检验检测机构技术档案管理研究

文/北京市昌平区农产品监测检测中心 李艳迎

现代社会，人们的生活水平质量正在一步一步不断提高。人们对物质生活的追求已经不仅仅是停留在吃饱喝足就可以的阶段了，现在人们对于产品的质量水平和产品的功效作用也愈发重视起来。所以为了能够进一步满足当代人们的物质生活水平需求，更好地保证企业能够生产出合格的符合人们要求的产品，就必须对检验检测机构中的档案管理工作进行更加严格的要求，对现在的档案管理措施以及管理体系进行改进优化，有效促进资源的合理利用，保证人民的身体健康和企业的正常发展并促进社会经济发展。本文主要对检验检测机构中的档案管理技术进行研究，然后对现有检验检测机构档案管理工作提出一点意见，旨在更好地保证检测工作能够高效进行。

一、对目前检验检测机构档案管理技术进行分析的必要性

依据国家的法律法规来看，在实验室中进行检测工作的相关人员在保证专业知识丰富的基础之上，同时需要拥有很好的档案管理能力，这样才能更好地保证检验检测机构中技术档案管理工作的正确运行和实施，保障档案存放的安全以及档案资源的高效利用。在对检验检测机构的技术档案进行管理和改进优化之后，可以大幅度地降低检验检测机构员工的劳动强度和心理压力，提高员工的工作质量和工作效率，保证检验检测机构的档案资源更易于保存以及使用。为了能够达到这个目标，就需要检验检测机构内的检测人员自觉进行学习，不断提高自身的专业技术水平和职业素养，对现有的技术档案管理方法进行创新改进，在保障工作质量的前提下尽量提高自己的工作效率，增加资源的使用效率，以保证检测到的各项数据可以得到更好地利用，使人民使用的产品质量得到有效保证。另外，对检验检测机构技术档案进行管理的时候，必须要保证检测得到的技术档案的准确性和完整性。只有完整无误的技术档案才能显示出产品准确的质量水平和性能状况。这就要求检验检测机构中的工作人员增强自己的责任心，并从检验检测机构的实际情况出发，保证自己检测到的数据的准确性。在检测以及记录档案过程中，检验检测机构中的工作人员需要按照国家规定的要求和制度办事，严格按照检测流程工作。对检验检测机构档案进行数字化处理，然后对档案进行动态追踪管理。现阶段我国的检测技术相比于国外的先进检测技术还不太先进，还有很大的上升空间，这不仅仅需要检验检测机构中的领导能够认识到这一点，在单位中大力推广最新的检测技术，也需要单位中的检测人员对现有的检测技术进行创新改进，在现有技术水平之上推陈出新，进一步提高检测数据的真实性和正确性，保证检验检测机构中技术档案能够更易于管理，减轻工作人员的负担，提高工作效率。

二、目前检验检测机构中技术档案管理出现的缺陷

（一）检验检测机构中技术档案管理体系不合理。大多数检验检测机构中都存在分工不清晰、任务不明确的现象。检验检测机构中的技术档案管理工作本来就繁重复杂，很容易出现管理不善的情况。现在很多的检验检测机构中，对于员工没有明确的任务划分，员工对于自己需要具体做什么工作都没有清晰的认识。并且由于检验检测机构中档案管理方法不得当以及管理体系的问题，对于同一个任务，可能会由很多人重复完成，这样既浪费人力物力，降低机构整体的工作效率，又在很大程度上增加员工的负担和心理压力，造成技术档案管理工作质量不高。

（二）检验检测机构中员工的职业素养偏低。一方面，很多在检验检测机构中从事技术档案管理工作的员工都还依赖于之前的档案管理方式工作，随着社会的不断发展进步，如果不进行相应的学习提高可能就会跟不上时代的步伐。另一方面，单位中也没有对从事检测工作的技术人员进行任何培训以及档案收集整理方面知识教育，也没有对检测技术人员提出必须规范记录档案的要求，导致他们在日常的检测工作中对于需要填写的原始记录等文件草草了事，致使许多技术档案字迹模糊不清，记录不完整等。单位又没有明确的责任制度，对于记录出错发生问题之后也无法有效的落实到个人，检验检测机构中的检测技术人员可能就会对档案随便对待，从而导致检验检测机构的技术档案管理难度越来越大，不利于档案资源利用率的提升。

