档案规范化管理与信息服务的策略探讨

何懿

中国航发南京轻型航空动力有限公司 江苏南京 211100

事业单位档案管理规范化研究，是为了进一步推动我国事业单位内部各项工作的开展，提高档案信息资料的价值和优势，使其更好的为事业单位内部工作服务。单位内部管理者要从单位实际情况出发，明确档案管理的重要性，通过完善内部管理体制、优化管理方法，促进档案管理规范化的实施[1]。

1 档案管理工作的常见问题

对多数地方而言，在行政管理层面，负责档案管理的部门一般都是同级政府下辖的二级局，相较于其他直属机关，在行政级别上会低半级。如此的设置极易形成“低人一等”的主观印象，也就间接造成不少机关事业单位档案管理工作难以得到应有的关注和重视。因此，许多机关事业单位的档案管理工作往往处于相对边缘的位置，被习惯性地归入辅助性管理工作范畴。加之档案管理工作在社会影响程度方面相对较小，且借助档案管理产生一定经济或社会效益一般都要足够长时间的积累，故而此类工作具有较为显著的固定性、模式化。这也容易导致机关事业单位档案管理长期沿袭一个模式原地踏步而难有变化。同时，考虑到资金、人员等各项资源的配备与投入，以及由此产生的成本效益问题，众多机关事业单位高层管理常常不会将档案管理工作的创新置于首要地位，这也在很大程度上抑制了档案管理工作规范化、标准化的建设。不仅如此，受制于观念的负面影响，不少单位的档案管理工作不仅模式陈旧、品质低下，而且其人员构成也不尽理想。比如知识结构老化、学历水平较低、年龄偏大、学习能力弱等。这样的队伍结构也会在很大程度上阻碍机关事业单位档案管理工作实现规范化与标准化。

2 案规范化管理与信息服务的策略探索

2.1 建立健全系统的档案组织管理体系

根据实际情况制定长期目标和短期目标、部门目标和全局目标，用各项目标构成计划，并使各项档案工作为目标实现服务。档案人员要积极的参与到目标制定过程中，要既是制定者也是执行者。每一名档案人员要自觉为自己制定的目标承担责任，使人的个性和创造力从传统管理模式的束缚中解脱出来，以提高档案工作效率和社会效益。一方面是工作过程标准化。要归纳整理档案工作者多年积累的经验知识和传统的技巧，并进行分析比较，从中找出其具有共性和规律性的东西，将其概括为规律和守则，进而将其标准化，形成科学的方法加以推广。另一方面是工作结果的标准化。工作何时达到何种程度，如何考评以及考评的标准和结果的运用，都要做到心中有数，建立起普遍认可的标准[2]。

2.2 推进各项建设

管理人员是档案管理工作中的重要组成部分，只有保证一支高素质，高效率的人才队伍，才能促使档案管理工作的有效性得以保障。首先，保证档案管理工作具有单独的空间，并且完善相应的资源设备，促使档案管理的客观要求得以很好的满足。而纸质档案长时间被保存在一个阴凉的空间，难以避免的会发生损耗，这个时候就要求工作人员对其进行更加细节的保管，严防潮湿，火灾的情况出现。人才是档案管理工作进行良好的重要保障，单位应该重视人才的录用和培养。从录入阶段就要明确其所能达到的岗位要求，上岗之后，单位也要为其提供更多进步发展的机会。而为了符合现代化发展，事业单位应该为档案管理工作配备相应的数字化设备，从而促使其档案管理实现现代化和数字化的要求。

2.3 落实责任制、建立追溯机制

档案管理不同于其他具体实务，是一项更加长效的管理工作，因此格外需要管理人员具备高度责任心与职业道德。而要在制度上确保档案管理的优质高效，就需要针对具体管理者落实责任制、建立追溯机制。也就是说，机关事业单位档案管理工作不会因为人员变动而出现责任中断现象。无论是形成档案的最初作业人员，还是负责具体管理事务的档案管理者，各自的责任都需要伴随职业生涯始终。一旦出现涉及档案及管理工作的问题，都可以追溯到直接关系人，并追究其相应的责任。落实责任制、建立追溯机制是为了让人人绷紧档案管理规范化与标准化这根弦，不要存在任何侥幸心理。如此，就能由始至终确保档案管理规范操作、统一管理、标准恒定，才能使档案管理规范化标准化建设井然有序、推进顺利。

2.4 培养造就高素质的档案人才队伍

推动档案管理创新，最关键的是档案管理人才。只有调动档案工作者的积极性和创造性，高度重视以档案工作者为中心的科学管理、运用和实施，才能更好地实现创新档案规范化管理工作。长期以来，重事轻人是档案管理中的一大弊病，档案干部在工作中缺乏激情，在一定程度上制约了其主观能动性和创造性的发挥。档案管理必须要转变观念，从注重人需求的角度尊重人、理解人、关心人、爱护人、帮助人，不仅要满足人的生理、安全、情感的需求，更要满足人受尊重、自我实现更高层次的需求。根据档案事业发展的需要，建立干部人才教育培训计划。坚持以公平、公正的原则，以工作实绩为标准，建立评价考核机制，调动档案干部自我加压、自我开发[3]。引入竞争机制，通过能进能出、能上能下，双向选择、竞争择优的选人用人机制，增强档案干部的危机意识、责任意识、竞争意识，焕发工作热情。

3 结语

新时期档案管理工作规范化标准化的推进需要从过去粗放式管理转向精细化、量化管理的新模式，要从基层设计到具体实践各环节落实管理责任制。同时，档案管理工作要顺应时代的要求，加强档案的规范化管理和建设，在分析档案规范化管理现状的基础上，切实提出档案规范化管理的提升措施，树立档案规范化管理的观念，整合和优化配置档案信息资源，更好地发挥档案信息服务的价值和效能。