漫谈4S店的备件库存管理

文：赵艳丰

笔者市场考察时发现，汽车备件的库存管理成功与否，对于4S店降低生产经营成本，提高核心竞争力至关重要。备件的库存管理是汽车售后服务的重要内容，但目前市面上很多4S店对备件服务的关注点集中在需求预测方面。本文以备件的库存管理为探讨内容，借助案例的形式进行深入剖析，希望能从不同的角度带给4S店从业者一点启示。

一、备件库存管理现存的问题

大连惠通公司（化名）是一家集汽车销售、维修、零备件供应和汽车美容为一体的大型综合性汽车销售服务公司。近年来，惠通公司（以下简称惠通4S店）存在着汽车备件库存量大、信息混乱及库存管理不善等问题，其主要表现在以下几个方面。

1.仓储作业方式落后

目前，惠通4S店的备件仓储作业仍采用人工操作。供应商供货到本部仓库后，由人工进行验货、包装、标识和盘点等作业。传统的操作手段工作效率低、准确性差，在秋、冬季及天气恶劣时，工人作业面临更大难度和挑战。

2.死库存现象严重

死库存问题是困扰很多企业的一个共性问题，死库存产生的原因是货物出现了滞销的现象或者产品更新换代所导致的。惠通4S店同样面临这样的问题，死库存带来的贬值成本巨大，严重阻碍了公司的发展。死库存主要受采购计划、供应计划、市场供求变动、技术更新及金融环境等因素影响，商品储存期越长，受外界因素影响发生变化的可能性就越大，而且发生变化的程度也越深。因此，惠通4S店仓库应坚持先进先出的发货原则，定期盘点，及时处理接近保存期限的商品，对于落后产品或接近淘汰的产品限制入库。

3.库存管理意识尚浅

库存管理向来没有得到公司高层领导的重视，导致库存管理随意性严重并且库存量增大。管理人员的素质相对不高，大部分员工的文化水平偏低，因此整个管理缺乏统筹，以经验来处理工作中的问题，缺少了科学的管理。较高的库存量，给库管员的管理增加了难度和工作量，导致企业不得不增加库管员以完成日常的管理工作，加重了企业的支出负担。同时，库存备件较多，也经常出现备件丢失或因保管不善导致的备件损坏问题。车辆维修备件多为金属件和电子件，金属件长期存放会因为湿度较大产生锈蚀；电子件因为比较精密，不进行特殊存放加以保护的话，也会发生损坏的情况。

4.缺乏科学的管理系统

现在网络经济快速发展，充分利用数据挖掘和分析的方法，通过信息化进一步提升企业的管理水平有很大必要。而惠通4S店目前就缺乏信息化管理系统，没有对库存物品进行科学的分类，对各种库存物品只是作笼统的处理。一旦负责人进行了更换，熟悉这一过程需要较长的时间。

5.仓储管理水平滞后

惠通4S店的维修备件库存管理落后，经常发生库存实际数量与系统显示数量不符的情况。而且仓库及车间管理人员意识落后，认为价值低并且很小的物料丢失也无所谓，对4S店售后服务和公司不会造成太大影响。如此管理致使库存信息不准确，惠通4S店上下对库存数据没有信心，以至于各个部门都期望增加库存以保证备件充足和供应的连续性。

6.定量化管理手段应用少

在惠通4S店，汽车备件采购一般是老采购员凭借长年的工作经验制定，采购计划制定比较随意，而新采购员因经验不足，通常制定的采购需求计划与实际相差较大。近几年，惠通4S店发展迅速，原有的采购方法已明显不能适应如今的需要，所以惠通4S店非常有必要通过科学技术手段达到管理的目的。通过历史数据的整理和分析，借助合适的统计预测方法得出有效结论，这将对企业库存管理水平的提高起到重要作用。

二、备件库存管理的优化方案

库存控制是一个系统工程，涉及到企业内部管理人员的理念、技术水平以及企业需要面对的供应链环境。因此，要结合惠通4S店备件供应链的实际情况，找到真正适合该公司的库存管理方法，采用恰当的库存策略才能实现备件库存优化的目标。

1.基于ABC分类法的库存优化

ABC分类法库存控制中，最基本、有效的指导思想是80/20原则。ABC分类法的核心理念也是源于这个原则，它的目的是对库存实行简单控制，同时考虑经济因索，将备件库存分为不同的3类（图1）。

A类备件。此类备件需要重点经营，该类备件是易损易耗件，用户广泛，需求量很大。在仓库管理上，对A类备件进行重点管理，做到快进快出，加速周转。

B类备件。此类备件处于中间位置，只需要对其进行一般管理即可，在管理上注重进销平衡，避免存在大量积压。

图1 ABC分类法曲线图

C类备件。此类备件的品种繁多，但是资金占用却很小，企业可以根据自身的经营条件，设定该类备件的最大储备量和最小储备量。

ABC分类法可有效降低死库存现象和提高资金的利用率。对于备件需求不确定性和随机性的问题，采用对备件销售历史数据进行统计分析和分类，最后得到各类备件的使用情况统计数据，最大程度减小随机性导致的需求预测问题。

