浅议ERP系统在财务管理中的应用

南京交通职业技术学院 资产经营公司

ERP(企业资源计划)是一套融合企业经营理念、基础数据、业务流程和计算机硬软件设施的企业经营治理系统。技术层面上，ERP 通过信息技术成果的应用，实现了企业内部资源包含人、物、财、信息等在内的规划统筹；治理层面上，ERP作为包括分销、制造、质量控制等子系统的集成化治理信息系统，是企业电子商务运作乃至信息治理的基本支撑。而 ERP在企业供应链管理中心的枢纽就是财务管理模块，要将财务管理工作引入职能化、高效性的领域，仍需要对 ERP 系统在企业财务管理中的应用作出更为深入的思考。

随着经济的快速发展，单位除了要有较高的管理水平和严格的制度外，财务管理工作直接决定了单位的生死存亡，传统的财务管理系统已经难以适应当今的激烈竞争的社会。ERP系统实现了财务管理和生产管理等功能集成，将数据的采集延伸到生产，采购，销售和库存等环节，是企业管理方式产生重大的质的飞跃。下面进行详细的分析和探讨！

一、ERP系统在财务管理中的模块

(一)会计核算

会计核算主要是记录、核算、反映和分析资金在企业经济活动中的变动过程及其结果。它由总账、应收账、应付账、现金、固定资产、多币制等部分构成。

(二)财务管理

财务管理的功能主要是基于会计核算的数据，再加以分析，从而进行相应的预测，管理和控制活动。它侧重于财务计划、控制、分析和预测。

1.财务计划：根据前期财务分析做出下期的财务计划、预算等。

2.财务分析：提供查询功能和通过用户定义的差异数据的图形显示进行财务绩效评估，账户分析等。

3.财务决策：财务管理的核心部分，中心内容是作出有关资金的决策，包括资金筹集、投放及资金管理。

二、ERP系统在财务管理中存在的问题

(一)执行力不强，不够灵活

ERP系统对某些事情的处理不具灵活性，对于付款或者申请差旅费会延长时间。比如某公司急需付款，首先需要填写资金支付申请，然后由该公司的总经理批准，流程到总部的平台会计手中，平台会计审核打印资金支付凭证，标注加急，送到资金会计手中，再由资金会计审核完才能付款。

(二)多人使用同一账号

有的企业规模比较大，招收的实习生也比较多，不会给予实习生单独的ERP账号，让其与带教老师共同使用同一账号，在这种情况下出现同时使用同一账号的登录，系统很可能出现重复操作或者其他隐性问题，从而导致万一出现问题不知道是谁的责任，或者是同一笔订单，在需要调整的时候，一个人做过了，并没有和另一个人说，然后又做了一次，导致当天的账不平，从而花上很长一段时间来查询，最终确定在哪一方面出了问题。

(三)新版模块未经测试，投入使用

在企业财务管理中，ERP系统总是在不断的完善与创新，在新的模块投入应用时，有的企业由于未经过调试，就投入使用，导致月底关账期间出现的问题无法解决，加重了财务人员工作，降低了工作效率。并且ERP工程师不是专业的会计人员，而新的模块没有经过调整试用，就投入使用，给财务工作带来的很大的不便。

三、解决方法

(一)学会原则性和灵活性相结合

灵活性是指执行一个单位方案或者制度的时候，要把事情做得准确到位，而不是因为要遵循单位的规章制度而把事情办砸，如果工作人员过分强调或者依赖单位的规章制度的话，是不能培养出有效的执行力的。如：某公司规定的制度是在支付货款时，小于十万元的必须附有采购订单，大于十万的必须附有采购合同，如果缺少这两份，资金组有权不给予付款，但是有些公司付款很急，等着发货，而采购订单和采购合同还未来的及做好，在这种时候，我建议资金组可以先给予付款，但是要求核算会计在付款单上写上合同后补，并确保这次的采购行为是真实而有效的，不必必须等到两份文件同时到手才付，这样既不会耽误平台公司采购，也不算违反公司的规章制度，我们不仅要做到准确付款，还要灵活工作，提高工作效率。

(二)岗位分工明确，各司其职

一个公司中，合理的分工，可以保证工作的质量，在《会计法》中，也有明确规定，不相容职务相分离的原则，虽然实习生不是正式员工，但是也是属于其中一个组别，不能说，由于某个人自己来不及加班就临时拉一个实习生去把工作完全交给她，这样一旦出现问题就不能明确责任，而且，作为一个单位，要让公司更上一层楼，就要先让工作人员有归属感，像增加工号，可以让工程师专门设置一个临时工号，设定时间，等实习生转正的时候将工号转成正式工号，如果最后决定不留在公司，就可以实习期满再删除该工号，或者留存给下一批实习生使用，更换一个名字，这样就降低了成本，同时也明确了责任。