智慧校园背景下高职院校档案管理信息化建设的策略探析

李清良

摘 要：高职院校档案信息化管理是高职院校稳定发展的重要基础，也是我国档案事业的重要分支。信息化技术在各领域中的应用，给高职院校档案管理工作提出新挑战，智慧校园系信息化服务的推进，档案信息管理工作受到越来越多的关注与重视。本文从智慧校园概念出发。阐述高职院校档案管理信息化建设存在问题以及成因，阐述智慧校园背景下高职院校档案管理信息化建设策略，旨在强化高职院校档案管理信息化建设，以供参考。

关键词：智慧校园;高职院校;档案管理;信息化建设

信息化技术的发展，改变了人们的思维方式和工作方式，给传统行业以及人类生活带来巨大冲击。在高校智慧校园背景下，以及信息化技术的应用下，传统管理模式必然受到冲击。然而，信息化发展是人类社会发展的必然选择，高职院校档案管理工作应顺应社会发展趋势，不断推进信息化水平的应用，不断强化档案管理的现代化建设，促进高职院校智慧校园的发展与建设。

一、智慧校园概念分析

随着互联网技术以及新型科学技术的发展，人们对智慧城市的关注度逐渐提升，智慧城市作为解决城市问题的有效方法，是当下城市发展首选的战略决策。我国智慧城市建设自2010年开展至今，智慧城市建设以及规划数量已经超过500个^[1]。智慧校园要求校园建设、管理、规划等具备智慧化、安全化、现代化等属性，以适应教师和学生的实际需求，更有利于社會的进步和发展。将信息化服务与智能化管理相结合，将校园服务以现代化信息技术的形式表现出来，结合师生的个性化需求，建设综合智能的信息化平台。将学校的服务职能与智能化平台相结合，推进学校的现代化发展。随着大数据、云计算以及移动互联网的发展，信息化以及智能化俨然成为社会发展的主要趋势，将其应用于校园建设之中是社会发展的必然要求^[2]。智慧校园的建设覆盖面广、涉及内容广泛，其中包含基础管理、宿舍管理、出入控制、考勤管理等内容。而智慧校园的首要目标，是通过物联网技术，连接校园网中的各个物件，结合现代化技术和设备开展校园建设^[3]。

二、高职院校档案管理信息化建设存在的问题及成因

随着我国科学技术以及生产力的发展，传统档案管理的弊端逐渐暴露。高职院校档案管理工作为适应社会需求，促进高校发展，积极开展信息化管理，并取得一定成绩。然而，与智慧校园的实际需求仍然存在一定差距。主要表现在以下几方面。

（一）档案管理人员观念陈旧

档案管理人员观念陈旧是档案管理工作人员专业素质不高的直接因素，档案管理体制不规范，档案管理意识薄弱是当下高职院校存在的普遍问题。就现阶段而言，高职院校档案存放混乱、档案管理难以形成较为系统化、规范化、科学化的管理。基于此种形式展开的高职院校档案管理，不利于高职院校档案管理服务质量的提升，不利于高职院校管理水平的提升，更不利于档案资源的开发利用。档案管理人员素质是决定档案管理信息化建设质量的关键，专职档案管理人员较少、年龄偏大，专业分布不合理是当下高职院校档案管理信息化建设中存在的普遍问题。高职院校档案管理人员难以适应信息化建设的需要，缺乏创新意识、服务意识，进而导致信息化建设阻碍重重。

（二）档案管理信息化建设不规范

档案管理信息化建设不规范，是学校以及管理人员不重视的直接体现。档案管理信息化的强化与发展，需要相关标准和规定进行约束，将信息化建设引导到科学合理的发展过程中。档案的规范化是当下信息化技术发展和管理的前提基础，是实现高职院校档案信息化建设的必要条件。然而，在现代高职院校档案创新管理过程中，缺乏统一化、标准化的档案管理意识，档案管理建设规范制度不完善，难以形成档案现代化、安全化建设。高职院校档案管理制度规范在制定过程中，没有结合院校的实际情况，其缺乏现实性以及适用性，导致其不能发挥档案管理资源化建设的真正作用，难以起到保障档案管理信息化建设的实际效果。