三、应对检验检测机构技术档案管理存在问题的建议

（一）加强员工的专业水平和职业素养。为了能够显著提高检验检测机构工作人员的工作水平和工作效率，降低工作人员的劳动强度和工作压力，同时保证工作质量，检验检测机构内需要提倡不断学习不断提升自身水平的良好风气。检验检测机构的领导者需要起到模范带头作用，加大对检验检测机构技术档案管理工作的重视程度，对技术档案管理进行更大的投入，保障技术档案管理工作的有效运行。在检验检测机构的招聘阶段中，需要对应聘人员进行仔细询问，并要求应聘人员具有一定的工作经验和相应的证书，保证员工良好的工作能力。在员工入职之后，检验检测机构更应该定期对技术人员进行专业知识的培训，或者让员工进入高校的相关专业中进行深造，大力提高检验检测机构中技术人员的职业素养和技术水平，提高工作人员的工作效率。在对技术人员进行相应的培训之后，更需要对培训结果进行检测，保证员工的培训都能够发挥作用，防止有的员工只是应付了事，存在对培训内容完全不在乎的现象。对于考核表现优秀的员工，检验检测机构可以进行大力表彰，并颁发奖状和奖品来进一步提高工作人员的学习积极性，提高工作人员的工作效率和工作质量。

（二）优化检验检测机构档案管理系统，明确技术档案管理人员的任务。对于现在的检验检测机构中的档案管理体系必须进行合理的优化改进，这样才能适应目前检验检测机构的发展需求，保障技术档案管理的质量。对于检验检测机构中的工作人员应当建立“一个人一份档案”的工作方式。采用这种方式之后，可以有效地增强档案管理人员的工作效率，减少走动路程和时间，有效防止档案管理人员重复整理一份档案的无用行为，明确每一个人的任务，从而提高技术档案的管理水平。在检验检测机构中举行定期的思想总结汇报和工作报告，将档案管理思想落实到每天的工作生活当中。在检验检测机构内部建立完善的责任制度，对每一份档案都需要相关技术人员签上自己的名字，出现档案错误之后可以迅速找到责任人，找到出现问题的原因。这样可以有效增强技术人员的责任意识，保证技术人员的工作质量和工作效率。对档案还需要进行复印存档，重要的文件还需要将复印档案和原档案进行分开存放，防止放置在一起，出现事故时所有文件都毁坏。对于磁盘存放的档案需要放置在防水、防晒、干燥的地方，保障档案的完整安全和使用效率。

（三）同时进行检验检测机构的建设和技术档案建设。依据国家的规章制度，检验检测机构中相关人员的检测工作分为两个部分，这两个部分包括计量认证和审查认可。国家还专门制定了相关规定用来促进检验检测机构中的工作人员能够更加用心更加负责任地工作。检验检测机构中的工作人员在自己的工作岗位上，需要严格遵守国家的规章制度以及机构内部制定的管理措施，保证档案管理工作的顺利安全进行。同时，检验检测机构应该依据单位的具体实际情况，制定出适合本单位的管理实施办法，不能盲目随从其他机构的管理方案，从基础的制度层面就对检测数据进行严格要求，增强资源的使用率。另外，检验检测机构的档案管理人员在进行档案建设时，应该将检验检测机构的设计和技术档案的设计结合在一起，并定期进行审核检测，保证检验检测机构的技术档案建设和管理工作能够正常运行，保障检测数据的正确性和真实性。在搜集整理档案的流程中，档案管理人员更需要对相关的管理技术进行改正优化，保证档案管理的高效实施。有数据显示，将检验检测机构中的技术档案划分为以下六个部分内容进行分类管理能够有效提高档案管理的效率，这六个部分分别是：组织和评审、人员及培训考核、检验报告管理、仪器设备管理、环境与设施管理以及检测数据管理。

（四）提高检验检测机构技术档案的管理水平。检验检测机构的技术人员必须要意识到自身工作的重要意义，对自己的工作负起应有的责任。通过对自己的严格要求，随时仔细整理原始记录，保证档案的完整性和真实性。并且技术人员在检验检测机构中也需要追求上进，以不断增强自身的技术水平和工作能力为目标，不断利用一切可以利用的时间用来学习进步，从而保障检测技术档案能够得到更好的保管和利用。此外，检验检测机构的档案室需要一个温度湿度都合适的环境，这样才能保障档案资料不被一些意外的因素毁坏。检验检测机构对仪器设备也有一定的要求，这就需要工作人员对实验室中的仪器设备进行定期的检测和维护，保障不耽误检测工作的正常进行。除此之外，检验检测机构中各个岗位的工作人员之间也需要进行紧密的配合，共同协调工作，为以后的查找利用档案资料和重新整理提供良好基础。

四、结语

总而言之，对检验检测机构中技术档案管理进行分析研究，有助于检验检测机构中为员工降低工作强度，提高工作效率。本文针对目前社会上一些检验检测机构在技术档案管理中出现的问题进行了简单分析，并提出了一些解决措施。在日常实际的工作中，检验检测机构档案管理人员肯定还会遇到各种各样的问题，这就需要我们档案管理人员不断提高自己的专业技术和职业素养，持续对技术档案管理知识进行学习，保障技术档案管理的高效运行。