医院合同管理内部控制研究

李瑞华　郝义彬　寿纪霞

关键词：合同管理  内部控制  医院内部控制

为深入了解医院合同管理内部控制存在的问题，文章通过案例研究的方法，依托某医院合同管理情况审查工作，以期发现医院现行合同管理过程中存在的问题。

一、合同内部控制管理现状

医院为加强和规范合同、协议的管理工作，制定合同管理办法，明确相关管理部门的职责和权限，防范相关财务风险和法律风险。合同管理办法主要包括以下内容：

（1）凡以集团或医院名义对外发生的有管理责任和经济活动的任何事物，均应签订合同或协议。

（2）订立合同或协议时，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。

（3）合同或协议均应采用书面形式。

（4）需要参与合同、协议签订的科室或部室在审核合同时，必须全面了解相关法律内容，严格按照程序，必要时由集团或医院法律顾问给予咨询、指导、订立、履行等工作。

（5）对外签订合同必须是集团、医院法定代表人，法定代表人可委托代理人对外签订合同，但须有法定代表人的授权委托书，委托代理人在授权范围内行使对外签约权。

（6）任何职能部室、临床科室或个人不得以集团、医院、科室或个人名义对外签订任何本管理办法管理范畴内的合同或协议，无权或越权行为人所订立的合同由该行为人自行承担一切责任，医院工会合同的签订、履行、保管也需遵照本管理办法执行。

（7）在科研过程中发生有关服务、管理及经济行为，按照医院科研管理的具体要求落实。凡以科研经费进行采购需纳入管理的固定资产，需要根据采购预算按照医疗集团招采标和采购管理办法的有关要求招标采购，合同的主体和采购资产的所有权均为该项目课题负责人所在的单位。

（8）合同或协议原件医院至少签订四份，项目责任部室、财务部、办公室、审计办公室必须保留原件。合同或协议有正副本之分的，要求至少签订2正4副合同或协议，正本分别由项目责任部室和办公室保存，如有特殊情况无法签订四份的，需责任部门在合同盖章前附主管院长签字的情况说明，无法保存原件的部门应留存复印件。

二、合同内部控制管理存在问题

医院在合同管理方面通过制度约束及定期督导，在业务活动管理方面已经逐渐规范，但是通过本次审查工作，发现仍存在以下问题：

（一）合同的签订环节

合同签订环节在合同内容方面存在：合同基本要素不全、合同有效期表述不统一、部分合同中对有效期的表述存在歧义，既规定自签字之日起生效又规定具体有效期、合同文本留存空白项、合同内容存在手改现象并且修改处无盖章的情况。

在合同签订程序方面根据医院规定原则上不允许对义务已履行完毕的工作进行合同倒签，但在审查过程中仍存在合同倒签现象;仍存在部室对外签订经济合同未见授权情况。

在合同签订权责划分方面，在纠纷处理方面部分合同选择仲裁作为救济途径，如技术服务合同规定双方若发生争议，在协商、调节不成的情况下，可提交仲裁委员会仲裁，但仲裁具有收費高，一裁终局等缺点，可能无法有效解决纠纷。

（二）责任科室合同的保管

按照医院管理规定：各项目责任科室按照合同管理分工与职责指定专人负责合同相关资料的分类、整理、立卷、归档工作。在审查过程中发现部分责任科室的合同由其所属二级部门分别管理，所有合同信息未做到统一登记，不利于合同的统一管理。

按照医院管理规定合同原件由办公室、审计办公室、财务部、项目责任科室分别备案，但发现部分合同未及时向相关科室备案。同时部分科室内部因岗位轮换或是工作责任变动，在交接工作中只接纳其移交合同，没有对实质事项交接，后者对合同内容毫无知晓，仅对合同进行保管，但不熟悉医院合同管理办法内容，导致合同管理不到位。

（三）合同的履行环节

在审查过程中发现存在合同未按照约定进行资金结算的情况，同时存在合同后续管理不当的情况，按照规定合同或协议到期前3个月，责任科室应根据实际情况确定合作是否开展、项目是否需要续签、是否需要重新招标或重新审议，以确保合同的延续性和服务的连贯性，但实际工作中存在将要到期合同未提出审议意见、业务需要延续的项目无进一步措施或续签不及时、合同提前终止无协议、合同提前终止未走签批流程等情况。

