大数据时代企业档案管理创新举措

江秋燕 焦德华

1.国网甘肃省电力公司兰州供电公司 甘肃兰州 730050

2.国网甘肃省电力公司电力科学研究院 甘肃兰州 730050

1 大数据发展对企业档案管理工作的影响

1.1 有利于提升档案工作效率

对于某些企业来说，目前档案查询还是人工的方式进行目录检索，实体利用主要还是以纸质版的为主，这就存在一些弊端，当需要去查阅一些资料的时候，因为人的精力有限，只能一点点的查阅，从每一张纸头上获取自己所需要的信息，大大的浪费了时间，而大数据可以把纸质档案转换成电子档案，而且电脑会自动将档案进行分类，那么在查找的时候就十分的方便和快捷，可以通过查询几个关键字就能把所需要的资料找出来，提升了档案工作效率[1]。

1.2 对档案工作者的素质要求更高

大数据时代，档案管理工作内容发生改变，从对纸质档案的管理，变为数字化档案管理，计算机技术、网络技术以及现代化设备的使用，对于档案工作者的素质有了更高的要求。不仅要求具有档案管理的专业知识，还要能够接受新鲜事物、理念，拥有良好的创新能力和服务意识，要建设一支适应新形势新任务新要求的高素质、专业化的档案干部队伍。

1.3 档案管理方式将会发生变化

在传统的档案管理模式中，档案管理的目的是纸质档案，工作重点是归档和存储文件实体，在主动提供利用上较为欠缺。从档案工作流程的角度来看，收集是档案管理的实际起点，而整理是档案管理的核心。在大数据时代，档案管理正逐渐从纸质档案管理转变为电子数据管理，要求注重对档案资源的整合，注重对档案价值的挖掘开发，使档案成为一种信息资源，档案利用上从被动变为主动，档案工作的内容就表现为重收集、轻整理的特点，数据收集逐渐增多，但整个归档工作流程的完成不如以前那么重要，这是管理对象的改变所带来的变化。

2 大数据背景下企业档案管理策略研究

2.1 做好数字档案资源建设

企业档案资源不仅是企业发展的历史记录，也是企业转型的数据基础，具有重要的参考价值。根据企业档案的实际使用情况，首先将具有重要价值的文件数字化，并逐步推进逐步完成企业库存文件的数字化。同时，要按照相关标准和规范加强对数字文件的检查，做好数字化工作的质量控制，确保数字文件资源的可识别性和可用性[2]。

2.2 提高档案信息服务水平

一方面，加强数字档案资源的整合和组织。通过相关技术，将同一或关联工程项目的数字档案进行整合，并根据不同用户群的利用需求，采用数据挖掘技术组织开发数字档案资源，并建立专门的档案资源库。另一方面，优化档案信息服务方法。通过建立统一的云服务平台，我们可以随时随地访问档案资源，建立可视化平台，集中展示一个项目从立项到验收的整个工程周期，为用户提供全方位的项目信息。

2.3 不断更新档案工作者的知识储备

档案工作者在企业文件管理过程中扮演从业者和推动者的双重角色。面对大数据时代企业档案工作的新变化，档案工作者应积极提高信息处理和处理能力，积极服务意识，全面提升理解，获取和使用信息的能力。企业也应多组织岗位培训、专题讲座、合作研究、访问交流、操作演练等，加强档案管理人员的知识和技能培训，不断提高档案管理水平，逐步形成一支技术精、能力强、效率高的信息化档案人才队伍。

2.4 优化档案管理人员结构，提高档案管理人员的综合素养

在大数据环境下实施档案管理落实工作，企业可以采取的首要措施是优化档案管理人员的结构，提高档案管理人员的综合素质，并负责档案管理。基于总容量的企业档案管理获得高质量的发展。大数据环境中的档案管理任务不仅要求档案管理人员具备丰富的档案管理知识，与时俱进的管理理念，还需要各种存储信息技术的技能。因此，通过结合技能和相应的管理专业知识，可以为档案管理人员采取以下措施，以使档案管理人员在企业档案管理工作中的能力更好。在招聘过程中，公司不仅扩大了从外部招聘人员的渠道，还提高了从外部招聘人员的门槛，并满足了外部招聘流程中的档案管理工作要求。我们将努力雇用高质量的人力资源。这为档案管理功能奠定了基础。在公司人事管理流程中加强档案管理人员的培训，并在培训活动的影响下更新档案管理人员的管理理念，同时负责档案管理不仅可以提高人们的专业技能，还可以促进档案管理。各种个人存储信息技术技能，使档案管理工作者能够在大数据环境中的档案管理环境中适应和满足人力资源管理要求，以此来更好的胜任企业的档案管理工作[3]。

2.5 着力加强档案基础工作

注重加强档案资源建设，拓展各门类、各载体档案收集途径，重视数据收集，不仅全而且准，任何微小的数据都可能产生不可思议的价值。要加大先进科技的引进、研究、应用力度，探索更加科学有效的管理方法。要加大对馆藏档案的研究力度，挖掘数据背后的价值，做好编研，为现实工作提供有益的参考，实现档案信息资源的共享。

3 结语

企业大数据应用应基于专业的数据管理团队和技术平台，档案管理作为一项具体业务，基于大数据理论的管理提升只是应用的具体体现之一，档案资源为大数据应用提供数据来源，大数据应用为档案管理提升提供技术支持，二者相互促进，相互依赖，大数据时代企业档案管理应遵从这一理念来不断创新业务开展模式，实现企业档案管理业务效率和工作深度的共同提升。