行政单位人力资源档案管理提升策略探究

■庄 震/江苏省涟水县总工会

一、前言

人力资源档案管理工作与行政单位的自身发展有着紧密的练习，目前人力资源档案管理上还存在诸多的漏洞，鲜少能够在行政单位工作组织中为人事部门的考核、人员招用、分配提供实际的分析材料，由于管理的不全面，人力资源档案的利用率较低，人力资源档案管理流于形式化，应结合行政单位人力资源档案管理目前存在的不足，提出相应的解决办法，纠正管理中的混乱现象，更好的利用档案实现行政单位的相应工作转型，强化档案的安全维护力度。

二、我国人事档案存在的问题

（一）人事档案管理方式落后

随着时代的发展进步，行政单位迎来了诸多工作事项上的变革，使得档案管理的任务更加复杂化、系统化，以往在档案的管理中，存在零碎化管理的状况，行政单位职工工作方面的信息缺失，无法进行人力条件的分析，职工调动与岗位的转型，无法依托档案进行分析，在人才的选拔与奖惩上，档案无法起到实际上的数据影响力，部分档案的信息虚假、遗漏、丢失、缺失等，使得人力资源管理中，档案流于形式化，处于一纸空谈的状态中，难以结合科学技术的新型手段完善管理条例，推进管理的工作。

（二）单位对人事档案的重视度不够

行政单位的工作中由于对于档案的利用率较低，因此整体上较为忽视档案的管理工作，甚至认为档案管理可有可无，可在人力资源的管理中一人身兼数职进行档案的处理，纸质版的档案长时间得不到整理，电子版的档案信息安全度不高，存储方式不当，档案的查阅较为繁琐，行政单位在档案管理中投入的资金与人力条件均与工作量不符，档案的管理始终处于停滞状态。

（三）人事档案管理人员的相关专业性弱

档案的管理不仅要掌握新时期的相关软件与系统，可进行电子版的档案归纳处理，构建行政单位的数据库，还需要管理人员有一定的资料统筹管理能力，可分门别类的进行档案的存放归类，这就对档案管理人员的资质有一定的要求，实际的工作中，档案管理人员的待遇不高，选用的管理人员多专业能力不强，内部又很少在档案问题上进行培训，管理人员缺乏自我进步的空间。

（四）档案管理的信息化建设落后

档案管理从纸质版的单一化管理模式，逐渐变得更加依赖信息化手段进行管理，但在实际的信息化建设中，出现了信息泄露、信息遗失、信息传输人选错造成文件的泄露，信息选择中勾选错误选项，导致传输资料无法撤回，浪费工作时间等，另外在信息化的建设中，由于管理人员对有关的软件与技术把握不全面，操控起来较为费力，不懂得简便的操控方式，反而加大了工作量，信息化无法与原本的纸质化管理形式衔接起来，工作模式不完善，管理中心力交瘁。

三、行政单位人力资源档案管理提升策略

（一）制定高效档案管理制度

档案管理的效率不高，应制定全新的档案管理计划，在档案的收录、分析、整理、查阅、传输、整合、数据库建立等不同的层面，分别衔接各个部门，建立沟通渠道，能够及时性的将资料补充修正，按照行政单位目前的变革方向，了解各个部门工作的主要性征，跟随实际行政单位的工作步伐，在档案的管理中为行政单位提供科学的数据资料，在档案的查阅中设定关键词搜集器，能够快速的通过标题的查找，搜罗出有关的信息内容，进而按照时间与文件的扩展名等，快速的抽调有用的资料辅助行政单位工作的思量，应制定档案管理的规范制度，无论是电子版的信息查询还是纸质版的资料翻阅，必然有一定的借阅与应用流程，落实档案的出入痕迹，以便后期的档案流失追责，对档案进行统一的管理，制定标准的流程，筛选出部分较为繁琐的查阅与管理流程，在简明的档案管理模式下，提高工作的效率。

