大数据影响下基于SWOT分析的医院档案管理研究——以山东省三甲医院为例

文/滨州医学院附属医院办公室 马起龙

随着社会的发展，就医需求提高，全国各级医院均提出了相应的战略发展规划，包括人才引进、设备更新、诊疗水平提高、建筑面积扩大等，但是对档案管理的人力配置、资金支持等方面却少有规划。导致很多医院出现医院档案室的发展落后于医院发展，从大局看不利于医院发展。为了解三甲医院档案管理发展现状，人资配置，寻找薄弱环节，笔者根据调查目的设计调查问卷，对山东省卫生和计划生育委员会直属的15所公立医院进行问卷调查，采用SWOT分析法对回收的15份问卷进行研究分析。

一、大数据时代医院档案管理的形势

大数据（Bigdata)，指无法在一定时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合，是需要新处理模式才能具有更强的决策能力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产，主要包括互联网的大数据、政府的大数据、企业的大数据和个人的大数据四个方面，最早由全球知名咨询公司麦肯锡提出，是时代发展的必然产物。大数据作为及云计算、“互联网+”之后在IT行业又一大颠覆性革命技术，目前已渗透到商业、经济及其他领域，小到为个人生活，大到为国家治理。档案管理是医院管理的重要组成部分，随着医院扩建，从业及就医人数的增加，档案材料逐渐丰富，传统管理手段很难满足对档案信息的整理和获取。大数据背景下，将档案信息储存在云空间上，建立数字化档案系统，利用“云存储”“云计算”实现档案数字化管理及信息共享，但是这对网络环境及档案从业人员的素质要求过高，既要稳定网络系统，保证信息及时准确输出，又要防止黑客攻击，避免信息泄露。大数据时代要求档案管理者有更强的数据挖掘分析能力、信息洞察力和优化能力。

二、大数据时代档案管理的SWOT分析

SWOT分析法在20世纪80年代由韦里克教授提出，其定义是通过调查列举出研究对象密切相关的各种主要内部优势、劣势和外部的机会和威胁等，然后用系统分析思想，把各种因素相互匹配，并加以分析，从中得出一系列相应的决策性结论。S（strengths)是指大数据背景下档案管理的优势，W（weakness）是指大数据背景下档案管理的劣势，O（opportunity）是指大数据背景下档案管理的机遇，T（threats）是指大数据背景下档案管理的威胁或不利影响。其中，S、W是指组织内部因素，O、T是指组织外部因素。发放15份调查问卷，收回有效问卷15份，对回收的15份问卷采用SWOT分析评估法。

（一）内部优势分析。1.传统档案管理程序复杂，人工查找资料复杂，耗时耗力，工作效率低。大数据背景下，医院档案管理工作与传统方式相比，发生了很大变化。首先，被调查医院中99%的档案管理人员意识到医院档案的特殊性及重要性，医院档案不同于其他单位档案，医院档案要求不同载体形式的档案服务于医院的不同方面，及时为出院患者提供住院记录，解决报销问题；为医院领导合理规划、科学决策提供依据；在发生医疗纠纷时，保护医患双方合法权益；为医院对外交流及医疗教学提供高质量材料。2.医院网络趋于成熟。经过调查发现，省卫计委直属的15家医院中均有较稳定成熟的网络环境，包括有线或无线网络，医院各部门可以通过计算机或移动终端登录医院档案共享系统，查找共享信息。3.医院均配有信息建设部门。被调查的15家医院中均配有信息建设部门并有专人负责，可对档案信息进行云存储，进行信息化建设，整合共享信息，同时防止档案信息被不法分子盗取。

（二）内部劣势分析。1.档案建设工作重视程度较低。目前，在被调查的15家医院中均未建立科学完美的档案管理系统，医院不够重视档案管理工作，对档案建设工作投入经费较少，缺少完善的规章制度。目前，10家医院的人事、继续教育、声像档案等档案仍归原有部门管理。这样极易造成档案信息丢失或资源浪费。档案分散管理不利于信息整合，不利于档案完整，对档案的安全造成极大威胁，浪费大量物力、人力。8家医院对档案管理设备投入费用没有规划，6家医院对档案管理用房较狭窄，目前医院均无扩建计划。有些人认为，医院档案管理部门对医院无任何经济效益，浪费办公用房，占用人员，且需要高投入，理应不被重视。对档案管理投入少，医院领导不重视，严重影响档案管理人员的积极性，不利于档案工作的发展。2.档案管理人员业务能力有待提高。调查结果显示，医院档案管理人员大多由后勤、行政、护理岗位转岗而来，均缺少档案专业人员，且年龄结构不合理，学历水平偏低，知识结构不合理。被调查医院中，20%医院对档案管理人员进行定期培训，仅10%的医院对档案管理人员进行外派学习。目前，在医院人才培养过程中，只重视医疗专业人员的培养，轻视管理人员培养，尤其是档案管理人员。

