运用PDCA管理工具探究医院档案管理新模式

张婉枫 王星月

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）9-131-01

摘 要 医院档案管理是医院现代管理制度建设发展的重要组成部分，科学、高效的档案管理为医院持续管理发展奠定了坚实的基础。

关键词 PDCA 医院档案 管理工具

在国家深化公立医院综合改革的进程中，2017年，国务院办公厅出台了《关于建立现代医院管理制度的指导意见》，明确提出要建立权责清晰、管理科学、治理完善、运行高效、监督有力的现代医院管理制度。管理，就是为了实现某一目标，运用科学的管理工具和方法对人的外在行为进行控制的过程，让管理工作高效、有质量，首先应选择正确的管理工具。

PDCA，作为一种现代化、科学性的管理工具，计划、实施、检查、处理，四个阶段的过程循环，有效地提高管理工作质量，日益应用于各个行业。同时，在现代医院管理制度的建设工作中，对医院档案管理工作也同样提出了更高、更多的要求，运用PDCA循环实现医院档案管理工作的持续改进，是一个值得思考的内容。

一、医院档案管理及PDCA管理工具的主要内容

1.医院档案管理的发展要求。医院档案管理工作是一项管理性、服务性、政治性的工作，虽然不直接产生经济效益，但它是记载着整个医院中人、财、物的发展过程，是对医院实际运营过程中从事的各项活动，如音像、文字等留存下来的具有保存价值的重要参考资料，是医院发展历程和医院管理的重要见证和重要参考，价值意义巨大。随着新时期的发展要求，对医院档案的管理方法、管理人员的专业性也提出了新的要求，科学化、信息化的发展力量也不断影响着医院档案发展的步伐。

2.PDCA管理工具的主要方法。PDCA循環最初是由美国质量管理专家休哈特博士提出的，后由戴明挖掘、普及又称戴明循环。PDCA具体包含着四个循环反复的步骤，计划（Plan）、实施（Do）、检查（Check）、处理（Act）。计划的制定必须立足于实际，具有明确性，运用可考量的指标去计划进行验证；执行主要包括行为措施和具体任务，对所做计划的具体解决方案，并将实施方案转化成可执行的任务；检查主要是追踪工作执行的数据情况，检查计划指标的完成情况，从而去验证方法的可行性、正确性。处理，按照前三个阶段的结果进行调整和改进。PDCA是一个持续改进的循环过程，没有真正的终点，而是不断的改进、发展的过程。

二、运用PDCA管理工具在医院档案管理中的主要应用

（一）计划阶段

1.医院档案管理存在问题。计划开始阶段，首先要深入剖析医院档案管理实际工作中存在的问题。第一，管理制度建设不够健全。医院档案管理制度建设无法紧跟医院快速发展步伐，其中部分科室在收到上级下发的重要档案文件、资料及其他档案材料，不能及时做到归档，归档过程中存在滞后、凌乱、不完整现象。第二，观念陈旧、重视程度不足。医院作为治病救人的场所，临床一线工作放在首位，人财物多以临床建设为主，对档案管理及场所建设投入力度不足。第三，加强医院档案管理数字化、信息化。传统的纸质档案，只能靠手动查阅，工作效率极低，将档案归类电子化、信息化迫在眉睫。第四，管理人员素质和能力需要提升。过去，档案专业较少，大多数档案管理者年龄偏大、专业性不强。

2.计划解决问题。通过对目前实际管理过程中存在的问题进行深入分析，发现问题主要出现在制度、观念、信息化、人员几个方面。第一，要结合医院实际情况，对档案管理制度进行重新梳理、完善，确保在工作过程中有章可循。第二，在观念上提高重视，加大档案存放场所投入力度。第三，完善电子档案，将纸质档案全部电子化，加快查询效率。第四，对现有管理人员加强自身素质和能力水平培养。

（二）实施阶段

1.在制度上，认真学习《中华人民共和国档案法》、《三级综合医院贫家标准（2012年版）》等相关涉及医院档案管理的法律法规，结合医院实际档案管理体系，进一步规范档案管理流程及制度，如在档案室归类过程中，规定归口部门每季度1-5日送至档案室接收，并按照档案管理规定进行排序、编码。同时，规范档案类别管理，细化职责，责任到人，提高档案管理效率。

2.在重视程度上，一方面，加大档案软硬件投入力度。另一方面，定期开展档案管理会议，科室设立档案管理秘书，组织档案法律法规及管理方法等内容的培训指导学习，建立档案医师，培养良好档案管理习惯。

3.在数字化建设上，使用高拍仪等先进设备将全部纸质文件信息化，在医院OA内网设置查阅权限进行分类，确保电子档案的安全性和保密性。

4.在人员培养方面，进行走出去、引进来培训方式，定期组织培训学习，引进专家到医院进行主题授课，外派进行参观学习。同时，组织全员参与的培训学习，让职工了解档案工作的必要性，提高自身政治觉悟，提升管理队伍的整体实力。

（三）检查阶段

在建立完善配套的管理制度和流程，重视落实情况，加大检查力度，可从主要涉及科室抽取人力，组成检查小组。在检查过程中，发现存在的问题，并对问题根源进行深入剖析，在实践中总结经验，提出整改意见。发现好的亮点，进行表扬鼓励，提高档案管理积极性和约束力。

（四）处理阶段

总结评价阶段是最后的尾声，关乎着整体的管理效率和结果。定期组织开展档案管理的相关考核分析，保证下一阶段工作的有效性，好的经验保留、推广，待解决的问题进一步进行改进，真正将问题解决。

三、结语

PDCA管理工具的使用就是将“复杂的问题简单化、简单的问题模式化、模式的问题制度化，制度的问题系统化”，将PDCA应用于医院档案管理中，使得员工对档案管理“从被动接受管理到主动参与管理，从粗放管理走向精细化管理，从经验管理走向科学管理”，进一步提高档案管理专业程度、办事效率、利用率，为推动医院进入现代医院管理制度。

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