针对服务类合同，合同方在履行合同义务时，责任科室未对执行情况、执行效果和监督情况进行登记，导致服务类合同监督记录不到位;此外，存在收入类合同未按照约定进行执行的情况。

在对设备采购合同审查过程中发现在验收环节存在中标通知书未能显示中标设备型号，给后期工作带来困扰;设备验收人员未在验收单填写“设备资料、附件等是否齐全”、“设备运行情况是否正常”等相关信息，验收报告验收信息填写不全，不利于合同履行情况的追踪审查。

（四）合同的归档环节

在合同归档方面存在档案室合同登记信息不准确，如档案室汇总台账存在合同名称、归属科室、合同有效期等记录要素登记有误情况。

医院合同管理办法中未对科室留存合同给予明确规范，导致科室普遍反映对于执行完毕合同的留存方式、留存期限、销毁规定不明确，随着合同数量的逐年增多，科室合同保管条件、方式将难以满足合同保管需求。

三、强化合同内部控制建议

（一）完善合同文本签订

合同签订时，确保合同要素完整、合规;在合同有效期方面，应准确表述，避免合同有效期存在歧义，严禁合同存在双有效期现象;留意“其他约定事项”等需要补充填写的栏目，如不存在其他约定事项时需注明“此处空白”或“无其他约定”，防止合同后续被篡改;合同签订后若仍需对合同条款进行修改，应当另行签订补充协议;合同签订日期应保持一致，避免签字空档期产生的潜在风险;严格按照医院合同管理办法规定，避免倒签合同现象的发生及非授权人员签订合同现象的发生;切实加强合同的管理，避免唯一设备重复签订采购合同;严格按照科室工作范围履行合同管理责任，科室应避免超业务范围对外签订合同;对于已签的跨职能、跨专业采购合同应及时向相关职能部门移交和备案，便于后期管理;合同履行涉及多个部门时，应由主管部门负责牵头，协调相关部门共同管理;在合同纠纷处理方面建议选择诉讼程序;为进一步加强对项目双方的监督管理和警示提醒，建议乙方（特别是涉及利益往来的工程的承包商或供应商）在签订合同的同时签订廉洁从业承诺书。

（二）加强责任科室合同保管

责任科室应加强合同管理，台账要素要全面、准确，并做到专人存放、保管、登记、备案，以便于合同相关事项的跟踪和追溯，从而维护医院权益;针对跨科室合同移交遗留问题，建议双方责任科室进一步沟通落实;科室内部合同交接，合同管理员应重视交接前已签合同的管理，并加强对合同管理相关制度的学习，以保证合同管理工作的合规性和连贯性。

（三）规范医院合同履行

遵照合同约定，避免提前支付款项;定期进行回顾，对3个月内将到期的需要延续业务的合同及时开展对合同事项的评估，明确该合同的处理方案，及时向院领导提交处理意见，保证合同的延续性和服务的连贯性;针对未过期合同或协议，需要终止或需要更换合同方时，责任科室应及时与原合同方签订解除协议，避免产生经济纠纷，损害医院利益，同时，终止协议要经过医院签批流程;对形成医院收入的合同，应进一步加强相关收入的催缴，维护医院利益;针对维保类合同，责任科室应加强对大型设备的维修、维保进行跟踪记录;同时，针对维保协议建立设备定期维护提醒机制，避免对方减少设备维护次数，给医院造成利益影响;规范设备验收程序，责任科室应贯彻落实验收责任，据实、完整填写设备验收单;建议招标公司优化中标通知书。

（四）优化合同移交及归档

建议医院制定统一的合同管理相关规定，明确科室合同留存方式、留存期限、销毁程序;在充分调查的基础上可考虑购买合同管理系统，通过信息化管理方式，使相关科室能够通过该系统快速、便捷地找到合同信息，同时避免留存大量合同，提高合同管理效率与准确性。

参考文献

[1]寿纪霞，郝义彬等.医疗行业内部审计研究综述[J].中国卫生经济，2019年第8期.

[2]张淑琴，梁金凤，于丽平，陈巍.建立精细化合同管理模式 推动公立医院内控建设[J].卫生经济研究，2017（08）：65-68.

[3]张璟，卢宁，孙丹平，任红路，李凡，范为民，杨嵘，陈磊，孙文.探讨大型公立医院经济合同审计的风险识别与控制措施[J].中国卫生经济，2016，35（12）：114-115.