高校档案管理网络化建设分析

文/青海大学 郭倩

随着信息技术的发展，“互联网+”趋势已经成为社会各行业创新发展模式的重要尝试。高校的档案资料管理也同样如此。当前只有充分利用档案信息资料，挖掘其中所蕴含的信息数据情况，才能够为高校实现可持续发展提供数据的支持，才能够更好地构建其现代化的高校服务机制。因此实现高校档案管理的网络化建设具有必要性和可行性。

一、高校档案管理网络化建设的现状

（一）高校档案管理网络化建设存在的问题。1.高校档案管理网络化建设缺少协调机制。不同地区的不同等级高校的内部管理制度不同，这促使高校档案管理工作中形成不同的机制，如有的高校学生档案管理分属招生部，而高校一些行政管理档案则分属于学校的校长办公室管理。这些分散化的管理体制，使得高校档案管理即便实现了电子化、信息化管理，其资源的共享性发展也大大不足。而实现高校档案管理网络化建设的关键就在于档案信息是否能够实现高效、合作、共享化汇总管理，能够拥有档案数据库，能够实现档案数据的信息化处理。由此可知高校档案网络化建设任重而道远。2.高校档案网络化建设中缺少专业的人才队伍。在高校档案现代化建设中，人才是影响建设成效的关键因素，在高校档案网络化建设进程中，需要档案人员发挥主观创新性，实现对各种软件、各种系统的优化升级。但是事实上当前在高校档案管理工作中，其管理人员的整体素质不高，其不能够适应网络化建设要求下高校档案管理工作，同时缺少对档案管理、计算机网络技术等技术的综合应用能力，不能够满足高校档案网络化建设的各项需求。

（二）高校档案管理网络化建设的注意事项。针对当前的高校档案管理网络化建设的现状可知，当前高校档案管理网络化进程的推进忽视了以下两个重点，由此导致高校档案管理网络化建设的进度缓慢。1.忽视了高校档案管理网络化建设是一个由内而外的整体性过程。对于大多数高校档案管理部门而言，其都错误认识了高校档案网络化建设工作，其认为借助计算机等网络技术完成高校档案管理就是实现了网络化建设管理。而事实上，高校档案管理网络化建设是一个由内而外的全过程项目，其需要建立好档案网络化管理条例，确保能够对于各种档案数据展开数字化管理，还要求由此建立起一个数据库，确保能够增加数据库中的档案数据内容，实现档案数据的共享发展；更重要的是要求能够按照高标准，使得本校的档案数据能够为文化自信强国建设提供支持。2.高校档案管理网络化建设的关键在于档案数据的网络化应用而非是储存。档案管理的前提是对档案数据进行收集，按照一定的标准进汇总。而其根本就在于档案的应用。高校能够借助网络化的档案数据指导自身的战略发展目标设定，各行业技术创新能够借助各大高校的专业科研成果作为理论基础等等。因此在高校档案管理的网络化建设中更重要的是实现档案数据的网络化应用发展。针对于此可以发现高校档案管理网络化建设仍有漫长的道路要走。

二、高校档案管理网络化建设的措施

（一）正确认清高校档案管理网络化建设工作。正确认识高校档案管理网络化建设工作能够为其提供一个完整的建设流程，能够做好对高校档案管理网络化建设的精细化管理。1.能够为网络化建设提供必要的资源。在高校档案管理网络化建设中，其主要是依赖于计算机等现代化设备，并且拥有一个网络数据库，才能够有序完成档案数据的网络化储存、网络化管理以及网络化应用。当高校管理层认识到了档案网络化建设的重要性之后，其就能够在高校的成本预算管理中，为档案网络化建设提供必要的资金支持，采购先进的计算机设备，满足网络化建设的硬件条件。2.能够为高校档案管理网络化建设奠定基础。在高校档案网络化建设中，其必须按照一定的流程秩序，完成数据库建立，对于档案资料进行补充完善，按照一定的分类标准完成档案的归纳收集。若是能够正确认识到网络化建设的标准流程，则能够让高校档案管理工作更加标准有序。如在档案网络管理中，学校实现投入展开档案数据库系统构建，发动整个高校内相关的人员对于科研材料等档案数据进行数字化收集归纳，而非是有的是以电子形式储存，而有的档案数据是以纸质版的数据储存。如此一来大大提高了档案管理网络化建设的效率。

（二）加强对高校档案管理网络化建设人员的培育。在高校档案管理网络化建设中，人才一直是关键因素。只有专业的人才队伍才能够及时完成对档案数据库的数据更新补充；也只有具有计算机专业知识的人才能够发现档案信息系统运行中所出现的故障，避免因为设备故障带来整个档案数据储存数据的不安全。当前应加强对高校答案管理网络化建设人才的培育。1.树立起复合型人才培育目标，确保从事档案管理的人才同时拥有档案管理知识、计算机相关知识等等，还拥有创新创造精神，能够展开对网络化档案系统的优化创新。2.档案管理网络化人才能够实现对档案网络系统的优化建设。如其能够以国家标准为依据，建立起具有较高的利用率的数据库，并且能够及时展开对数据库的规范化、标准化改造，确保其能够满足不同时代高校档案网络化的应用需求。还要求能够全面提高档案管理人员的网络化服务水平，即其能够为高校的各项经营管理活动、科学研究活动提供数据基础和依据，从技术层面提高档案网络化的应用率。

三、结语

综上所述，在现代社会建设中，档案管理已经逐渐成为一个专门的学科和领域，做好档案的现代化、网络化建设能够构建一个完整的高校信息资源系统，构建起一个全社会的全方位信息资源库，从根本上改善个人信息传输共享的安全性、时效性。更可以从根本上为高校的教育和科研事业的创新发展提供科研数据和相关文献资料。由此可知实现高校档案的网络化建设管理成为高校行政管理的重要课题所在。通过分析当下的高校档案管理的现状可知，建立网络化管理的高校档案库仍旧面临着网络化协调管理机制不全面、网络标准化建设水平低以及档案资料数据库建设落后、档案管理人才素质较低等情况。在现阶段，高校档案管理必须能够从加强对档案网络化建设的意识入手，自上而下，充分发挥高校每一个人在档案管理中的积极作用，展开对档案文件资料的及时、高效转移管理。还要求能够加强对网络中档案信息的安全性的把控，为档案网络化建设发展提供规范性制度，提供可靠的设备技术。更重要的是要加强档案管理机构队伍建设，确保档案网络化建设过程中，所有的档案工作人员都能够各司其职，完成档案数据库建立，借助大数据技术手段完成档案信息化建设。