新形势下事业单位财务档案管理的现状与对策分析

文/中医药研究院 徐帅

我国经济高速持续发展，并进入了一个崭新的历史时期，对于财务档案管理工作也提出了新的要求和挑战。事业单位是指由国家行政机关举办，没有生产收入，没有公共财政支出，也不进行经济核算的社会公共组织机构，其主要为教育、科技、文化和卫生等活动提供非物质生产和劳务服务。如何使事业单位财务档案管理效率提升，是提高公共机构管理效率的关键。做好公共机构财务档案的管理，促进事业单位的进一步发展，首先就要明确其主要含义，所谓财务档案就是指：会计账簿、财务报告、会计原始凭证、财务软件和财务数据存储介质及其他会计核算专业所形成的资料，是一个单位收入、支出的重要凭证。事业单位内部有关财务收支情况的相关资料凭证、财务状况的档案信息等，是公共机构对自身的资金使用和财务活动状况进行的原始记载，也是公共机构内部财务活动和资金使用的记录。本文以公共机构的财务档案管理工作为切入点，分析当前经济高速发展新形势下，事业单位在财务档案管理工作的主要内容及存在的突出问题，并提出解决问题、提高财务档案管理水平的有效对策。

一、事业单位财务档案管理中存在的问题

（一）人员综合素养不高，专业技能人才缺乏。事业单位作为我国社会公共组织机构主要组成，对其内部财务金融收支、利用等信息进行具体规范化的管理，需要有较高金融专业素质的财务档案管理从业人员。目前从事财务档案管理人员的专业水平和工作能力不足，是我国事业单位在财务档案管理中的最常见问题之一，同时由于许多公共组织机构的相关负责人对财务档案的重视程度不够，导致金融档案管理工作尚无法达到国家相应的法律法规要求，同时有些公共机构因为编制限制，尚未设立专门的财务档案管理部门，很多单位采用兼职人员担任档案的整理工作，所履行的岗位职责也难以达到相应的要求。金融档案管理工作需要从业人员具有广泛综合知识为基础，不仅要求掌握金融财会、计算机、相关法律知识，而且还要掌握档案管理方面的知识，可见只具备金融财会专业知识，是不能够胜任财务档案管理工作的，这就需要相关从事金融档案管理人员不断努力加强自身修学，增加综合知识的运用能力，提高自身的金融财务档案管理工作素养。尚有少部分财务档案管理从业人员，既没有接受过正规的金融财会专业知识教育，也没有接受过系统的档案管理专业知识培训，他们对会计科目、分录、账簿、报表之间的相互对应与钩稽关系没能理清，容易造成工作中忽视金融档案管理重要性，导致金融财务信息失真。一些金融档案管理人员虽然具有会计和财务档案管理的基本专业知识，但忽略了对金融知识和相关法律法规的深入研究和学习，对《会计档案管理办法》和《档案法》两部法律并不熟悉，造成了自身综合专业知识更新停滞不前，没有跟上经济飞速发展步伐，容易导致档案管理中的信息失真。还有部分金融财务档案管理人员，对自身素质发展要求不高，认为档案的管理工作繁琐枯燥乏味，档案管理重要性没有引起足够的重视，从而容易导致档案管理工作失真。

（二）没有足够重视财务档案管理，科学管理意识淡薄。财务档案是重要的档案资料，是事业单位要开展相关的工作和活动的基础，也是以后出现和解决纠纷的主要凭证。一些财务人员特别注意会计凭证的登记和会计报表的发布，但忽视了财务档案相关信息的整理、分析、归档和保存。由于单位领导对财务档案管理的认识不足，致使他们无法正确理解财务档案对现有财务工作的重要性，从而导致财务日常工作和财务档案管理结合不密切。一些机构的财务管理部门负责人缺乏对财务档案管理重要性的认识，对财务档案管理的重视程度较低，他们认为财务档案管理是可有可无的，大多数人认为财务信息是一个机密文件，需要密封账簿和账单，并应采取相关的保密措施。在金融档案管理中，还存在一些问题，如范围不清，管理粗浅，分类不合理等。认为档案管理成效不影响企业发展。在这种思想观念的认识下，领导对财务档案管理工作所投入的人力、资金、设备十分有限，不利于提升财务档案管理工作成效。

（三）信息化技术在财务档案管理中占比不高。提升信息化技术在财务档案管理中的比例是社会经济发展的必然趋势。在现代化信息技术飞速发展的今天，其手段在国民经济各领域广泛应用，目前许多事业单位不论是在档案管理的设施建设，或是财务档案管理的工具手段，都还处在一个相对落后的状态，很多事业单位的金融档案管理，仍然处在相当传统的档案管理的模式中。由于计算机技术在金融财务方面得以广泛使用，如会计电算化下形成的电子化数据资料，对网络安全防范措施要求较高，电算化会计运用在财务档案中有着快捷、方便、直观、存储量大等优势。但是，由于管理部门的网络安全意识不强、防卫措施不当，使得以计算机技术手段为主的违法犯罪行为，具有更强的隐蔽性和更大的破坏性。