（二）丰富内容提高利用价值

应丰富档案的内容，档案的资料保障准确性与完整性，以此能够提供更高的行政工作利用价值，其中应详细的记录职工的各项基础资料，并将职工工作中的突出贡献与不当工作记录在档案中，利用档案分析职工的专业所长、潜在的工作能力，综合分析其专业、文化程度、工作能力、心态、精神风貌等，为职工提供更合理的自我晋升空间，实现岗位的专人专岗，公平的展开行政单位的内部竞争，提高人才的利用率，避免行政单位内部的工作协调不佳，体现出档案管理的意义。

（三）提高档案管理人员素质

在行政单位中展开人员的培训，给予档案管理人员学习的机会，定期组织档案管理人员外出学习，引进高新技术人才，利用高效的软件与设备，制定网络化的档案管理系统流程，奖励档案管理的创新人员，设定管理的绩效考核，有管理的各个环节专业负责人，各个部门通过设有与档案管理人员的协调人员，共同协作完成档案管理的完善工作。

（四）加强档案管理数字建设

实现内部的档案共享，结合行政单位的人员岗位职责，可限定部分账号的密码锁，使得各自能够查询部门内部的信息，设有权限减少资料的流失几率，动态化掌握员工的动向，合理进行工作配置。可在计算机内部建立检索的有关目录，这样即使在庞大的数据下，也能够更快的找到想要查阅的信息，同时在信息的传输传阅中，可设定部分的权限，在选择接收人的时候，部分信息只能传输给一定的领导阶层，或者对应的部门工作者，避免信息的误传，目前有部分的软件就可以设定一些信息借阅流程，如钉钉，每个环节都有详细的记录，这样在信息出现漏洞问题时，可以第一时间的根据计算机的线索追责，快速的将错误信息销毁，或者拦截在中途，避免信息泄露，在重重的安全审核模式下，档案的后期利用都处于一个网络化的监管保护空间中，在加密、权限限制、传输记录等环节下，保障电子化的管理更为方便与安全。

四、人力资源档案管理的发展趋势

（一）思想意识的更新

现阶段已经凸显出传统管理的不足，但仍旧保留一些老员工，采取传统与现代化结合的模式进行管理，虽然科学技术的发达，未来更加注重对信息化人才的选用，会淘汰无法与时俱进，缺乏创新意识，缺乏组织管理能力，思想较为陈旧的行政人员，且目前我国的行政单位也迎来了工作的一系列创新转型，往后将会更加需要新鲜血液的融合，招纳更多兼备信息技术与管理的人才参与档案管理工作，档案管理的人员不再是处于行政单位的边缘地带，反而可能是行政单位中综合能力较强的人才。相关的档案管理工作也会越来越受重视。

（二）信息系统的建设

目前行政单位的档案管理仍旧处于较为松散的状态，各个行政单位都还在摸索信息化的手段，这个过程中虽然导入了部分的创新想法，但仍旧是各自为政，一些看似具有创新性的观点，在实际的施行中与行政工作不符，现阶段行政工作的档案数量与资料的复杂性均有所增多，随之而来的网络安全问题也引起了重视，在档案管理的发展过程中，我国结合有关的案例要求，在相应的法律法规上应对档案管理的安全问题提出相应的监管措施，实现各个系统之间的链接，提高信息化电子档案在处理中的法律效应。

（三）构建数字档案信息服务平台

档案管理最终的目标是为了服务与行政单位的工作，档案涉及的工作范围较广，应强化服务能力，在完善的设备与系统管理下，使得各个部门之间可通过信息管理的流程化，将实际的工作与电子档案衔接起来，能够分门别类的辅助各个部门的工作调查分析，同时部门可结合档案进行自查与检验，当多个部门协作进行项目推进时，能够通过后台的设计使得相关参与项目的人员均可具备查阅的权限，做好保密处理的前提下，使得档案信息高度贡献，此时还能够将部分的档案资料透明化、大众化，方便有关人员的自查自取，衡量档案权限安全与应用效率之间的关系，使得服务更加周到。

五、结语

总之，新时期想要实现行政单位职工各司其职，在岗发挥出最大的效益，推动行政单位的工作积极变革，还需要依托于档案资料，具体的分析职工的岗位能力与价值，以为职工谋求更好的发展。