事业单位办公室行政管理工作探析

文/山东省葡萄研究院 刘鸿雁

科学技术的进步给各行各业工作方式带来改变，促使我国当前工作方式和管理模式正在发生巨变。事业单位各部门的管理不仅仅局限于本部门，更在于单位内各部门的沟通和协作。传统管理理念下的事业单位办公室管理流于形式，需要引入新的管理办法和创新性策略。笔者通过对不同事业单位的办公室管理现状调查和文献资料分析，归纳出主要问题并对创新管理方法进行论述。

一、行政事业单位办公室管理中存在的主要问题

（一）缺乏有效的制度管理。制度的建立是工作顺利开展并保持长期稳定发展的前提，办公室工作也是如此。办公室作为一个事业单位的后勤及内外部事务协调部门，其是一个单位发展的核心和基础。随着当前社会的发展和新兴公共事务的不断发展，办公室承担的责任越来越大。为了适应新形势下办公室管理的新要求，大部分事业单位已经在办公室管理工作中做出了调整和改变，但这种适时的工作调整也在不知不觉中挑战了办公室的制度体系。因此，在事业单位发展壮大的过程中出现了许多新业务与管理制度不契合、新管理制度不适应管理者组织行为的问题，这些问题直接影响着办公室工作的办事效率，使得工作中漏洞百出，打破了事业单位发展的稳定。

（二）管理人员素质欠缺的问题。工作中大部分的问题还是人员的问题，办公人员素质的高低直接影响了工作的效率和质量。作为一个工作内容相对复杂，涉及领域较广，需要协调单位内各部门工作的协调型部门，对办公室工作人员的素质要求也会相对更高。然而，当前行政事业单位的办公人员工作内容固定，岗位流动性差，长期重复的工作内容让工作人员疲惫，使得工作人员对自身素质的提升缺乏欲望，所以我国事业单位工作人员的素质有待提高。而且，我国当前事业单位工作模式僵化也是影响办公室管理工作的问题之一。传统的事业单位工作方式存在上下级制度严明、工作责任划分细致、工作岗位流动性差等问题，一项工作需要消息层层传递才能到达管理层，管理层通过分析问题再下发工作指令时，又需要经过层层传达，既浪费了大部分的时间，又降低了工作效率。总之，这种传统的工作模式已经不能适应当前快节奏的社会发展。

（三）办公室作风建设的问题。我国行政事业单位中的作风问题一直是长期以来大问题，由于行政事业单位的工作能够影响到很多公司的直接利益，导致贿赂问题无法得到有效控制。许多企业为了自身利益会用各种方式贿赂办公室工作人员，许多办公室工作人员由于自身自控力欠缺、贪图一时利益与这些企业结党营私，这极大影响行政事业单位的公正性，挑战着单位内部的制度体系。此外，事业单位内部也存在拉帮结派、勾心斗角的问题。办公室作为单位内部文件出台和方案制定的部门，领导者为了巩固自己的地位与办公室工作人员形成利益共同体。另外，许多办公室工作人员由于工作年限较长和自身作风问题等形成了不好的工作习惯。个别工作人员贪图享乐、工作积极性差、对自身要求低导致综合素质得不到提升，也给办公室管理带来了一定的难度。

二、新形势下行政事业单位办公室管理创新策略

（一）建立健全的办公室行政管理体制。办公室是一个单位的综合管理部门，负责各部门业务的协调和沟通，是关系到整个单位利益的综合部门，所以行政事业单位要应对当前形势对管理体制做出调整和改变。行政事业单位在工作中最重要的是大局意识和责任意识，各部门要形成整体，对工作目标和要求达成共识，工作人员不能贪图一时享乐和只考虑小部分人利益。办公室作为单位内部的协调部门要综合考虑如何实现单位内的共同利益，要能够正确处理好各部门和单位之间的关系，做好服务和上传下达的工作，对于领导的指令和各部门文件方案做好监管，对单位工作人员进行合理管理，能够及时地根据单位情况为领导做好参谋工作。办公室人员的管理要注重企业文化和精神管理，要提高职工的集体荣誉感，发扬勤俭节约的美德，为单位其他部门和职工作出表率。在人力和财力管理方面，要及时纠正传统管理体制的漏洞，增强管理的可行性和可靠性。此外，办公室管理要注重服务意识，办公室工作人员要清楚办公室不仅是单位的管理部门，更是服务部门，办公室要认清自己的定位，以身作则，为单位树立榜样。另外，解决行政事业单位的管理体制问题必须结合单位实际情况制定合适的办公室行政管理办法，且办公室行政管理原则要突出自我贡献、协调发展的要求，把办公室打造成为单位的幕后支撑力量。

（二）提升办公室工作人员的素质。由于办公室工作的复杂性，使得胜任办公室工作的人员要拥有很高的素质。因为办公室人员的素质是影响整体单位人员素质的重要因素，所以事业单位要把提高办公室工作人员素质作为工作的重点。要加强人员素质可从以下几点入手：1.在人员引进上把好关。在聘用新人员时要注意综合素质的考量，用公平的方式甄选职工。2.重视对在职人员的继续教育。定期不定期地开展职工培训，提升他们的综合素质。在培训上要注意以一些适当的实践拓展类活动来促进职工间合作意识的加强。办公室工作不是个人工作，要靠团队协作才能实现效率最大化，所以在日常工作的安排上要注意让办公室工作人员建立良好的合作关系，如一项工作可以小组合作的方式进行开展，或者一个文件的签发可以要求办公室成员进行多方讨论和检查，等等，以这种方式来加强办公的整体性，提升办公人员的精神素养。3.关注职工的心理成长。职工综合素质的提高不仅在工作方面，更要从职工的个人成长入手，关注职工心理健康，提升职工对单位的认同和归属感，从而为提高职工素质提供内动力。

（三）严惩办公室作风问题。在办公室工作环境中滋生贪腐问题一直是事业单位内部管理中的难点问题，这一类现象的出现影响着办公室工作的效率，影响着事业单位的稳定发展。因此，办公室管理问题对贪腐问题要采取零容忍态度，对于贪腐人员要按照法律法规进行严格处理。单位内部要建立举报和惩戒制度，对于拉帮结派的行为和人员要做到有办法可依。同时，改变单位内部贪腐问题要从办公室入手，采取必要的措施对单位领导者的权力做好分流工作，避免一人权力独大的局面，构建合理高效的办公室行政管理权力体系。此外，事业单位办公室行政管理要强调作风问题，针对职工生活作风、学习作风、思想作风和工作作风等方面进行有效引导，并积极在单位内部做好作风建设宣导，如张贴宣传语、开展作风建设讲堂、观看核心价值观主题影片来找回职工的初心，洗涤心灵。特别是对工作自控力欠缺给单位带来负面情绪影响的职工要重点关注，采用先进带后进的方式形成单位整体内部精神的和谐。另外，管理工作要注重落地性，切忌纸上谈兵，对于制度的建立和实施要权责清晰，细化办公室各工作人员的岗位职责，避免互相推诿情况的出现。

三、结语

综上所述，办公室行政管理是事业单位管理的重要内容，事业单位要时刻把握政策方向，结合现代企业管理的核心内容，将管理工作落到具体实践中，从制度建设、人员素质和作风问题等方面针对性地优化管理，实现事业单位的可持续发展，不断培养职工服务意识，优化职业规划，转变管理理念，提升事业单位的工作效率和适应市场环境的能力。