企业档案信息化建设的实践与探索

李瑞

榆能榆神热电有限公司 陕西省榆林 719000

随着信息化、网络化技术的快速发展，可以利用现代信息技术对企业档案信息资源进行采集、管理、利用提供服务，提升企业档案信息化管理水平，为企业生产、经营决策提供参考和服务。本文在分析了企业档案信息化管理的内涵、内容及意义的基础上，重点探讨了企业档案信息化管理的特点及存在的现实问题，并针对存在的问题，提出了具体的解决对策，对新时期企业档案信息化管理具有积极的现实参考意义。

1 信息化建设在企业档案管理中的优越性

1.1 方便档案信息管理

随着经济的发展和政治的民主化，人们的档案意识有了一定程度的提高，档案信息的用户群体也逐渐庞大，用户类型随之增加，相应的档案信息的管理方式就要与之适应，采用不同的管理方式。由于现代化档案信息管理工作对档案工作人员的要求较高，当下缺少现代高技术人才，复杂的档案工作疏于管理。对企业档案管理工作进行信息化建设，能够解放一部分人力，方便档案信息的管理档案资源的开发利用。

1.2 信息利用专业化

档案信息用户的增加使档案管理工作的范围逐渐扩大，由于档案管理类型日渐丰富，档案管理显示出了不同特性的变化。信息包含的内容可能会因为资源的剧增而不够准确，可能还会存在冗余信息和虚假信息，信息化建设能够使用户需求向精品化、个性化及专业化的形式发展。在有效降低企业管理档案的成本的同时，有效延长管理期限，使管理操作更加系统，使信息利用更加专业。

2 企业档案信息化建设的实践与探索

2.1 加强企业信息化基础设施建设

基础设施建设是档案信息化建设的重要环节。缺少了基础设施，信息化建设无从开展，实物档案的数字化和智能化管理也无从实现。企业档案信息化基础设施建设主要包括硬件、软件和网络三个方面。对于实物档案的信息化管理来说，首先应解决硬件和软件的问题。硬件上加强数字化转化设备方面的投入，如文档扫描设备、数码照相机等，使档案实现高质量的数字化转化。在软件方面则要重视管理信息系统的搭建，将需求的调研和分析动态化，使其贯穿信息化建设的每个阶段，让功能开发、更新和维护更加灵活。在系统建设初期，要有针对性地对图书档案管理现状和趋势进行框架设计，将预计实现的功能与当前管理现状进行对接，逐步实现各个需求，进而提高系统建设的效率，降低开发成本。

2.2 提高企业档案信息化管理技术水平

企业档案信息化管理离不开过硬的软硬件技术的支持，否则，企业的档案信息化管理将成为一句空话。为此，首先应加强硬件投入，积极添置企业档案信息化管理所需的计算机、扫描仪、网络终端设备等，改善企业档案信息化管理所需的办公场所条件。此外，要加大软件的投入，例如，购买或者与软件开发机构联合，开发适合企业自身档案管理实际需要的档案管理应用软件，积极整合企业办公自动化与档案信息化管理软件的应用。此外，要注重企业档案信息化安全管理，做好人防、物防和技防等，做好档案信息的数据备份，定期更新档案管理软件系统，实时地进行计算机杀毒，积极采用数据身份认证系统，切实保障企业重要档案信息的安全。

2.3 加强管理人才建设

2.3.1 加大人员培训力度

员工作为档案信息化管理的中坚力量队伍，企业要注重保障现有档案工作人员的权益，采取有效的培训方式，比如交流学习或到经验丰富的企业取经，开展档案工作人员的档案管理知识教育工作，训练他们的实际操作技能，激发他们对档案管理的积极性。

2.3.2 引进管理技术人才

随着现代化科技的发展，开发、使用、维护各种管理软件系统都需要具备一定知识的专业人才完成工作。因此，档案管理部门有必要从高校或其他企业引进相关专业技术人才，解决档案管理的技术难题。

2.4 建立企业档案信息化管理的安全体系

国有企业档案管理工作中很多信息属于敏感信息，如果发生信息泄露会造成严重的后果，需要针对档案管理工作不断完善相关安全体系的建设。具体来说，首先要做好硬件设施的安全保障工作，定期进行设备检修与保养，及时查看服务器状态与日志，及时排查隐患；其次要加强网络安全保障工作，不断提升网络防火墙部署，设定好档案访问权限，采购更先进的档案管理软件。

2.5 增强现代化意识

现代化档案管理观念是档案管理的灵魂。如果档案人员缺乏现代化档案管理理念，就无法开展档案现代化管理。在工作中，档案管理意识特别重要，作为档案管理人员，一旦缺乏了档案管理现代化头脑，即使具备现代化管理设施，也不能有效管理。因此，企业领导要高度重视档案管理工作，并在档案管理工作中发挥领导的指导作用，尤其要更新档案管理者的思想方法，改变落后模式，主动为信息化建设贡献力量。同时，企业档案管理员要积极调动单位职工的积极性，让他们参与到信息化管理建设中来。

3 结语

档案信息化管理工作是一个企业发展壮大的基础工作，作为一个企业经济利益最大服务的档案管理工作，加强档案管理信息化建设很有必要，这不仅能提升企业档案管理和利用水平、发挥档案的信息功能，同时还为企业提供了有效的数字信息，在企业的经营运转、情报价值、评审价值等方面，对一个企业在竞争激烈的市场运转上具有重大的推动作用。