浅谈企业多管理体系运行整合的实践——以钟表企业为例

杨丽，罗序智，何微



浅谈企业多管理体系运行整合的实践——以钟表企业为例

杨丽，罗序智，何微

（依波精品（深圳）有限公司，广东 深圳 518000）

企业发展到一定阶段时，会逐渐形成多个管理体系同步运行。如何保证多个体系的有效、高效运行，以多体系整合的实践工作为依据，以梳理标准为起点；在优化部门职责的基础上，将管理体系嵌入业务流程；做好有效的体系培训和文件整合，再从体系试运行到考核到改进的PDCA循环，为钟表企业多体系运行提供一些参考。

梳理标准；优化职责；有效培训；考核改进

在企业生命周期不同的阶段，企业会根据组织不同的战略目标和内外部环境，分阶段导入不同的管理体系，同时随着科学、技术、管理的发展，标准体系自身也在不断制订、修订的发展变化中，所以企业内部多体系运行是一种必然。以钟表企业为例，常有GB/T 19001《质量管理体系要求》、GB/T 24001《环境管理体系要求及使用指南》、GB/T 28001 《职业健康安全管理体系要求》、GB/T 29490《企业知识产权管理规范体系》、GB/T 19022《测量管理体系测量过程和测量设备的要求》5个管理体系在同时运行。如何能有效整合以上体系，减少两张皮、走形式等问题呢？结合实际的标准化管理工作，梳理出以下6个步骤。

1 梳理标准

标准文本中第一章的内容“1范围”是对标准适用范围进行界定，也就说明不同的标准关注点必然不同。但因为管理、技术等一些基础知识的通用性和兼容性，所以不同的标准对人、财、物、流程、管理等相同或相似的要素应进行协调、优化、简化和统一。对现行的体系标准进行梳理，找出并列明各标准条款的对应关系，再结合业务流程进行标准条款的整合。五个国家标准之间的对应关系如表1所示，组织及其环境、领导作用和承诺、组织的岗位、内部审核等条款都可以按标准文本和实际业务流程进行优化、整合和统一。

《ISO Directives 2013》的附件，简称《附件SL》，其中提出的管理体系标准结构是一个高级框架结构。GB/T 19001—2016、GB/T 24001—2016、CNAS-CL01：2018等标准均采用《附件SL》的框架结构。不同管理标准采用相同的结构，有利于标准本身的无缝衔接，也为整合体系文件提供了指引和契机。梳理对应好标准条款的同时，梳理、整合标准中要求的工作内容和岗位、职责、权限等，为第二步的优化部门职责做好准备。

2 优化部门职责

优化部门职责和明确分工，以人力资源部为主导，在体系管理部门和业务部门的配合下开展。在分析业务流程的基础上，将体系流程分解为具体的工作步骤，结合工作流程，将交叉重复的步骤和环节进行优化、删除和合并。对体系流程节点进行描述，对应到具体的岗位，并形成岗位职责，要将内容类似、难度类似的职责合并成岗位，岗位定责到部门形成《部门职责分配表》，实现体系职责的流程化和制度化。整合优化部门的职责分工须与实际业务流程相符，对涉及到新的、交叉/重复的岗位职责进行明确的划分，相似的工作统一归口在一个部门。在组织设计中避免、打破和减少部门墙，简化流程。一项工作由一个部门牵头，需要其他部门协助的，则明确规定配合部门的职责。体系要求的岗位职责分工写入《岗位说明书》，专职兼职均可，但岗位说明要明确，从制度上、流程上保证职责的明晰性、稳定性和延续性，促使体系中的职责可以按实际的业务流程、体系要求落实到具体的部门、岗位和人员，在制度设计的源头上解决体系的形式主义和推诿扯皮。

3 体系培训

培训的目的是为了提高体系当前或将来的绩效。培训内容与工作实际要尽可能接近，才能调动被培人员的积极性和主动性，才能将培训的内容有效应用到实际工作，保证体系培训的有效性。

培训需求评估的内容要在培训开展前充分沟通，外部专家才能根据实际需求，量身编制出符合企业要求的体系培训课程。外培机构的资质要好，同时培训的课程内容需要高管、体系负责人与外部专家进行深入的探讨，具体包括：培训计划达到的目标、体系流程存在的问题、希望提升或改进的节点等。体系培训要围绕提高员工的工作绩效，提升流程的运行效果，支撑组织的战略实现来开展。体系要求与组织战略紧密相关，标准要求与实际工作密切联系，这样才能提高员工培训的积极性和主动性，提升组织对体系工作的认识和重视，为体系的有效运行做好组织、人才和制度的准备。

体系培训工作要形成常态化，列入人力资源管部门和体系管理部门的年度/月度培训计划，定期结合组织中体系导入、变更、整合及业务流程的变化等，开展培训需求评估，实施培训和评价培训有效性，保证组织有适当的人员一直符合标准体系当前和将来的需要，保证有适当的人员持续开展和推进体系工作。