（三）机会。1.有利于档案信息共享。可以将信息储存在云平台上，打破传统时间空间限制，用户可通过计算机或网络终端系统访问云档案系统，实现存取档案信息方便快捷高效。同时实现云存储后，可减少档案信息的存储成本，减少管理人员数量，节约成本，与社会发展相同步。同时学生可在线获得免费优质的教学资源；患者可在线阅读健康贴士、预防保健等信息；医务工作者可在线查阅疾病诊治的相关资料。2.有利于挖掘档案信息。随着数字化档案的出现，可供分析的数据成千上万，但不一定是我们所需的，面对混乱的信息，大数据可根据用户的筛选条件整合有价值的资源。医院管理者可利用现有的档案信息进行深度挖掘，从档案层面发现医院潜在发展空间，提出合理治理方案，利于医院发展；医务工作者通过筛选既往某些疾病诊治过程，寻找最佳临床路径，加速患者康复，节约医疗资源；教师可挖掘自己所需的经典教学案例，改进以教科书为主导的传统教学模式。

（四）挑战。1.档案信息安全面临巨大挑战。大数据时代，档案管理工作要求稳定的网络环境和良好的办公系统。虽然各个医院有自己的档案管理专用软件系统，但是管理系统单一孤立，由于系统中含信息量较大且价值高，极易成为黑客的攻击对象，造成信息丢失，因此，做好档案安全防守和系统维护是关键。大数据时代虽然提倡信息共享，但是由于医院档案管理的特殊性，包含患者个人信息及病情隐私，及其他档案管理中的涉密内容，档案信息安全无法得到全面保证。目前医院也没有专门的档案风险评估机构，在档案安全方面受到威胁时，医院应对能力较差，有待完善提高。2.档案管理能力及模式落后。大数据时代背景下，需要先进的设备和技术对信息进行管理整合，这对档案管理人员提出了较高要求。因为医院档案的复杂性，需要利用人工智能和存储对多种载体形式的档案信息进行录入储存，然后通过大数据对档案进行自动录入和搜索，需要档案管理人员摒弃传统管理模式，不仅具备良好的档案管理能力，更要全面系统掌握IT相关专业知识。同时划分行政区域给档案管理带来巨大挑战。

三、基于SWOT分析基础上医院档案管理的发展路径

（一）提高档案管理人员水平。在知识经济时代，档案的作用越来越突出，为了使医院档案的发展适应大数据时代的要求，需要拥有一支技术过硬、有耐心和责任心的团队。领导者应根据医院发展需求和档案室现状，加大档案专业人员纳入，定期组织档案管理的专题讲座或培训。进行计算机培训，使其掌握扎实的理论知识，能够对提取信息作出判断，预测档案信息，满足档案用户需求。为档案管理工作增添新血液，使档案管理人员的知识结构及年龄结构更加合理，有利于档案管理工作进步。档案工作人员应摒弃保守心态，主动出击，不断提高电子档案管理与利用水平。

（二）充分挖掘档案信息。利用先进技术，对档案进行搜集、整理和分类，树立“大档案”的思想，将有价值的材料，如声像资料、照片等作为档案处理。将档案信息简单化，只输入编码就可对档案进行自动整理、录入、上传、下载等操作。在海量医院档案信息中发现潜在隐藏信息，医院领导者可通过档案寻找科室的“瓶颈”，提出解决方案；人事部门通过对医务人员档案分析，探究学历、年龄等因素是否合理，为制定人才招聘政策提供依据。推动以“健康”为核心的产业，推动产业结构升级。

（三）完善档案安全防护体系。要保证医院档案隐私信息不外泄，就必须拥有完整的安全防护体系和一整套完整的信息泄露应急预案。从档案管理人员层面讲，需要对输入云端的保密信息进行加密处理，提高对医院档案保密的重视程度，拥有高尚道德职业素质，保护患者和医院的隐私信息，避免信息外泄和不必要的麻烦。从国家层面讲，应该完善档案安全防护的相关法律，加大宣传力度。需加大与其他政府部门的沟通，参与档案相关立法工作。