浅谈档案文件的电子化及管理

/航天材料及工艺研究所

纸质载体档案工作需要花费大量的时间和人力，且工作效率较低、易错率高，极大地限制了档案工作的效率。如何实现纸质载体档案的电子化及电子化管理，使之更加准确、完整、高效、安全，并充分发挥档案在实际工作中的作用，是当前档案工作人员需要研究的问题。

在企业或事业单位中，提高档案工作效率的有效解决办法之一就是实现档案文件的电子化和电子化管理。档案文件的电子化不同于档案电子化管理，档案的电子化管理是指档案人员利用计算机硬件、档案管理软件系统和网络管理手段，对现有的档案文件进行计算机现代化管理的过程，包括档案的著录、搜寻、借阅、整理等，将大幅提升档案文件管理的效率。而档案文件的电子化分为2个层次：一是现有的纸质文件电子化，指将已有的纸质文件逐页进行扫描，进而上传至档案管理系统，工艺员可以在档案管理系统中通过一定的流程直接查看文件，节省了到档案部门查询的时间，同时也有助于档案文件的保存。二是目前还未实施的文件，由相关部门明确电子图纸、质量档案、工艺规程等的格式要求、签署要求、归档格式、数据包要求。设计人员按照以上要求产生相应的电子文件，通过档案人员上传至档案管理系统中，实现档案文件的电子化和电子化管理，不仅方便员工随时查看信息，还可以有效节省查询时间与人力，避免机构臃肿。

一、存在的问题

1.电子化管理办法不健全

虽然目前企业单位都在推广档案管理的信息化、档案文件的电子化，但形式和进度各不相同，还没有出台统一的管理办法或归档要求，为档案文件的电子化提供有力的指导。另外，还有部分文件由于特殊原因而无法直接录入到计算机管理系统中，导致该项工作只能人工完成，但该项工作并没有相应的管理标准，因此有必要建立标准的专业系统，确保档案文件电子化及电子化管理的全面发展。

2.档案机构不完善

档案机构应该具有双重职能：一方面为行政管理职能，对企业的档案工作进行统一规划、组织协调、监督指导；另一方面是档案管理职能，对企业的档案进行整理、保管、提供利用。有的单位对档案管理不重视，档案管理工作的专职人员较少，或者由其他人员来兼职管理，分配工作不均匀，从而导致当任务紧急时，档案部门的混乱和管理的无序化。

3.专业人才欠缺

档案具有综合性强、内容繁杂等特点，因此专业的档案管理人员应精通档案专业知识、行业标准规范，在选拔专业人才时，首先应从人员学历、专业、年龄等方面做好选择。档案工作同样需要传承，如某单位由于档案部门对档案管理工作十分精通的老师傅退休，导致内部的文件整理、归档的不规范，验收时出现不合格现象。

二、如何有效提高档案文件的电子化进程

1.建立企业电子文件管理标准

目前，各单位应用的软件不尽相同，没有规范的标准，仍依靠经验或个人喜好进行整理，不便于管理。因此，处理好档案文件电子化应采用相同的标准与规范，推进档案文件的电子化管理，才能使档案工作有序健康的推进。

2.完善档案文件电子化的工作机构

开展资料文件电子化工作，必须设立相应机构，并且要有专业人才、专职电子化档案文件，而不是由企业的其他人员兼职。档案需要传承，传统的档案是手工管理，效率低下，同时知晓的人员往往限定在少数范围内，工作交接不到位，限制了档案工作管理的发展，因此设立相应的档案工作机构是提高档案文件电子化的基础。

3.开展档案业务培训，提升档案人员专业技能

档案管理人员应定期开展培训，了解档案文件电子化最新动向，吸收知识并掌握有效的现代档案管理技术，以提升专业技能，同时单位也应重视档案人员的流动和档案人才的培养，只有形成人才结构的最优化，才能使档案工作机构健康发展。

三、优化对策

1.提高工作效率

档案文件的电子化能够减少传统纸质文件的核对及查找时间，档案文件如果存放的位置发生变化或由于档案人员的疏忽没有放在相应位置，下一次在查找该文件时就会花费大量时间。而档案文件的电子化只需提交相应的流程，再进行相关的批准，就可以在计算机上直接查看文件，既缩短了查找的时间，又提高了工作效率。

2.降低成本

某单位一年的晒蓝图纸费用约为15万元，且每年递增，如何才能有效减少晒蓝图纸的费用为该单位解决的重点工程。该单位将新产生的档案逐步实现电子化，首先尝试将新产生的部分档案文件电子化，并观察电子化效果，最终使晒蓝图纸的费用下降到了13万元。晒蓝图纸费用的首次下降，是由于新的档案文件直接使用了电子化办公手段，该单位目前正在全力推行电子化办公，逐步减少晒蓝图纸的数量，有效地降低了成本。

不仅如此，档案文件数量较多，需要相应的存放空间，而档案室必须符合温湿度的要求，同时也需要大量的档案人员进行借阅、整理、替换等工作，需要投入大量经费，这些成本不可避免。档案文件的电子化只需要相应的硬盘存储空间，既有助于减少相关方面经费的支出，还可以避免档案部门人员配置的臃肿。

3.避免出现泄密问题

以军事档案为例，档案涉密文件较多，是我国重要的战略文件。因此，保密是一切工作的重中之重。晒蓝图纸便于携带，容易造成泄密，而电子文件首先限定在局域网中才能查看，与外部的互联网实现了物理隔离，单位人员查看文件时必须先提交相应流程，在经过主管人员批准后方可查看，且只有查看功能，没有下载和打印的功能。如果想要打印相应的文件，也需要提交相应的工作流程，方可到专门的打印室去打印。因此，档案文件的电子化在很大程度上对于保密工作有一定的提高。

4.其他优势

档案文件的借阅有一定期限，到期必须归还；一些生产单位现场使用的档案，容易出现污损、或者磨损，不利于档案文件的保存。而档案文件的电子化在这些方面有着巨大优势，查看的文件到了规定的查看期限，系统会自动收回查看文件的权限；同时，电子文件不会出现磨损，有助于档案文件的保存。

随着信息技术的不断发展，未来计算机的应用会在档案行业发挥更加重要的作用，档案文件的存在方式也不能仅仅局限于纸质载体，档案管理的信息化、档案文件的电子化不仅有助于档案的科学管理，更符合现代提倡的降本增效的原则。虽然目前受限于国内尚没有统一的行业标准来科学指导档案文件的电子化工作，而各单位都在转变现有的工作方式和观念，增强了对档案文件电子的认识，并加大了在相关方面的投入。现阶段我国范围内的档案管理的信息化、档案文件的电子化虽然还存在一定的问题，但是档案管理的信息化、档案文件电子化的趋势已不可阻挡。