浅谈综合性医院临床科室秘书的角色定位和能力培养

文/华中科技大学同济医学院附属同济医院风湿免疫科 陈子倩

党的十九大报告明确提出“始终坚定地实施健康中国战略，同时强调人民健康是民族昌盛和国家富强的重要标志”。综合性医院作为医疗服务的主体，是深化医疗改革的主战场，也是医药卫生体制改革的“重头戏”和难啃的“硬骨头”。在医院管理中，临床科室秘书是连接医院和科室的中枢，其岗位功能对调动广大医务人员积极性，提升医疗服务体系的整体质量和效率，发挥着不可或缺的作用。

一、设置临床科室秘书的必要性

秘书工作在我国有着悠久的历史，自从产生了完整的社会组织，就出现了与秘书工作有关的官职。从清末到民国，我国的秘书工作开始从古代向近代转型。医疗秘书起步较晚，卫生机构和高校教学医院从70年代开始探索和建立科室秘书制度。临床科室秘书对内是科室运转的中枢，负责综合协调、日常管理和各项服务工作，对外是展示科室形象的推手，负责联络沟通、信息宣传和各项接待工作。专职秘书的设置，能有效地担负起临床科室的“左右手”功能，分担科室主任和护士长的事务性工作，减轻一线医生的临床、科研、教学任务，提高临床科室行政事务的工作效率，使更多的时间有效用于医疗服务，促进科室的可持续发展。

二、临床科室秘书的角色定位

秘书的角色定位是一个变化发展的过程，根据实际工作内容涉及不同方面。随着公众对医疗服务需求的不断增加，医院的业务不断发展，规模日益扩大，由医技人员兼职临床科室秘书已跟不上现有医疗工作精细化和规范化的要求。进一步明确临床科室秘书的角色定位，抓住该项工作的重点，对优质高效做好秘书工作显得十分重要。

（一）行政事务。行政事务主要服务于科室主任。一方面是科室主任的参谋和助手，整合各方面信息，对工作决策提供具有建设性的意见。另一方面是执行主任的决策，加强与医院各部门的联系，做好工作部署安排，顺利完成各项任务。主要内容含：（1）负责传达、落实医院行政部门的文件通知。（2）起草科室各类公文，做好科室会务工作。（3）负责科室各类资料的整理和归档。（4）协调科室内部医护关系，处理科室外联事务。（5）辅助完成相关医疗行政事务。（6）负责科室资产管理，做好日常办公耗材登记。（7）维护更新科室新媒体内容，做好宣传工作。（8）完成科室年终各类总结。（9）完成科室主任安排的其他临时事务。

（二）教学事务。教学事务主要服务于科室教师和学生。高校附属医院学生种类繁多，含本科生、硕士生、博士生、规培学员、同等学力学员等，教学事务主要内容就是协助科室教学主任管理教学方面的日常事务，从而使教学秩序有条不紊，教学工作顺利开展。教学秘书是联系临床科室和教务部门之间的桥梁，也是连接临床科室和师生之间的纽带。主要内容含：（1）负责传达、落实医院教务部门的文件通知。（2）协助做好本科生的临床实习和住院医师规培学员的临床轮转工作。（3）协助做好研究生推荐免试和招生复试工作。（4）协助做好研究生中期考核工作。（5）协助做好研究生答辩事宜。（6）协调科室内部师生关系。（7）完成安排的其他临时事务。

（三）科研事务。科研事务主要服务于科室科研人员。笔者所在同济医院近两年国家自然科学基金资助项目数量在全国医疗机构中排名分别为第一、第二。2018年，中国医院各学科综合指数排行，同济医院以综合指数2145.62，位列全国第四。做好科研工作可有效提升医院核心竞争力，促进医院学术发展、人才培养及技术水平提高。主要内容含：（1）负责传达、落实科研部门的文件通知。（2）协助各类科研项目的申报。（3）负责建立科室科研成果档案。（4）做好科室学术活动的安排。（5）完成安排的其他临时事务。

三、临床科室秘书的能力培养

临床科室秘书作为医院管理过程中重要的一个环节，在新时代、新思想推动医院发展的背景下，可以有效地推动医院的长效建设和可持续发展。为适应新要求，需要不断通过学习培训、实践应用和科学研究等形式，使工作能力更加专业化、规范化、标准化、流程化。

（一）思想政治素养和思想道德方面。中国特色社会主义进入了新时代，思想政治工作也进入了新时代。新形势下的医院思想政治工作，是医院建设的首要方面，是医院开展各项工作的前提条件。临床科室秘书应积极主动学习党和国家的医疗相关政策和会议精神，深入学习贯彻新时代中国特色社会主义思想，关心国家大事，牢固树立科学的人生观、世界观、价值观，全心全意为人民服务，为患者服务。注重理论联系实际，不断提高自身素质，适应当前新形势下医院思想政治工作的需要。在思想道德方面，要有强烈的事业心和责任感，对岗位要忠于职守，对领导要服从安排，对工作要兢兢业业，对患者要心怀仁爱，对学生要耐心包容，对涉密信息要做好安全防线。在工作中坚持客观事实，不弄虚作假，具有甘于奉献的敬业精神。

（二）科室业务能力方面。临床科室秘书工作内容不同于一般秘书，专业性较强，不但要求要有较高的秘书专业水平,还要具备一定的临床、教学、科研相关专业能力。在管理方面，需要关注国家医疗政策，学习医院管理相关知识。笔者所在同济医院为亚洲首个通过德国医疗透明管理制度与标准委员会（简称KTQ）质量认证的医院，科室管理在医疗、教学、科研、管理及后勤保障方面，均需按照相关标准执行。在临床方面，熟悉本科室开展的医疗服务内容，主动学习相关的医疗专业知识，同时在医务管理、门诊管理、医疗质量管理、医疗安全管理等方面，了解相关领域工作流程。在教学方面，与教务部门加强沟通，协助导师，落实立德树人根本任务，深化医教协同，规范研究生从入学到毕业的业务流程。在科研方面，应了解科研管理、学科建设、外事工作、平台管理流程及各类活动、项目的新进展，为本学科医护人员做好科研工作服务。

（三）个人综合素质能力方面。临床科室秘书在医院科室中担负着助手、办文、办会、办事等主要工作职能，是一项承上启下、沟通协调、为领导者参谋服务的职务。需要具备较高的综合素质，比如过硬的文字功底、超前的谋划能力、良好的沟通能力和信息汇总传达能力。同时应注重学习，全面提升各方面能力，比如办公软件、医院管理、平面设计、摄影摄像、英语口语、数据分析、文档速记、电脑工具和软件培训等。沟通是开展一切工作的前提，高校附属医院不同于普通医院，科室需要联系的部门不仅院内，还包括大学主管部门、卫生行政部门、医学协会组织、涉外专家所在单位等。秘书在执行上行沟通、平行沟通、下行沟通的时候，都需要良好的沟通技巧来获得理解与支持，从而提高执行力和工作绩效。在实际工作中，充分运用PDCA（戴明循环）管理模式，提高自己的综合素质。

四、结语

总之，医院临床科室秘书岗位的设置符合医院现代化发展的需求，对科室的可持续发展是有利的、必要的、可取的，实现了医院人力资源专业化的目的，把科室领导、专家教授从繁琐的行政事务中解放出来，实现“人尽其才、才尽其用、专职专责”的效果。