表1 五个国家标准之间的对应关系

GB/T 19001—2016 《质量管理体系要求》GB/T 24001—2016《环境管理体系要求及使用指南》GB/T 28001—2011《职业健康安全管理体系要求》GB 29490—2013《企业知识产权管理规范体系》GB/T 19022—2003《测量管理体系测量过程和测量设备的要求》4.1 理解组织及其环境← 4.2 理解相关方的需求和期望← 4.3 确定质量管理体系的范围← 4.4 质量管理体系及其过程4.4 环境管理体系 5.1 领导作用和承诺← 5.1 管理承诺 5.2 方针5.2 环境方针4.2 职业健康安全方针5.2 知识产权方针 5.3 组织的岗位、职责和权限← 5.4 职责、权限和沟通 6.1 应用风险和机遇的措施← 7.4 保护；7.5合同管理7.6 保密； 6.2 质量目标及其实现的策划6.2 环境目标及其实现的策划 6.3 变更的策划 7.1 资源← 6.1 人力资源； 6.2 基础设施；6.3 财务资源；6.4 信息资源6.1 人力资源；6.2 信息资源；6.3 资源管理； 7.1 计量确认；7.2 测量过程；7.3 测量不确定度和溯源性7.2 能力← 7.3 意识← 7.4 沟通7.4信息交流 7.5 成文信息← 4.2 文件要求 8.1 运行的策划和控制←4.3 策划4.4 实施与运行5.3 策划；7.1 获取；7.2 维护；7.3 运用 8.2 产品和服务的要求 8.2 应急准备和响应 8.3 产品和服务的设计和开发无 8.1 立项；8.2 研究开发 8.4 外部提供的过程、产品和服务的控制无 8.3 采购6.4 外部供方8.5 生产与服务提供← 8.4 生产；8.5 销售和售后 9.1 监视、测量、分析和评价←4.5 检查 8.2 审核和监视9.2 内部审核← 9.2 内部审核 9.3 管理评审←4.6 管理评审5.5 管理评审 10.2 不合格和纠正措施← 8.3 不合格控制10.3 持续改进← 9.3 分析与改进8.4 改进

4 体系文件整合

职责和流程常分散在多套文件中，容易出现文件不统一、规定不统一、工作交叉或重复，因此要对体系文件进行优化整合。相同/相似/相关的要求和职能由统一的归口部门优化整合，专门/专业/技术的要求和职能由技术归口部门优化整合。《程序文件》中文件按《部门职责分配表》由各业务部门整合，例如《测量管理体系》中的条款“7.3 测量不确定度和溯源性”，由负责计量的部门负责《测量不确定度和溯源性程序文件》。

体系文件发布后，需要对通用性文件进行统一培训，培训重点在于说明文件的变化、工作调整的范围、形成的KPI指标及考核方法、运行中需要注意的事项等。专业性、技术性的文件由各业务部门自行组织部门内部培训，人力资源部负责培训有效性评价。

为了保持体系文件与业务流程的一致性，各文件编制部门，每年至少一次要根据公司年度经营目标、实际业务流程、法规/标准/制度更新等进行文件修订，此项工作可在每年的文审工作或公司例行的年度总结计划工作中开展。

5 体系试运行

体系运行是个系统工程，要考虑到各方面的因素，按PDCA的循环过程，各中心各部门从上到下、从下到上地将体系要求落实到业务流程，才能使体系管理活动产生理想的效果。最高管理者是企业文化的塑造者和风向标。要形成良好的体系运行的企业文化氛围，带动全员实现预期的目标，最高管理者的重视与参与作用极为重要。而如果希望最高管理者主动重视体系工作，则体系必须紧紧围绕组织的运营流程，促进经营目标的达成，推进企业战略实现的进程。

体系试运行不少于三个月，通过试运行来测试《程序文件》等规定的合理性、有效性和实操性；与实际流程不符并且不能规范管理或提高工作效率的文件，需要及时与体系归口部门反馈和沟通，修改文件，使文件和实际工作都达到体系标准要求的充分性、有效性、适宜性。反馈、沟通和改进是工作高效的润滑剂，在体系运行中也同样重要。

在实际工作中，各部门体系工作会因部门经理重视程度不同而有所差别。建议形成体系与业务相结合的KPI指标，然后编制出相应的表单。表单/记录纳入工作业务流程，定期审核和汇总。当形式变成流程，职责变成习惯后，体系工作就真正纳入到业务正轨了。

6 考核、改进

内审和管审是体系考核的常见方式，但也容易流于形式；有些为了保持证书，而勉强为之。将内审和管审融入到日常工作中，例如融入到月例会、质量会议、总结计划会议中来，由每年一次转变为每月每季度的常规工作，提高组织成员对体系工作的重视程度。

体系的考核和改进，要根据企业战略、方针、目标形成必要的考核和改进指标。实际工作中有些支持性部门的指标比较难以确定，建议在战略目标确定的基础上逐层分解为中心目标和部门目标。每个业务部门都应分解出支撑总战略、总目标实现的分目标、子目标。此时考核管理部门和被考核部门按公司战略和年度目标，在分析该部门实际业务流程上，找出定性、定量或关键项目的考核指标。

指标要具体、可测量、可执行、可实现、有相关性和有时间要求。指标每年至少定期回顾一次。根据公司战略、年度经营目标和业务流程等的调整变化，定期调整考核指标，使管理体系有效的融入业务流程，促使各部门在符合管理体系的要求下同时完成各自的业务考核指标。

7 结束语

多体系有效高效运行的根本就是将管理体系流程嵌入组织业务流程，既符合标准条款要求，又符合实际业务流程，保证体系管理的有效性、符合性和适宜性，实现组织管理规范化、流程高效化、企业价值最大化。

［1］全国质量管理和质量保证标准化技术委员会.GB/T 19001—2016 质量管理体系要求［S］.北京：中国标准出版社，2017.

［2］全国质量管理和质量保证标准化技术委员会.GB/T 19022—2003 测量管理体系测量过程和测量设备的要求［S］.北京：中国标准出版社，2004.

2095－6835（2019）02－0095－03

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10.15913/j.cnki.kjycx.2019.02.095

〔编辑：严丽琴〕