面向数字化环境的医院综合档案管理分析

文/烟台市莱阳中心医院 董明慧

进入到21世纪之后，各行各业都开始朝着数字化的方向发展，医疗卫生行业也是如此。现如今，医院档案管理工作面临新要求，为了满足数字化发展要求，越来越多的新设备、新技术得到普及，并且与医院业务软件共同构成了综合信息管理系统，以此实现医院综合档案高效管理。但是目前医院综合档案资源数字化管理存在不足，档案管理、医院其他业务流程并没有有机结合，这是今后医院管理人员关注的重点。

一、综合档案数字化管理优势

（一）信息共享。档案管理以电子信息的形式存储在计算机系统中，以此实现管理，为档案信息赋予了共享性的特点，医院内部工作人员可以随时登陆系统查阅需要的档案信息。档案是医院极为重要的文件，其本身就带有共享这一特点，然而传统形式的纸质档案借阅比较繁琐，受到时间、空间的影响，期间如果管理不当还会使档案破损。为此，数字化档案管理因为有信息技术的支持，可以更加便捷地传递与共享。

（二）信息实效性更高。医院内部的综合档案进行数字化管理，主要是通过计算机系统查阅相关信息，提高信息检索的效率，期间也支持远程检索。查阅过程中只需要登录系统、输入关键词便可以搜索需要的信息，真正体现了实效性这一优势，为医院管理工作提供方便。

二、综合档案数字化管理问题

（一）综合档案数字化管理没有得到普及。个别医院对于综合档案管理，虽然已经认识到传统管理存在弊端，但是还是没有真正实现数字化管理。通过分析可以确定原因，即软硬件缺失，数字化管理只是停留在检索这一环节，对于实时监督、共享等还需要继续完善。

（二）数字化管控力度不足。目前，医院开展综合档案管理过程中，因为缺乏足够的重视，导致监督、控制工作存在问题，主要体现在专业人才数量不足、档案信息安全性等方面。正是因为没有强有力的监督，导致档案资源部分遗失，严重影响了相关工作的进行。

（三）综合档案数字化编研范围受限。当前医院针对综合档案数字化管理开展的编研工作，所覆盖的范围比较小，大数据分析、定量分析等还需要深入研究。

三、数字化环境的医院综合档案管理建议

（一）为综合档案数字化管理提供强有力的保障。医院档案管理人员需要加强对数字化管理的重视，将其与医疗研究、教科研等视为同样重要的工作。其一，为综合档案数字化管理提供可行的软、硬件，在档案管理室放置摄像机、扫描仪等先进设备，从设备方面提供保障。其二，在医院内设置数字化管理档案室，方便综合档案管理。其三，应用与医院综合档案管理相关的操作软件，加大资金方面的投入。其四，对于综合档案管理人才的培训，也要有足够的费用支持。积极引进档案管理专业人才，展开信息技术培训，在医院内设立专项资金，为综合档案数字化管理的顺利进行提供强有力的保障。

（二）加强数字化管理控制力度。综合档案的数字化管理，需要从多个方面展开，例如范围判断、前端控制以及质量管理等，这些都是档案管理的要点。其一，范围判断。管理人员遵循价值性与实用性基本原则选择综合档案范围，从而充分发挥出档案效益。其二，前端控制。档案管理人员需要充分了解归档文件，组织归档文件编制、印发与归档等一系列工作，以此来提高归档文件全过程控制质量。其三，质量管理。针对传统纸质档案，需要做好扫描和页码编号等工作，以免出现文件漏页或者图像模糊等问题。数字档案格式要统一，为后期文件检索提供便利。另外，所有档案都要做好备份，以免突然数据丢失带来影响。

（三）综合档案数字化编制与研究。医院内部综合档案管理向数字化不断发展，其主要作用在于编研工作，管理人员必须要加强对档案数字化编研的重视，将综合档案资源涵盖的价值充分发掘出来，使原本价值不高的档案转变成为有利于医疗事业发展的文件资源。特别是新医改环境下，医院对于综合档案管理这一工作提出了严格的要求，重点体现在医疗、信息技术和科研动态等方面。需要通过医院综合档案数字化管理的实现，展开大数据分析，利用医院现有数据进行定量分析，将定性分析所得结果进行完善。管理人员必须要树立数字化与电子化管理的观念，建立档案管理数字库，建立综合档案信息共享系统，为医院内部工作人员提供更为便捷的档案检索与导出功能，充分发挥数字档案价值，提高管理水平。

四、结语

综上所述，医院综合档案的数字化管理，一方面能够提高医院管理水平，使管理工作与信息技术实现有效结合，另一方面可以践行新医改要求，实现医疗档案资源共享，为我国医疗卫生行业发展提供支持。