大数据背景下企业档案工作的转型与创新

黄梅玲

国网福建省电力有限公司尤溪县供电公司 福建三明 365100

档案管理作为信息管理的一部分，随着计算机技术的普遍应用，接受、整合和处理的信息越来越多，管理的方式和方法同样也需要与时俱进，并不仅仅局限于以前的记录，整理、摆放的方面，还需要在企业需要的时候迅速出现，为企业的决策和方向提供借鉴和依据。

1 大数据时代企业档案管理工作的重要作用

1.1 有助于管理效率的提升

以往在进行企业档案管理工作的过程中主要是采用纸质档案的方式进行管理，但是纸质档案存在着一定的弊端，导致工作人员在进行管理的过程中效率比较低下，纸质档案在保存的过程中，如果时间比较长，那么就会出现纸张老化、笔墨不清晰的问题，这样就会影响到人们的阅读效果。将大数据技术应用在档案管理中就能够有效的促进档案管理工作的转变，以各种先进的技术取代人工，能够降低档案数据信息在收集、处理、整理等方面的质量，避免由于人工因素导致档案数据信息受到影响，并且通过应用各种信息化设备也能够有效解放部门人员的劳动力，从而更好地开展管理工作。在进行档案查阅的过程中，可以通过相关的电脑设备来进行检索查阅[1]。

1.2 对于档案数据资料质量提升有着重要的作用

纸质档案在存放的过程中容易受到外界因素的影响，进而导致档案数据信息受损害，如：火灾、水灾等都会破坏档案资料，影响档案数据信息的完整性以及全面性。在大数据背景下的企业档案管理工作则是可以通过各种技术将纸质档案转化为电子信息，将各种档案信息保存在电脑设备中，或者是一些U盘、云盘中，大大提高档案数据资料的安全性，并且对于档案数据保存空间的要求也转为对于设备的需求上，从而降低房间空间使用程度。

2 大数据背景下企业档案工作的转型与创新

2.1 前端延伸，加快信息数据整合

档案资源建设要向前端延伸，当前各级档案部门还习惯于档案资源建设的后置工作模式，即等各部门的文件流转完毕后或某一固定时间才进行档案催缴，这容易导致收集的档案资源杂乱无章，信息重复，材料残缺不全。解决这一问题的出路是将档案工作向前延伸，将档案资源建设立足在文件材料的产生之初甚至之前，档案部门应该在信息系统的建设初期就要及时介入，加快信息化发展步伐，将内部各分子系统进行整合，集中存储，进行档案数字资源整合与共享[2]。

2.2 强化服务，提升人员创新意识

服务是档案利用的本质属性，档案工作的全过程都贯穿服务，在信息技术高速发展的时代，档案人员要提升服务创新意识，与时俱进，积极采用现代化技术去创新服务模式，从服务内容、服务理念、服务方式等方面进行提升与改进。树立“以人为本，以需求为本”的服务理念，进一步拓宽服务方式，将档案的社会与经济效益充分发挥出来，加强档案资源的开发，为利用者主动提供服务，以进一步提高档案工作的质量。

2.3 建立电子档案管理评价体系

目前，企业的管理评价体系多是基于传统的档案管理模式建立的，完善的工作评价体系能够较好地规范工作流程，通过横向对比准确查找工作中存在的问题与不足，并通过工作流程的优化和突出问题的查摆，进一步提高档案管理水平和工作效率。随着档案管理模式的不断更新与完善，应使档案管理评价体系也随之完善，不但应包含传统档案管理模式中，诸如档案收集、档案整理、档案保管、档案利用等评价标准，在电子档案管理、档案集约化管理及电子文件一体化等方面也应有比较科学合理的评价细则。

2.4 优化档案管理结构

大数据背景下的档案管理工作不同于以往的管理，所以管理人员应该要结合各种信息化技术进行工作模式的调整创新，优化档案管理结构，简化档案管理步骤，使用信息化设备替代一部分具有复杂性以及重复性的工作人员，从而可以提高相应的工作的效率，还能够提升工作质量。同时相关的管理人员还应该要做好各个岗位的责任划分工作，明确各个管理人员的工作任务，确保每一份工作都能够顺利开展。最后就是要重视数据信息的安全性[3]。由于网络自身具有一定的开放性，所以容易受到各种黑客的攻击，并且各种信息技术也在不断地升级，所以相关的管理人员应该重视这方面的管理工作，要与时俱进，做好相应的网路安全防护工作，采用比较先进的杀毒软件，从而提高网络安全性。

2.5 瞭望5G，助力腾飞

5G的建设已经进入发展的快车道，相信在不久的将来，5G必定能普遍化、平民化。那么企业的档案管理理念如果能够搭载5G的顺风车，无疑会在未来占尽先机，创造不可估量的价值。5G的到来将有实现物联网的可能，事实上各大行业、各个领域、各个企业在运营和发展的过程中，所保留的都是独一无二的资料，也可以说是公司的商业机密。那么在大数据的时代，5G的风暴卷集就会有可能造成资料的共享。要知道，企业的档案资料是随时录入进去的，不会凭空的增加，而大数据更加注重资料的时效性和完整性。那么为了提升档案管理的效率。资料的储存和收集后的分类是一个繁重的任务。这种情况下，我们可以利用5G的高输出、高下载、高运行的网络特性，运用计算机来处理这些庞大而繁琐的数据。

3 结语

大数据背景下，档案管理工作在进行调整的过程中，需要做好自身档案管理人员的优化以及档案管理模式的创新工作，提高档案管理人员中技术人员的占比，提高档案管理人员对于一些先进技术的操作能力，加强对于各种先进技术的了解程度，同时做好档案管理工作结构的调整，结合大数据技术的优点进行优化，重视电子档案数据信息的安全防护工作，从而更好地开展档案管理工作。