2.备件联合库存的优化策略

联合库存管理（JMI）是由客户端安装一个物流操作系统，把各个供应商的库存通过该系统连接起来，客户可以通过该系统查看所有供应商的实时库存情况。同时，供应商和客户达成协议，承诺在一定条件下交换相类似的原材料并支付一定的报酬，这样就可以使每个供应商的库存降低，提高整体服务水平（图2）。

依据惠通4S店的库存管理现状，运用JMI具有以下几个方面的优势：在信息共享的环境下，惠通4S店与供应商（厂家）联合管理库存，协商库存管理策略，有助于发现供应链管理中存在的问题和缺点；可以降低库存的不确定性，减少甚至消除供应链中的需求变异放大现象，进而提高供应链的稳定性；为实现供应链的同步化运作提供了有利的条件和保障；提供了良好的运作平台及技术理论基础，实现了公司的准时采购、精细管理及零库存管理。

图2 JMI下的分销网络及库存管理模式

具体如何将JMI系统用于惠通4S店的日常库存管理中，实施过程如下。

（1）建立供需协调的管理机制

根据JMI的管理思想，建立供需协调管理机制，明确各自的目标和职责，建立沟通合作渠道，有利于发挥联合库存管理的作用。为了建立有效的供需协调管理机制，应采取以下措施。

首先，建立共同的合作愿景。共同的目标就是要建立联合库存管理模式，使惠通4S店的备件管理和上下游供应商的总成本降低、总库存成本减小、总周期时间缩短以及优化物流质量，采购成本、运输成本、库存成本、制造成本及供应链中的其他成本费用达到最低。供需各方应该求同存异，本着互惠互利的原则，通过查询历史、专业评估、管理咨询和实验磨合等多种方式建立合作愿景，为共同的利益着想。同时，理解供需双方在市场目标中的共同之处和冲突点，共同之处是实现供应链的整体利益最大化，冲突点是各自的配件库存控制和资金占用，要协商形成共同的目标。还有供应链各方利润的共同增长和风险因素也在考虑之中，这是建立有效的供需协调管理机制的首要前提。

其次，建立联合库存管理的协调控制方案。建立联合库存管理中心，需要确定优化库存的方法，包括如何在本4S店的维修部门仓库与上级供应商和下级零售维修点之间进行调节与分配库存；按照时间优先、效率优先、上级优先、重要配件优先和大修优先的顺序，合理调节与分配汽车维修配件。具体做法是：先申请的公司和部门先提供维修配件，级别层较高的公司和部门优先提供，车辆大修等待关键配件的先行提供，对于发动机或液压泵等关键重要配件，要及时安排物流；库存的最大量和最低库存水平及安全库存的确定，即如何保证各类型备件的合理库存，保证既不出现库存过高，占用资金过多的问题，也不出现某些配件库存短缺的问题，更加不要出现某些配件如高价格的发动机库存数量过多，而某些常用配件如火花塞或制动片库存常常短缺；关于需求的预测，应根据客户和上下级合作伙伴及维修部门反馈的情况，进行科学分析并做出合理需求预测。

再次，建立监督和激励机制。利益分配是否合理，实施联合库存管理的各节点企业行为是否规范，在效率优先的同时也要体现公平原则，这就需要一套激励和监督机制来保障。各相关合作伙伴通过协商和洽谈，建立一种公平的利益分配制度，对上游供货商，采取合理的利润分配方案，对参加协调库存管理中心的各个企业进行有效激励。根据配件提供的速度、质量和客户的满意度量化打分。每一分的权重不相同，汽车公司和省级配件供应商因为发货量大，相同分数的利润分配略低。而汽车配件分销商付出的较多，销量较少，在利润分配时，分配额为前者的2倍。这样能有效防止机会主义行为，增强供应链下游企业的积极性，增加协作性和协调性。

最后，建立高效的信息共享平台。联合库存管理只有建立一个信息高度共享的平台，才能减少需求信息的扭曲。平台的建设可将现代信息技术融合进去，比如EDI技术、条形码技术、扫描技术、ERP技术、PDM技术及MRPII技术。惠通4S店经与供应链上下游企业洽谈，拟花费80万元开发一套完整的供应链管理系统，通过互联网与上下游企业建立一个畅通的信息沟通桥梁和联系纽带。对于人员沟通，通过该系统的邮件系统，及时有效进行沟通和订单下发，部门与部门之间协调效率更高，订单处理时间将由过去的2天缩短到2 h。

对于备件的订购、入库和出库，通过系统将条码技术和扫描技术充分运用，能第一时间获知配件的准确信息和位置。同时，相关人员还可以催促汽车配件发货进度，避免出现汽车已拆解，但配件还未到货的情况，有效提高了工作效率。经初步使用和测算，该套系统可提高工作效率37%，以前车辆进行大修，从报备到维修完成需要8个工作日，现在只需要5个工作日即可完成。

