高校财务会计档案信息化建设及应用分析

宋争平

（甘肃机电职业技术学院，甘肃 天水 741001）

随着社会经济的快速发展和进步，计算机网络技术在全国各个领域中得到广泛应用和普及，不仅促使各大企业单位的财务会计档案管理工作更加方便、快捷，同时使得财务会计工作逐渐朝着信息化且高端化方向发展。而在计算机技术和网络及快速发展推动下，高校财务会计档案管理工作也发生了翻天覆地的变化，财务档案管理模式也由传统的纸质管理转变为现代信息化管理，不仅为财务工作人员带来了便利条件，同时极大程度地提高了整体工作效率，较好地推进了财务档案管理信息化建设的发展进程。

一、高校财务会计档案信息化建设现状分析

（一）缺乏信息化管理的认识

目前，高校财务人员普遍缺乏对档案信息化管理的认识，部分相关工作者依然受传统管理观念的影响，处于较为滞后的管理观念中，如依赖纸质管理与核算，这种方式不仅加大了会计核算工作量，同时增加了纸质资源的浪费，既造成成本上的过度消耗，又大大降低了整体工作效率，对财务会计档案信息化管理的建设带来很大阻碍。

（二）信息化设备不完善

设备是各项工作顺利进行的重要基础，但就现阶段高校财务会计档案信息化管理设备来讲，整体投入还不够完善，其硬件设备、软件设备都缺乏相应程度上的更新，导致硬件设备与软件设备无法有机结合，如服务器延迟影响图片、影像及文字等信息的传输，不利于档案信息化管理的高效运行。

（三）管理人员专业程度不够

现阶段的高校财务档案管理与专业档案管理的标准还有一定的距离，其主要原因在于管理人员专业程度有限，而相关工作人员在日常工作中仅围绕资金与核算展开管理工作，对档案信息化管理方面的专业知识了解得不够全面，甚至部分高校财务管理部门并没有配备专业人员，导致高校财务会计档案管理与现代管理相脱节，无法满足时代的发展需求。

二、高校财务会计档案信息化建设的重要性

就传统财务会计档案管理可以看出，其管理模式主要以企业、事业单位的经济活动范围为主，而会计人员则按照统一标准进行账本核算、报表核算等，基本采取纸质材料核算为准，并在人工操作下完成归档工作。此外，财务会计档案的存放较为随意，缺乏专门的存档环境，极容易造成档案丢失或损坏等现象，不利于档案长期安全且完整保存，同时相关人员在查阅档案时也会较为烦琐，无法凸显档案存在的实际价值。可见，传统的财务档案管理模式已经无法满足现代化档案管理的需求，因此，加强财务会计档案信息化建设非常重要。

三、高校财务会计档案信息化建设的必要条件

（一）树立现代化档案管理观念

首先，各高校领导应树立现代化档案管理观念，不断更新思想理念来满足时代的发展需求，给予财务会计档案管理工作上的支持和肯定，以提高相关工作人员的集体荣誉感和工作热情；其次，要对财务会计档案的保存环境给予重视，为档案管理提供更加适宜的场所，以确保财务档案信息的安全性和完整性；最后，将传统纸质档案人工操作型转变为信息化电子会计档案管理型，充分利用高新科技的优势对档案管理的软件设备及硬件设备及时进行革新，并定期检测，从而最大限度地预防档案资料的损坏和丢失。

（二）注重现代化档案管理人才的培养

财务会计档案管理本身就存在一定的复杂性，需要逐一落实每一个环节，才能避免信息纰漏所带来的损失。而设备的有效应用离不开专业的技术型人才作为支撑，对于财务会计档案管理设备亦是如此，因此，注重现代化档案管理人才的培养尤为重要。此外，作为一名合格的财务档案管理人员需要不断提升自身的业务能力和业务素养，这样才能在日新月异的网络时代较好地应对新生事物，进而为适应时代发展构建新型档案管理团队，避免人为因素、操作不当等客观原因造成的损失，以满足现代化管理的实质性需求。

（三）进一步完善档案管理体系

高校建设档案信息化管理的标准应遵循国家各企业单位的标准实行，结合自身发展的实际需求来制定与之相符的新兴管理模式。近些年来，随着高新科技的不断进步和创新，虽然为各个领域的管理和发展带来了便利条件，但同时也带来了一定的风险，如信息化管理很容易被黑客侵入而修改或盗取资料，导致个人信息或企业信息外泄，因此，各高校应在原有的信息化档案管理基础上进一步完善内部档案管理体系，针对信息化档案管理的特殊性精细化处理档案资源的输出、收集、保存及登记等方面的工作，做到层层筛选、层层把关，以确保财务会计档案管理的安全性和稳定性。同时也要制定严格的内部管理制度，明确财务人员的职责，并将责任落实到个人，以保证电子档案数据不会被内部人员随意改动或删除，从根本上解决风险问题，进而为财务会计档案信息化管理建设强而有力的保护网。

四、高校财务会计档案信息化管理的应用策略

（一）加强财务会计档案信息化管理的认识

首先，应重视财务会计档案信息化管理的应用，认识到财务会计档案信息化建设的重要性及其内涵价值；其次，要加强相关工作人员对信息技术的了解，使其具备专业性操作技巧，结合计算机硬件系统与软件系统的优势加以利用，构建新的存档体系，如电子档案的应用更加方便、快捷，不仅可以改善传统纸质档案存在的弊端，同时提高了档案的使用效率；最后，应结合高校财务会计档案管理的实际情况对原有的信息化管理模式进行改革和创新，不断研发出新的软件，以加快档案信息化建设的发展步伐。

（二）实现档案信息资源共享模式

财务会计档案管理工作是经济行为的理论依据，更是真实记录经济情况的载体。而实现档案信息化管理能够打破传统财务会计档案管理存在的局限性，为管理工作提供更加开放性且多样性的管理途径。财务会计电子档案信息化管理是现阶段最为实用的管理手段，能够科学合理地配置档案信息资源，较好地实现了档案信息资源的共享。如高校职工可以利用自己的工号对以往的福利待遇进行实时查询，不仅避免了时间上的束缚，同时减轻了财务部门的工作压力。尤其在信息化建设环境下，电子档案管理能够对各项收支明细做出清晰的对比，使得档案信息更加通俗易懂，为高校发展提供有力保障。

（三）重视电子档案信息资源的利用

近些年来，在纸质档案管理模式的影响下，会计人员对档案的内容及作用缺乏一定的了解，导致档案信息化管理的最大价值无法得到体现。因此，重视电子档案信息资源的利用能够实现文字信息、影像信息、数据信息等功能的高效运行，不仅可以提升财务会计档案的使用效率，同时最大限度地确保了档案信息的真实性、安全性及完整性。

五、结束语

由此可见，“互联网+”时代的到来，信息技术已经成为时代发展必不可少的战略性资源，尤其在社会经济快速转型的推动下，信息技术的广泛应用和普及为财务会计档案管理工作提供了重要保障，极大程度地提高了财务会计档案管理的综合实力。而高校财务会计档案信息化建设作为推动社会经济不断发展的重要组成部分，应加以利用财务会计档案信息化管理的优势，结合时代的发展需求不断在原有的基础上进一步改革和创新，以达到理想的管理效果。