（三）档案管理信息化建设不重视

院校领导对信息化建设的不重视，对信息化建设的资金投入不足，导致档案管理信息化平台建设不完善。随着信息化技术的逐渐成熟，为高职院校档案管理信息化提供发展平台，然而从目前高职院校档案管理信息化的功能性分析，离真正的信息化平台还存在一定距离。许多高校设置档案信息化管理系统的作用在于应付上级检查，并没有结合实际档案管理的需求建立信息化平台。其所建立的档案管理信息化平台，仅是简单的网页，没有完善的数据库做支撑，进而导致平台利用率低下的状况。

三、智慧校园背景下高职院校档案管理信息化建设策略

（一）强化档案意识，建立信息化标准

高职院校档案管理工作作为我国档案管理中的一部分，其管理水平从侧面展现我国的文明程度。然而，高校管理人员以及相关工作人员并没有意识到档案管理工作的重要性，外界人员认为档案管理工作的主要工作内容仅是文件管理工作，档案管理工作中重保管轻利用的意识根深蒂固与人们心中，人们对档案的认识不足，甚至不知道档案中包含什么，更不了解档案对自己今后的发展有什么影响。因此，高职院校应该加强对档案管理的重视，给予档案管理建设足够的经费，保障档案工作的平稳运行。加强员工对档案工作管理的热情，将强化档案意识作为档案管理工作的重点。与此同时，强化档案管理的统一化、标准化、规范化建设，纠正现阶段档案管理中的混乱局面，让档案管理工作按照相关规章制度开展。结合自身实际情况开展档案管理信息化制度，规范档案信息化建设的过程，要求档案管理、操作以及运用按相关规章制度进行。建立健全档案管理规章制度，完善档案管理信息化建设，逐步实现信息化管理。

（二）充实平台数据，提升平台利用率

高校所设立的信息化管理平台数据文件不全面，导致平台利用率低下。就我国现阶段档案管理中包含的内容来看，并不能通过档案文件动态反应人们的基本情况。基础与此种情况展开的档案信息化建设，工作人员很难对信息加以利用，难以提取较为有用的信息，因此应结合实际情况不断丰富档案的内容，使档案永远处于更新的状态，在最大程度上满足人们的需求，使平台“活”起来，进而提升平台的利用率。结合高职院校自身优势，以可持续性发展为目标，以科学发展观为指导，建立更好为学校服务、为学生服务、为社会服务的信息化管理平台，强化自身服务意识，为高职院校档案信息化管理健康、有序的发展。

（三）加强专业培训，增强管理人员素质

高职院校档案管理工作要想实现信息化，管理人员专业化知识和信息化知识必不可少。所以高职院校应加强对管理人员的专业培训，提升档案管理工作人员的信息化意识和档案管理意识，更新管理人员原本知识结构，努力提升工作人员的综合素质和信息化能力。对管理人员的政治素养和业务素养进行专业培训，强化管理人员的责任心和事业心。定期开展业务能力培训，将工作人员信息技术能力与档案管理相结合。工作人员应该树立终生学习的观念，对工作始终保持高度热情，不断强化自身能力，使学校信息管理更适应信息时代的发展需求。

四、结语

在高校大力建设智慧校园的背景下，档案管理工作应积极配合，转变传统观念，与实际情况相结合，积极做出改变。应对智慧校园的实际需求，强化档案管理的信息化建设，进而发挥档案管理工作的服务职能，促进高职院校的现代化发展。

参考文献

[1] 张胜春，林鹏，宿娜.大数据背景下高校智慧校园建设探索[J].中国成人教育， 2017（6）：71-74.

[2] 胡娜.信息化视角下高职院校质量保证机制模型构建及其实现机制研究[J]. 中国职业技术教育，2018（8）：47-52.

[3] 裴立志，徐普平.互联网+时代高职院校智慧校园建设探析：以铜陵职业技术学院为例[J].芜湖职业技术学院学报，2017，19（3）：10-13.