（2）建立完善的信息系统及快速的响应系统

备件在入库前，惠通4S店的库存管理人员给每个备件贴上条形码或订单标识，这就相当于给到库的每个备件一个“身份证”，使备件的管理形似“超市”。通过供应链信息管理系统的处理，实现信息的共享，加快了订单处理和存取速度，缩短了车辆维修时间，从而提高了服务满意度。

（3）充分利用第三方物流

第三方物流系统作为独立的个体，是供应商与客户的中间人。JMI实施过程中，第三方物流直接与惠通4S店的JMI系统联系，可为客户选购、运输及存储备件。其与供应商、制造商和分销商等都有接触，使公司的库存管理一体化，加速了供应链的运行。

第三方物流供应商可以提高库存管理服务的效率，从而降低库存的成本。实行第三方物流要建立在共同合同的基础之上，它是一种互利互惠、共担风险以及共享回报的长期合作联盟。企业通常向第三方物流供应商支付管理服务费用，而不需要自己内部维持物流的基础设施和设备。同时，第三方物流供应商可以面向多个企业服务，可以随时灵活调节自身资源的利用效率。目前，惠通公司与德邦物流和顺丰速运等物流长期合作，年收发货物14000余单。

3.优化内部管理

（1）库存摆放标准

在仓库中，对汽车备件要求达到目视化管理，即所有备件在无需等高的情况下，在目视范围内即可看到。对于大型备件，比如发动机、传动轴总成或车架总成等一般放在底层；对于常用的小备件，如火花塞、活塞及车灯等，一般放在手臂下垂高度和胸部高度之间的货台上；不常用的小备件，一般放在较高的位置。特殊物品需打报告后方可进行摆放。

（2）库存窜账管理

要求账物数量相符，各账物的库存位置也要相符。在完成此次整改后，需制定仓库管理方案，定期安排人员进行备件摆放审查，做到备件整齐、系统数量及库存位置正确，坚决杜绝账物不符的现象。

（3）备件的入库管理

要求备件到货后立即检验，进入库房的是完整可用备件，原则上当天到的备件需要当天处理完毕。特殊情况下，允许隔天完成全部入库，最迟不得超过到货后的2天。同时，按照要求将退货单的明细填好并备案1份。

（4）备件的出库管理

要求当天出库的单据，必须当天完成审核。进入仓库取货，必须凭单据操作，尤其是维修出库，首先要开具维修单，之后再根据领料单进行操作，坚决不允许在无任何单据的情况下，维修人员、客户或外来人员等独自进入备件库取货。取出备件后如果遇到退货的情况，务必及时放回原处，不得随意随地摆放备件。

出库当天，要求验货员核对当天出库数量和件号，发现数据有误的，要及时和前台工作人员沟通，不得进行隐瞒。每天核对好的现金单和领料单，整理后送到备件经理处进行最后核对，记录好发货站与备件编号方便查找。要保存好发货单据，特别是代收的单据，如果因为单据丢失造成的损失则由发货人负责，发出的备件如果出现错误则由备货人员和验货人员负责，单据发现错误则由出单员负责，对于失误的工作人员按情况进行不同程度的罚款。库管员要对自己所管辖的备件负责，每天上午都要查看库存管理软件，核对自己负责的库存位置上，前一天出库的备件和账上数量是否相符，每个月对所有的备件进行盘点。备件经理每个星期要抽查1次，对账物不符3个以上的备件，按备件价格的10%进行罚款。

（5）损坏备件的管理

要求备件到货立即检验，进入库房为完整可用的备件。发出的备件如果有损坏需要给予赔付，必须由经理和主管签字写明原因并且及时上报总部备案。

（6）客户的管理

将客户公司的全称、客户的姓名、联系方式以及客户的地址都要准确记录下来并进行整理，为每个客户建立1个完整的客户档案和数据库，便于日后客户关系的维护。

（7）制定合理的奖惩标准和培训计划

对于库存管理人员，制定合理的奖惩制度，严格进行仓库管理，保证安全第一及账物相符。拟定长期可行的培训计划，考核工作人员的专业知识和技能，同时提升公司应聘者的标准，提高公司的整体文化素质。

（8）检查与盘点

惠通4S店要不定期地进行检查及库房盘点，在盘点中，如果有窜账现象，将对主要负责人及相关人员进行公开处罚，罚款金额按照窜账物品金额的10%计算。

总之，随着汽车市场竞争日趋激烈，售后服务的好坏将决定着汽车4S店的兴衰。而决定汽车售后服务品质的重要因素之一，则是汽车备件的库存管理。汽车备件自身具有精密性和庞杂性的特点，使得它比一般产品库存控制的难度要大。因此，广大汽车4S店要积极研究备件库存管理的有效方法，不畏困难，勇于改革，以最终达到降低库存管理成本、合理利用库存、提高企业市场竞争力和售后服务水平的目的。