（四）相关法律条规的执行力度较弱。《会计档案管理办法》和《档案法》已经颁布实施多年，但许多公共机构领导对其重要性和意义不够了解，对法律法规的实施持消极态度，特别是他们对财务档案管理工作的误解，导致对相关法规条款执行力度不够。同时，国家只在宏观层面上建立财务档案管理标准，微观上对指导具体实施和运作要求尚不够明确具体详细，导致财务档案管理标准不统一，影响了财务档案管理工作的正常运行。

二、财务档案管理规范化水平提升的对策

（一）提高财务档案管理人员的从业素质。随着科学技术的快速发展和世界经济水平的普遍提高，信息化管理模式自然成为未来社会发展的必然趋势。因此，金融财务档案管理将不可避免地采用计算机技术条件下电子档案的管理模式。为了适应基于信息化的档案管理，公共机构需要提高从业员工的金融、财务、计算机、档案管理等综合素质，以满足经济发展的这一要求。鉴于公共机构从事财务档案管理的人员专业化程度较低，首先，改善档案管理人员的招聘条件，最大限度地提高金融队伍的整体文化素质，确保财务档案管理的标准化和水平。其次，加强对财务档案管理人员财务档案知识和法律知识的相应专业化培训。最后，事业单位在明确财务档案管理意义并重视财务档案管理基础上，应设立专职的金融财务档案管理部门，突出金融财务档案管理在公共机构行政管理中的重要地位，使员工充分认识到金融财务档案管理的重要性，保证对事业单位财务往来原始资料应收尽收，认真做好财务档案按时移交和入库建档工作，以确保各项管理规章和法规得以实施。

（二）加大资金投入，引入信息化管理手段。公共机构应加大对财务档案管理基础设施建设的投入，设计和开发适合自身使用的档案管理软件，这样既大大减轻了档案管理人员的工作量，又提高了档案管理的信息化技术水平。定期安排财务人员参加专业培训，通过提高他们的专业知识和管理水平，掌握现代信息知识和技能，可以更好地管理和使用金融财务档案。在以财务档案管理为核心内容的信息化建设过程中，财务档案在传输、存储和利用方面更加以依赖信息化技术手段，金融电子档案信息的分类管理是通过计算机设备实现的，这可以显著提高公共机构财务档案管理的有效性，这不仅是为了应对国家的低碳办公，也是为了促进事业单位内部财务档案管理的提质增效高速发展。在财务档案管理迈向信息化技术和现代化建设的过程中，我们不能简单将财务档案管理理解为利用现代办公和操作，而是同时需要每个档案管理者的积极参与。在金融财务档案的使用上，利用计算机技术手段对会计原始资料进行数字化加工，通过互联网还可以实施在线查询、光盘远程检索等服务，也可通过电子邮件方式进行金融财务档案信息咨询，从而使财务档案信息的利用空间不断扩延。

（三）健全完善的事业单位财务档案管理制度。严格制定和实施财务档案管理岗位责任制和工作流程，是确保财务档案管理高效、有序的重要环节。在实际工作中，公共机构应重视财务档案管理工作的岗位责任制和工作流程等相关的制度建设，如对财务档案的归档、立卷、保存、查阅、严防毁损和丢失等。建立健全财务档案管理体制和各项规章制度，落实岗位责任制，进一步提高财务档案管理人员自觉遵守法律法规和会计工作原则的意识，必须坚持有规可依、有规必依、执规必严、违规必究的管理原则。2016年1月《会计档案管理办法》的实施，对财务档案管理的要求更加规范、严格、细致。同时，应加强对金融档案管理信息失真的处罚力度，提高因金融档案管理信息失真造成的违法成本，对那些在财务档案管理过程中，没有严格遵守管理流程和相关制度，导致财务信息失真而造成损失，追究当事人的法律责任，杜绝财务档案管理信息失真问题，保护会计信息相关使用者的利益。

三、结语

综上所述，新形势下事业单位财务档案管理工作的重要性不言而喻，财务档案规范化管理和水平的提升，应从档案管理人员、管理模式、信息化平台建设及安全性等方面入手，充分利用网络信息化的科学技术，促进财务档案管理的升级优化。建立健全的财务档案管理制度，提升档案管理人员的工作积极性和责任感，真正发挥财务档案在事业单位行政管理、科研和后勤服务工作中的重要作用，为事业单位领导管理决策提供科学的依据，从而推动事业单位各项事业的可持续健康发展。