基于信息化背景的文书档案管理工作创新

文/辽宁大唐国际阜新煤制天然气有限责任公司 贺福梅

近年来，信息技术开始应用在很多领域，推动了社会的发展与进步。在现代信息化背景下，文书档案管理作为服务社会的一项重要工作及企事业档案管理的核心，如何充分发挥科学技术的先进性、便捷性，实现文书档案管理的高效性，从而实现档案系统整体功能的转型升级，已经成为十分迫切的现实问题。

一、文书档案信息化管理的意义

伴随现代互联网技术的发展与应用，运用电子化方式对文书档案进行收集、分类与整理，进而实现文书档案管理信息化成为可能，并具有重要的现实意义和较大的利用价值。

（一）有利于提高档案管理的效能，减轻档案管理的难度。文书档案管理工作繁杂、管理内容丰富。通过信息化档案管理系统的引入，能够更加有效地实现管理者对各类档案进行全过程控制和全面覆盖管理，减轻档案管理的难度，提升档案本身的价值。

（二）可以进一步规范文书档案管理，提高管理流程的科学性。在信息化背景下，利用互联网技术开展文书档案管理工作，可以实现各类档案数据信息的准确转换与有效衔接，实现非结构化文档的收集、识别、查询和存储，以满足多种类、全方位、综合性单位档案数据的有效管理。

（三）有利于发挥档案管理的价值，提高档案信息的利用水平。通过信息化档案管理系统，档案管理可以实现信息检索方式的灵活多样，并使档案管理过程具备更好的稳定性、伸缩性、连续性等，提高档案信息的利用水平。

二、文书档案信息化管理特征及原则探讨

（一）文书档案信息化管理的特征。文书档案信息化管理就是应用现代信息技术，以实现档案系统整体功能的转型升级为切入点，对已有纸质、照片及声像档案资料进行数字化处理，为企业提供档案信息网络化服务。文书档案信息化管理具有如下特征：1.文件处理高速方便；2.文件传递安全快捷；3.文件保存持久稳定等。

（二）信息化文书档案管理的原则。在信息化高度发展的今天，文书档案管理应该与信息化接轨，不断提高文书档案管理工作的效率。信息化档案管理需遵循如下几个原则：1.完整性。信息化档案要保证同类信息在不同维度的完整与连续，达到档案信息对企业决策与发展中完整而有效的促进作用。2.可读性。在对不同类型信息的存储和归档过程中，为了减少数据信息的缺失、遗漏和损毁，实现对企业全生命周期不同类别信息的有效管理，必须考虑不同类型信息在不同格式和呈现方式上的可读性，保证数据的真实性、完整性和易读性。3.保密性。信息化档案管理会涉及众多的电子档案格式，为了实现文书档案对企业发展至关重要的战略作用，就必须通过建立完善的数据安全策略，杜绝企业重要信息泄露和被窃取，从而保证档案数据的安全。4.稳定性。主要指在档案归档后和维护过程中要保持文档信息的稳定性，防止由于信息化档案中文档信息的易删改性，导致数据的遗漏、损毁和任意删改，从而造成的文档价值的降低。此外，信息化档案管理要注重档案信息的稳定性，要做好必要的备份和数据恢复措施。5.全程控制。要将档案信息管理贯穿于企业发展日常的方方面面，实行对信息呈报、收集到分析、查询和利用的全过程控制，从而更加有效地实现档案信息在企业发展过程中的价值。

三、文书档案管理工作创新方法

（一）充分利用办公自动化，形成一套完整的档案信息化管理系统。随着信息技术的应用范围越来越广，开展信息化文书档案管理创新工作首先应充分利用打印机、复印机、电脑等办公自动化方式，对文书档案进行信息化加工，并借助网络信息技术构建管理系统，连通入网，在实现档案信息完整性、真实性和可读性的前提下，不断提升信息化文书档案管理创新工作的工作效率。

（二）建立稳定的管理团队，提高文书档案管理人员的整体素质。为了方便企业文书档案归档的效率和质量，在档案管理的信息化进程中，企业必须要保证档案人员具有一定的计算机能力等专业素质。因此，在档案管理中首先应对管理人员进行如信息技术知识、信息技术操作方法与规程等方面专业的上岗培训，以提升其专业化、职业化素养以及档案管理工作效能，从而推动文书档案管理创新工作实现可持续发展。

（三）加强沟通与协调，完善及优化文书档案工作模式及管理制度。只有合理进行协作和沟通，才能保证档案管理创新工作顺利开展。相关部门要成立专门的监督团队、交流沟通意见反馈团队以及档案测评团队，对文档管理创新工作进行监督和控制，完善及优化文书档案工作模式及管理制度，以保证档案保存环境、数据库及应用安全，进而保证档案管理创新工作能够顺利开展。

四、结语

综上所述，应用信息技术手段创新文书档案管理工作，是数据化时代、信息数据化趋势对企业档案管理提出的要求。为此，在文书档案信息化管理过程中，我们要紧跟时代潮流，既要在技术手段上进行革新，还要在管理方式上进行创新，以促使档案管理工作有序开展，并充分利用文书档案价值，帮助企业提升整体综合实力。