智慧城市下城建档案管理构建研究

赵红

山东省莱西市市政管理处 山东莱西 266600

所谓新型智慧城市，就是指城市管理的智慧化发展，在信息化技术不断推进的时代背景下，要将计算机应用技术和城市运作、管理等进行联动管理，从而形成良好的城市管理规划模式，是顺应新时代城市发展趋势的重要城市体系。

1 智慧城市下城建档案管理的重要价值

1.1 工作价值

在以前信息技术并不是很发达的时候，数字化地形图还未出现，城市规划师和城市设计师在完成城市规划建设的工作时，只能通过用纯手工绘制出一张完整的纸质地图。在日后的工作中，这些手工绘制的图纸会被反复使用，形成城市建设档案，这些可以经过长期使用的图纸体现出的就是其工作价值。不过随着信息技术的进步，工作人员已经可以利用信息数据制作电子版的数字化地形图，这些数字化地形图的工作价值和纸质版的地形图一样，都成为会被长期使用和留存的城市建设档案，具有不可取代的工作价值[1]。

1.2 管理价值

城建档案是由政府和各组织机构共同协作进行编制的，在编制过程中，涉及到的信息相当广泛，各项数据环环相扣形成了一个庞大的数据信息库，从早期开始建设到最后建设完成投入使用，是一个不断累积的过程。在要建设一个新项目时，规划师还要对之前建设完成并留存下的档案信息进行审核确认，检验工作是否存在合理性以及相对应的资质证明。例如市政道路改造之前，建设及设计单位就需要通过查阅档案资料提前了解道路地下管网的埋设情况，避免设计与现状不符或对地下设施造成破坏。有时若出现合同纠纷，一方提出要进行行政诉讼时，则一些档案信息的原件是可以作为证据被法院采纳取证的，这就充分体现出了城建档案的管理价值[2]。

1.3 经济价值

一方面，有关部门通过合理利用城建档案，可以获取相应的经济收益，对投入资金进行合理调控，以避免造成经济损失，这就是其经济价值的体现。例如有些施工单位需要新建一些重点建设项目时，政府部门可以通过查询原有的档案信息，明确指认出违法建设项目和辖区内国家土地的征用性质，减少支付因土地征用不明导致的重复征地补偿款，有利于为国家节省资源。另一方面，城建档案带给隐蔽工程的经济价值更加不可估量。例如一些施工单位在进行地下管道作业时，如果在城建档案中有记录和其施工地域有关的信息，那施工单位只需支付一些查询费用就可以获取想要的信息。如果城建档案中没有相关记录，施工单位就得花费大量的人力、物力、财力，使用高科技信息手段进行地下探测或挖掘，很有可能要投入上千万的资金进行运作，这在城市进行地下管线普查中是很普遍的情况。

1.4 战略价值

智慧城市下城建档案管理工作为社会发展做出了巨大的贡献，表现在社会管理、社会服务和维护城市秩序等方面。例如在2008年，四川汶川地区发生重大地震，四川重灾区城建档案管理部门接待了几千位来访者，有4000多卷档案资料可以提供查询，超过6000张复印图纸被投入使用，这些都只是震后一个月的数据，是往常使用量的数十倍，由此可见其在我国社会发展中体现的战略价值。

2 智慧城市下城建档案管理的构建措施

2.1 加大信息化投入

城建档案管理信息化建设作为城建档案管理改革的重要措施，档案管理人员想要更好地利用城建档案管理信息化的优势，就需要有关部门不断重视并加大信息化投入，为城建档案管理信息化建设提供支撑和保障。要不断完善、强化基础设施建设，创造一个良好的网络环境。

2.2 建立标准的信息化体系

智慧城市下进行城建档案管理规划工作，有关管理部门要对管理、业务和技能等方面内容进行综合考量，建立并不断强化标准的信息化体系。在日常管理时，可以有效管理档案信息化系统，全面认知信息化管理准则，具备清晰明确的使用目的。在办理业务时，要遵循统一化、标准化处理城建档案信息，防止出现业务操作不统一的问题。从技术方面入手，有关部门要积极引进最先进的技术成果，为城建档案信息化系统提供技术保障[3]。

2.3 重视培养专业档案管理人才

在进行城建档案管理信息化建设时，档案管理人员的素质水平深刻影响着工作质量和工作效率。因此，档案管理人员不仅要具备专业的技能水平，还要做到熟练使用各项计算机办公软件，拥有良好的信息化操作能力。

2.4 强化档案信息安全管理

现代信息技术的广泛使用是给城建档案管理工作提供了便利条件，但是在一定程度上也带来了很多安全隐患。因此，还要重视对其进行安全管理。有关单位可以聘请专业技术人员建立一套完善的防盗系统，并积极应用现代信息安全技术，例如在档案室门口设置身份认证系统，或者是增加密码防盗门等，以提升城建档案管理工作的安全性，防止信息系统被人恶意损坏或盗取。

2.5 创建自助查询系统

智慧城市下城建档案设立的查询系统具备操作便捷和实用性强等特点，查询者可以通过档案查询系统获取馆藏资料的目录和电子扫描件，也可以把需要用到的资料直接打印出来。和传统的档案管理相比，这种通过自主查询系统来获取资料复印件的服务方式更加简单便捷，在一定程度上有利于提升档案部门的工作效率。

3 结语

总而言之，在新型智慧城市背景下城建档案管理开展过程中，相关部门要积极建立健全完整的监管机制，针对档案信息进行集中监督和管控，并且完善安全管理体系，确保档案内容能为城市规划提供保障，实现公共管理要求的同时，保证城市监管体系的完整性，也为城市突破传统管控流程创设良好的发展空间，实现经济效益和管理效益的共赢。