运用品管圈进行卫生健康档案管理的效果观察

一、品管圈的来源

美国质量控制部的概念开始于1954年，戈兰教授的品管圈理论应运而生。1962年出现在日本后，被日本称为质量管理小组。品管圈包括质量控制、可靠性和各个领域的专家。在日本，它的作用不仅限于培训工程师和经理，更重要的是提高生产力。作为一种管理工具，美国建立了品管圈（QCC）体系，并将该体系传播到日本。品管圈是日本质量控制的主要组成部分，长期以来为日本生产力增长提供助力。近年来，我国企业也开始对质量管理部门的管理起到了一定的作用，认为品管圈为提高系统效率创造了条件。

二、品管圈在档案管理工作中的重要性

在普通人的情况下，要在单位中建立一个品管圈，这一小组相互协助和整合，由类似的档案管理人员组成，还要做额外的质量控制工作。在这个非机构团队中，当有人遇到困难时，每个人都会头脑风暴，以某种方式解决所有问题。最终目标是提高了档案管理质量，实现高效的文件管理。

当医院决定创建一个复杂的档案系统时，往往没有专业的管理团队和适当的管理系统，没有符合要求的场所和物品，收集区域不清等。事实上，创建一个综合档案室的任务是非常复杂的。医院为了有效减少时间、降低能耗，存在着亟待解决的问题。这尤其包括对归档文件质量的认识。如何有效地开发文件和使用文件，以改善部门的规划和归档目标。品管圈作为一种管理工具，可以提高管理质量，提高效率，降低劳动成本。

三、运用品管圈进行卫生健康档案管理的方法

（一）品管圈的建立。品管圈的建立可以分为以下几点：首先，档案管理必须基于部门工作的性质和关系。第二，选择组织、协调和保持高水平工作的服务主管作为全体成员的声音。第三，任命部门指挥员领导品管圈，解释每个人的具体分工。第四，要明确部门名称，设置口号和标识。第五，必须确定目标正常运行的目标值。目标不能太高，不能太大，应该是可实现的。

（二）准备管理主题，制定行动计划。首先，每个卫生档案品管圈必须在活动循环中有一个主题。每个人都应该关注这个主题，每个人都应该在工作中添加归档目标，每个人都会问关于管理、成本、效率和其他方面的各种问题。其次，要确定期限，以及登记员和登记方法。第三，事件结束后，每个人都必须按照约定的职责收集数据，并核实数据，禁止欺诈。

（三）组织资料收集和质量部，为卫生档案工作作出贡献。在这个过程中，有几个要点需要注意：首先，检查品管圈收集的质量控制点。第二，必须完成和更改质量控制点中的问题，以便能够轻松收集所有数据。第三，由于重要原因，品管圈成员必须集体学习、分析并提交书面报告。

（四）在有利于存档的品管圈中制定规则。第一，根据质量部的分析研究结果，对分工、品管进行探讨。第二，根据讨论，将人员轮换组织成详细的实施计划和改进的思路，包括具体的步骤和目标，指出责任人和实施者。第三，经周转负责人档案管理部门批准后，通知品管圈有关人员执行实施计划。

（五）结果总结与验证。第一，通过合理化建议的管理流程、总结和编制报告，以确认部门指挥官的影响。第二，应根据已实施改进措施的数据，使用品管圈能够有效总结总体效果。第三，为了保持对策的有效性和确保一致性，必须包括一个循环策略，以有效地控制卫生档案管理系统。第四，必须总结出不同的成果形式，并相应地进行转化，同时有必要制定一份结果比较表，显示品管圈内成员未获得的结果，并反映改进前后的比较，最好是以雷达图的形式。第五，更新和修订总结报告，并进行讨论。

四、运用品管圈进行卫生健康档案管理的效果及问题

（一）院方对品管圈不够重视。在传统的医院卫生档案管理中，往往采用人力归档、主观评价的方式，这种方式组织结构简单，对中小型医疗卫生机构的医疗卫生档案管理有一定的实践意义。但对具有一定规模的医院来说，这种方法管理档案较为粗糙，难以较好地满足诊疗与缓解医疗纠纷的需要。由于品管圈在中国较为新颖，领导不了解质量管理部的活动，没有引起卫生健康归档部门的注意。卫生健康档案的管理者只重视品管圈的工作时间及短期成果，难以发挥出品管圈的真正作用。

（二）应加大卫生档案管理的学习力度。档案系统应提高工作场所培训水平，确保质量控制活动的技术内容。众所周知，档案管理的质量往往反映了档案系统人员的素质。档案工作是一个服务业，对档案员的专业培训非常重要。卫生健康档案系统品管圈中，管理者对档案管理人员有进行再培训的责任。只有在体系中加强对档案工作人员的培训，确保有效的档案管理周期，才能提高质量控制活动的技术效率。

（三）提高对卫生档案品管圈的经济支持。品管圈的工作结果对档案管理工作有一定的参考价值。档案系统的管理人员必须给予参与品管圈的人精神上或物质上的奖励，这样他们才能增加档案管理人员的兴奋感，并准备承担更多的工作。