构建设模式的不同确定不同的档案资源集中管理形式。从中科院境外机构的建设模式看，可分为以下两种档案资源管理形式：第一种是院出资建设的不具备独立法人资格的境外机构，其形成的重要档案原件如果条件允许应被移交到依托单位集中管理，如果条件不允许则需向依托单位移交重要档案备份件、复制件或数字化副本。第二种是境外法人机构以及与境外合作伙伴共建的境外机构，如果其具备集中统一管理档案资源的条件，则其形成的档案可以由境外机构档案部门或档案人员集中统一管理，但其档案目录应定期报送到依托单位；如果其不具备集中统一管理档案资源的条件，则参照第一种情况执行。

（四）构建境外机构重要档案资源体系

构建重要档案资源体系是境外机构制定档案工作应急处置预案的重要内容，是应对所在国档案管理环境和基础设施情况差、安全管理境外档案的重要举措。境外机构必须提前确定重要档案资源体系的框架和内容，并据此做好日常文件归档的鉴定工作，以便在危急情况下优先转移、保护好这部分档案资源。科研类境外机构重要档案资源体系一方面要参照《企业境外档案管理办法》执行，另一方面要根据科研领域所特有的业务内容进一步扩展和细化，应包含如下内容：

第一，科研管理类档案，包括举办重大国际活动中形成的档案；科学委员会构成、变更、重要会议、重要决议等过程中形成的档案；培养人才工作中形成的重要档案。

第二，科学研究类档案，包括国际化科学考察活动的档案和数据；重要实验分析、观测、监测数据；取得重要研究和技术突破的项目档案和数据；科研论文、专利、奖项等重要成果档案。

第三，科技成果转移转化类档案，包括科研成果小试、中试工作中形成的檔案；科研成果申请、注册、授权等过程中形成的档案；委托企业、投资企业、对企业增资、撤资等工作中形成的档案；科技成果作价入股、企业股权分配、奖励、转让、赠予等形成的档案。

参考文献：

[1]郭子岩.浅议境外企业和机构档案管理体制和方法研究的必要性[C]//行与知——社会主义文化大发展大繁荣中的档案工作.北京：中国文史出版社， 2012：19-22.

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[4]徐拥军，舒蓉，李孟秋.我国企业境外档案管理面临的法律冲突与适用原则[J].档案学通讯，2018（4）：9-14.

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作者单位：中国科学院档案馆