关于运用公安户籍档案数字化成果提升档案服务效能的研究

马 丽 张小敏

（1.江苏省宿迁市公安局经开区分局 223800；2.宿迁市公安局档案处 223800）

引 言

公安户籍档案数字化已基本完成，为实现便民高效、提升户籍查询服务水平提供支持。基于此，本文从公安户籍档案数字化的作用入手，分析如何运用公安户籍档案数字化成果提升档案服务效能，打造公安“民生”品牌，更好地为群众提供档案服务。

公安户籍档案是指公安部门在所辖区域内开展户口与居民身份证管理时，产生的具有保存价值的记录，可用于证明公民的法律身份、自然属性与社会属性，供居民查询或人口统计用。信息化的落实推进了公安户籍档案的数字化发展，使档案服务效能显著提升。

一、公安户籍档案数字化的作用

以往的公安户籍档案管理以人工为主，存在工作效率低、档案资料易遗失等问题，影响公安户籍档案服务的开展。公安户籍档案数字化可妥善解决上述问题。

提高档案管理效率，随着人口增加，公安户籍档案的数量增多，纸质档案的存放与管理难度较大，公安户籍档案数字化建设后，可将纸质档案电子化处理，交由档案局统一保管，新产生的户籍档案可自动录入档案信息系统，不再生成纸质档案，户籍档案信息的存储、查询与归档更为便利，管理效率显著提升。

为档案服务提供便利方面，在以往的户籍档案服务中，户籍民警需按照纸质档案的索引目录，在海量纸质文件中查找所需档案信息，服务效率低，难以满足群众的需求。档案数字化建设可构建电子信息数据库，户籍民警只需输入关键字，即可高速获取所需信息，且数据库具有共享功能，可实现跨区域档案查询与相关证明的办理，为群众提供便利。

二、运用公安户籍档案数字化成果提升档案服务效能的措施

公安户籍档案是公民开展各项社会活动的基本证明材料，具有服务民生的作用。近几年我国户口咨询效能投诉占机关效能建设投诉的30%，该比例居高不下。可见，公安户籍档案的开发利用，与群众工作生活联系密切，需提升档案服务效能，提供更优质的民生保障。

（一）加强档案工作人员培训

档案工作人员是实施档案数字化的主体，其工作素养与成效，是影响户籍档案服务效能的关键。就此，公安部门需加强档案人员的培训，保障公安户籍档案数字化的有效落实。例如，某公安局邀请档案管理专家举办讲座与交流会，深化户籍民警对档案管理标准规范的认识，明确户籍档案的收集、登记与归档等工作要点，为户籍档案数字化提供条件。在公安局构建档案服务信息平台后，根据平台操作要求，培养户籍民警的信息化操作素养，保障户籍档案数字化成果的落实。同时，为引进更多信息化档案管理人才，公安局与当地高校开展合作，构建数据科学实训基地，整合统计学、计算机与公安户籍管理等相关知识，开设特色课程，培养综合型户籍民警，为档案服务效能的提升提供人才保障。

（二）构建档案服务信息平台

在户籍档案数字化成果应用中，信息平台的构建是解决服务群众“最后一公里”的主要途径。在大数据时代，档案数据管理硬件与软件更为多样，公安部门可结合工作现状，与软件企业合作，共同构建档案服务信息平台，为档案数据数字化建设与成果应用提供支持。

以某市公安局为例，其构建的档案服务信息平台具有显著共享特征，不仅可在同级政府部门共享户籍档案数据，还可与公民的社会属性与相关活动记录互联，实现户籍档案的智能化管理，为群众提供更全面的户籍档案服务。该市公安局利用大数据技术，将户籍档案服务信息平台与所辖区域的医院、学校、街道社区与银行等机构数据库连接，通过机构数据库智能获取公民的出生信息、教育信息、社保信息与产业信息等，形成个性化、全方位档案数据，用户可通过户口本或身份证号，整合不同机构分散的档案信息，为用户的户籍查询与证明出具提供便利。同时，利用大数据挖掘技术，该市公安局结合用户在信息平台的行为、户籍档案利用方向等内容，分析用户的户籍档案服务需求，在信息平台开设“一键查询”与“绿色通道”等功能，提高档案信息查阅效率。

（三）优化档案服务机制

档案服务机制是指导性内容，可约束档案工作人员的行为，提升户籍档案服务水平。为落实户籍档案数字化成果，公安部门需制定如下服务机制。

采取“责任人”工作机制，将户籍档案管理与服务责任落实到具体户籍民警中，明确其工作职责与义务，避免群众查档工作出现责任推诿现象。

实施联动协作制，利用档案信息平台，加强公安户籍间的联系，通过联动协作，实现公安户籍的异地查档，避免群众来回奔波查阅档案信息。例如，浙江省于2013 年9 月实施档案联动，可整合省市县三级公安机构，群众可利用档案远程管理功能，线上完成出具证明工作，实现便民利民的发展目标。

采取特事特办制，部分户籍档案服务的对象为特殊困难群体，如行动不便的老年人或残疾人群体等。公安部门可提供上门服务，并开通绿色通道，落实为人民服务的工作理念。以淮安市公安局为例，精神病患者丁某的嫂子到派出所户籍大厅帮助丁某打印户口本，民警利用档案信息平台查询后，发现丁某的户口信息遗失，立即查阅相关户籍档案与工作档案，告知办理人在民警获得丁某的身份证明后，会为其补录户口。如果丁某行动不便，也可去医院进行相片采集，办理第二代居民身份证。通过民警的上门服务，为丁某顺利办理户口与身份证，满足特殊困难群体的户籍档案服务需求。